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Matriz de Eisenhower: como priorizar tarefas e otimizar sua gestão


Gestão de tempo

Entenda como a Matriz de Eisenhower ajuda empresas e indivíduos a diferenciarem entre o urgente e o importante para definirem as prioridades certas no seu negócio e na sua rotina.

Dominar a arte da priorização é um ativo extremamente valioso para qualquer pessoa, especialmente para pessoas em cargos de gestão e liderança. Por isso, é fundamental conhecer alguns princípios básicos de gerenciamento de tempo para otimizar o seu dia a dia e diminuir a pressão das inúmeras tarefas demandadas em uma instituição.

Um CEO de alto nível, por exemplo, é um profissional que trabalha com imensa tensão e responsabilidades sobrecarregando a agenda. Assim, buscar mecanismos para equilibrar os compromissos, bem como a vida profissional e pessoal, é essencial para manter a sua melhor forma e garantir que a sua mente e o seu corpo sustentarão um alto desempenho.

De acordo com estatísticas de gerenciamento de tempo levantadas pela Development Academy em 2021:

  • menos de 1 em cada 5 pessoas (18%) tem um sistema de gestão de tempo adequado;
  • 82% das pessoas não possuem um sistema de gerenciamento de tempo. Elas apenas utilizam uma lista, sua caixa de entrada de e-mail ou nada;
  • a matriz de Eisenhower é a técnica de gerenciamento de tempo mais bem-sucedida – 100% das pessoas que usam essa técnica sentem que seu trabalho está sob controle 4 ou 5 dias por semana;
  • a técnica de gerenciamento de tempo menos bem-sucedida é “lidar com o que quer que surja” – 28% das pessoas que usam esta técnica sentem que seu trabalho nunca ou muito raramente (1 dia por semana) está sob controle;
  • 1 em cada 8 pessoas (12,5%) nunca se sente sob controle no trabalho;
  • apenas 20% (1 em cada 5) pessoas realizam uma auditoria mensal de tempo para revisar como estão gastando esse ativo; 
  • 49% das pessoas nunca realizaram uma auditoria de tempo.

Dessa forma, se você está sentindo que seu dia precisa ter mais do que 24 horas para dar conta de todas as suas atribuições, por que não utilizar uma ferramenta de gestão de tarefas que pode ser capaz de organizar os seus dias e, de quebra, aumentar a sua produtividade para ser um gestor mais efetivo? É esse o objetivo da Matriz de Eisenhower.

O que é Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower recebeu esse nome em homenagem ao 34º presidente dos EUA (1953-1961), Dwight D. Eisenhower. Em seu legado, é considerado um dos mais significativos presidentes norte-americanos que ocuparam cargos nos últimos 75 anos, ocupando o terceiro lugar em importância (atrás apenas de Franklin D. Roosevelt e Harry S. Truman).

General Dwight D. Eisenhower trajado com a farda do exército norte-americano, em frente a uma bandeira dos EUA.
(Na imagem: general Dwight D. Eisenhower)
(Crédito: Exército dos Estados Unidos)

Como presidente, general do Exército dos EUA e em outras posições de liderança, Eisenhower desenvolveu um sistema que o ajudou a priorizar sua lista de tarefas diárias, dividindo-as em urgentes e importantes. Essa priorização efetiva o tornou um tomador de decisões melhor tanto para os militares quanto para o seu país.

“Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. O urgente não é importante e o importante nunca é urgente.”

Dwight D. Eisenhower

Algumas décadas depois, o escritor Stephen Covey, autor de “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, aproveitou-se das lições deixadas por Eisenhower e as transformou em uma matriz para estruturar e facilitar a visualização de prioridade das tarefas. Assim, ao categorizar o nível de relevância de cada atividade, tornou-se-se possível alcançar um gerenciamento de tempo mais eficaz. 

“A chave não é priorizar o que está em sua agenda, mas agendar suas prioridades”.

Stephen Covey

Nesse sentido, ele categorizou cada demanda de acordo com o quão urgente e importantes ela é e a atribuiu a um dos quatro quadrantes:

  1. Faça: importantes e urgentes.
  2. Agende: importantes, mas não urgentes.
  3. Delegue: não importantes, mas urgentes.
  4. Delete: nem importantes nem urgentes.

Vejamos, na prática, como isso acontece e como tais critérios podem conduzir a uma trilha de alta performance e diminuir diretamente os níveis de estresse.

Quais são os 4 quadrantes da Matriz de Eisenhower?

Como dito anteriormente, os 4 quadrantes da matriz ajudam empresas e indivíduos a diferenciarem entre o que é urgente e o que é importante, sendo crucial para eliminar tarefas que desperdiçam tempo e, assim, possibilitando que haja mais energia e para aquilo que realmente é capaz de gerar valor e impulsionar os negócios.

Assim como a análise swot, que viabiliza um método relativamente simples de planejamento estratégico para as organizações, sendo capaz de ajudar em sua gestão, a Matriz de Eisenhower é mais uma oportunidade de refletir sobre seus afazeres e alavancar o futuro da sua companhia.

Essa ferramenta permite que se adote uma postura mais reativa, concentrado-se em saber se uma tarefa realmente entrega o valor necessário que você está procurndo. Além disso, ela pode ser usada para organizar seu dia e planejar ações para um próximo intervalo ou projeto.

Como gestor, o seu objetivo é chegar a um ponto em que você esteja trabalhando principalmente no quadrante ‘importante e não urgente’, pois isso reflete uma abordagem mais estratégica da sua parte para a organização: 

Matriz com os 4 quadrantes de Eisenhower: importante, urgente, não urgente e não importante.
(Na imagem: Matriz de Eisenhower)
(Crédito: G4 Educação)

Antes de reagir a uma tarefa, reserve um momento para considerar onde ela se encontra na Matriz de Eisenhower. Pode ser urgente, mas quão importante é realmente? Se não for importante, considere se concentrar em tarefas de maior valor no topo da matriz.

Quadrante 1: faça (urgente/importante)

Tarefas importantes e urgentes exigem a sua máxima atenção. Aqui, você está se concentrando em trabalho de alto valor, sob pena de sofrer consequências danosas, e, por isso, geralmente são aquelas obrigações que costumam causar mais estresse. 

No entanto, se esse quadrante estiver sempre preenchido, questione-se sobre o sistema no qual você está inserido e no suporte que realmente possui da sua equipe. 

Quadrante 2: agende (não urgente/importante)

Pensando em um cenário ideal, estima-se uma posição em que o quadrante 1 permaneça relativamente pequena e a maior parte do seu tempo esteja alocado no quadrante 2. Esse trabalho importante, mas não urgente, representa o pensamento estratégico e uma oportunidade de ser proativo, ao invés de reativo (quadrante 1) em sua abordagem. 

Trate destas tarefas logo após cuidar das tarefas no primeiro quadrante. É aqui que você põe as tarefas que não são urgentes mas que se mostram importantes. Apesar de não exigirem uma atitude imediata, elas afetam as suas metas a longo prazo e, por isso, podem ser agendadas, mas não desconsideradas. 

Vale ressaltar, neste ponto, que técnicas de gestão do tempo, como o princípio de Pareto – em que 80% das atividades do seu projeto produzirão 20% dos resultados – são excelentes estratégias para realizar as tarefas desse quadrante.

Quadrante 3: delegue (urgente/não importante)

Tarefas urgentes, mas não importantes. Aqui estão as ações mais tentadoras. No entanto, elas não produzem um bom uso do seu tempo, pois apesar de precisarem ser concluídas de pronto, não influenciam as suas metas e objetivos a longo prazo.

Considere delegá-las, redirecioná-las ou simplesmente excluí-las da sua agenda, já que não são demandas que requerem as suas competências específicas para serem executadas.

Quadrante 4: delete (não urgente/não importante)

O trabalho que não é importante e não urgente deve, obviamente, estar no final da sua lista de prioridades. Estas atividades desperdiçam o seu ativo mais importante, geram procrastinação e, dessa forma, não se deve gastar tempo, energia e recursos nelas.

Um bom exemplo é o uso excessivo e não direcionado de redes sociais. Estas distrações te afastam da realização dos seus planos e metas.

Quais tarefas são urgentes e quais são importantes?

Uma das principais questões trazidas por essa metodologia é saber a diferenciação entre o que é urgente o que é importante. Distinguir esses dois pontos é fundamental para conseguir progressos reais em sua vida pessoal ou profissional. Em linhas gerais:

  • Urgente é tudo aquilo que exije atenção imediata, ativando em nós o modo reativo e estritamente focado. Há efeitos prejudiciais claros se essas atividades não forem realizadas em tempo. Exemplos de ações urgentes: concluir um projeto que já está na deadline, consertar o seu equipamento de trabalho quebrado etc.
  • Importante é aquilo que contribui com nossos propósitos de longo prazo, ativando o modo responsivo. Às vezes, tarefas importantes também são urgentes, mas normalmente não são e o fato de serem menos urgentes, não significa que não sejam significativas para a sua realidade. Exemplos de ações importantes: planejar projetos com prazos maiores, estabelecer contatos para gerar uma base de clientes etc.

Como usar a Matriz de Eisenhower?

Fazer uma espécie de auditoria e listar as atividades que estão pendentes é o primeiro passo para a realização desse trabalho. Após, é hora de analisá-las uma a uma e separá-las por quadrante.

Quando se consegue visualizar as tarefas em categorias pré-determinadas, fica muito mais fácil montar um cronograma que seja apropriado para o seu dia a dia. Você pode repetir esse processo todos os dias ou semanalmente. São boas sugestões para colocar em prática esse método de organização:

  1. Avalie sua matriz periodicamente: pode ser diariamente ou algumas vezes por semana, o importante é estabelecer um intervalo regular para refletir sobre os itens ali inseridos, adicionar novos, remover velhos ou apenas observar o progresso. 
  2. Limite a quantidade de itens em cada quadrante: ter um inúmero indefinido de tarefas, ainda que categorizadas, degenera o foco. Seja sábio e limite-se a apenas cinco a oito objetivos por quadrante para manter a atenção na execução das demandas.
  3. Mantenha-se organizado: deixe sua matriz sempre por perto para que você possa revisitá-la com frequência.  Isso evitará que se perca uma quantidade valiosa de tempo atrás dela. 

Dicas de priorização de tarefas para gestores com a Matriz de Eisenhower

A prática é a melhor maneira de se aprender como construir o seu framework de priorização. No entanto, embora pareça utópico que uma empresa consiga evitar completamente a procrastinação e o desperdício de tempo, existem algumas dicas para definir e classificar as atividades entre os quadrantes da melhor maneira possível.

Atribua cores às tarefas

Associar cores às suas atividades com base em níveis de prioridade, é uma excelente estratégia para visualizar os principais itens da sua lista. Como sugestão, vale citar:

  • Vermelho = prioridade máxima – tarefas “a fazer” do 1º quadrante;
  • Amarelo = prioridade secundária – tarefas “a agendar” do 2º quadrante;
  • Azul = prioridade terciária – tarefas “a delegar” do 3º quadrante;
  • Verde = não é uma prioridade – tarefas “a eliminar” do 4º quadrante.

Como dito anteriormente, é fundamental limitar as tarefas de cada quadrante. Caso contrário, a tendência é que sua matriz fique desorganizada e difícil de conciliar.

Limite as tarefas por quadrante

Como dito anteriormente, é fundamental limitar as tarefas de cada quadrante. Caso contrário, a tendência é que sua matriz fique desorganizada e difícil de conciliar.

Liste as suas pendências profissionais (e pessoais)

Caso esteja tendo dificuldades para limitar os itens na sua matriz, considere separá-la em duas: uma para suas questões profissionais e outra para suas necessidades pessoais.

Afinal, ambas requerem diferentes prazos e recursos para serem geridas de maneira eficaz. Assim, vale implementar a frase, originalmente atribuída a Nicolau Maquiavel, e “dividir para conquistar”. 

Eliminar para priorizar

Segundo o relatório “Anatomia do trabalho” realizado pela Asana, 60% do nosso tempo corporativo é gasto com a organização do trabalho. Por isso, a lógica é se desfazer de itens desnecessários para que se enxergue com clareza o que é realmente prioritário.

Dessa forma, o quarto quadrante será preenchido antes mesmo de se passar nos três primeiros quadrantes. E você terá melhores condições de se debruçar sobre as tarefas que exigem atenção imediata.

Exemplo de Matriz de Eisenhower

O método Eisenhower para melhorar a gestão do tempo é principalmente popular devido à sua simplicidade e conveniência para organizar demandas. Assim, torna-se possível liberar suas capacidades para novas ideias ou projetos (ou simplesmente descansar). Para que esse conceito fique ainda mais palpável, seguem alguns exemplos:

Exemplos de atividades inseridas na Matriz com os 4 quadrantes de Eisenhower: importante, urgente, não urgente e não importante.
(Na imagem: exemplos da Matriz de Eisenhower)
(Crédito: G4 Educação)

Embora qualquer pessoa possa fazer matrizes de priorização, é interessante que estas sejam realizadas em equipe para que todos estejam em sincronia na hora da sua execução. Dito isso, para agilizar a priorização de projetos e obter o máximo resultado, disponibilizamos abaixo um template em branco para economizar tempo e otimizar a realização dos seus projetos.

Template em branco da Matriz com os 4 quadrantes de Eisenhower: importante, urgente, não urgente e não importante.
(Na imagem: modelo em branco para a Matriz de Eisenhower)
(Crédito: G4 Educação)

Considerações finais: revolucione o seu processo de priorização

Com mais vez mais afazeres, e-mails ininterruptos e expectativas mais altas no ambiente de trabalho, decidir o que merece ou não a sua atenção não é uma tarefa fácil. 

No entanto, dominar a priorização pode mudar o que é gestão de excelência na sua rotina. Estabelecer um enfoque reduz o estresse, ajuda a se concentrar e a ignorar, até mesmo a síndrome de FOMO (fear of missing out, em tradução livre, medo de ficar de fora).  

Depois de descobrir como priorizar suas tarefas e seu tempo, você percebe que muito daquilo que parecia urgente não precisa realmente da sua atenção. Pelo menos não imediatamente. Para melhorar a produtividade é crucial que se adote um sistema claro para levá-lo de sobrecarregado para sob controle. 

Desta feita, se você deseja ir além da Matriz de Eisenhower e alavancar a sua performance, aprendendo a superar os desafios que o seu negócio precisa para crescer, o G4 Traction é para você. Participe de 2 dias de imersão com conteúdos, ferramentas e frameworks ensinados por quem já passou por esse processo e revolucione os processos da sua companhia.

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