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Como se tornar um gestor mais efetivo [Método incluso]

Os indivíduos são singulares e únicos no mundo, mas há uma dúvida que se repete entre os líderes de organizações em crescimento: Como ser um gestor mais efetivo?

Muitas vezes esse problema pode ser resolvido mais simples do que se imagina, apenas colocando a pessoa certa no trabalho certo. 

Nesse artigo, vamos esclarecer e identificar quais as atividades que podem ser delegadas, liberando assim, espaço na agenda para focar em atividades de maior impacto para o negócio e reservando o seu foco naquelas atividades que elevam a sua energia.  

O exercício a seguir vai te ajudar a descobrir se as suas atividades estão dentro do que você deveria realmente fazer, ou se você está desperdiçando tempo em tarefas de baixo valor agregado que poderiam ter sido passadas para outra pessoa, através da ferramenta “Delegar e Elevar”.

A verdade é que você precisa de tempo para se tornar um bom líder. Ninguém tem a habilidade ou tempo para fazer tudo, e quanto mais cedo você entender isso, melhor. 

A ferramenta “Delegar e Elevar” irá permitir que você enxergue as tarefas por um outro prisma, identificando aquelas que elevam a sua energia e as que extraem energia de você. Além disso, possibilitará que você mapeie as atividades que devem ser atribuídas a outra pessoa do time, tornando as entregas mais fluidas e o time mais rápido e eficiente.

No livro “How to be a great Boss”, de Gino Wickman René Boer,  você encontra um processo com os 5 passos que te ensina como ser um gestor mais efetivo.

Como usar a Ferramenta “Delegar e Elevar”

Para dar início ao processo, monte uma tabela similar a abaixo. 

Ferramenta "Delegate and Elevate"
(Na imagem: ferramenta “Delegate and Elevate” – Habilidades técnicas e Atividades relacionadas aos subordinados)
  • PASSO 1: Escreva em outro papel uma lista com todas as suas atividades diárias, semanais e mensais que você faz no trabalho. Enumere literalmente todas as atividades que realiza. Tudo bem demorar um pouco,  o importante é ter a lista completa. 
  • PASSO 2: Repare que a segunda coluna é referente a atividades de gestão. Depois de completar a sua lista, separe as atividades, colocando as atividades que precisam de habilidades técnicas, expertise e experiências na coluna 01. Agora que você já listou as tarefas técnicas, escreva as atividades que estão diretamente relacionadas aos subordinados e coloque-as na segunda coluna (atividades relacionados aos subordinados) e marque-as com marca texto. 
  • PASSO 3: Compare-a com o exemplo a seguir adicionando quaisquer atividades que você possa ter esquecido à sua lista. 

Planilha preenchida com exemplos de habilidades técnicas e atividades relacionadas aos subordinados.
(Na imagem: ferramenta “Delegate and Elevate” preenchida com exemplos de habilidade técnicas e atividades relacionadas aos subordinados)

Quando você estiver 100% satisfeito e com a sua lista completa com todas as atividades, é a hora de preencher uma nova planilha. 

Coloque cada atividade no quadrante que faz mais sentido a você.  Lembre-se: Seja honesto. O intuito aqui é gerar posteriormente uma avaliação para identificar oportunidades de melhoria, então, ser honesto na resposta é um favor que fará para você mesmo.

Quadrante a ser preenchido pelas atribuições.
(Na imagem: quadrante da ferramenta “Delegate and Elevate”)

O quadro deverá ser preenchido com as atividades descritas na primeira lista da seguinte forma:

Quadrante 1: AMO e SOU MUITO BOM.

Liste as atividades que você domina e que ama fazer. Elas devem te dar energia e fazer você se sentir realizado quando as executa. 

Quadrante 2: GOSTO e SOU BOM. 

Listar as atividades que você executa sem muito esforço e que te trazem prazer e satisfação. 

Quadrante 3:  NÃO GOSTO, mas SOU BOM. 

Listar atividades que você é bom na execução,  mas não te trazem prazer e satisfação ao realizá-las. 

Quadrante 4: NÃO GOSTO e NÃO SOU BOM

Essas atividades geralmente não condizem com a sua área de atuação e fazem você se sentir frustrado e inadequado para aquela exercer a função. 

Delegar e Elevar: Avaliação de Resultados

Depois de preencher os quatro quadrantes , examine onde você colocou as atividades que na tabela 1 indica que são relacionadas ao gestor e específicas para lidar com subordinados diretos. 

Um mínimo de 80% dessas atividades devem estar nos dois quadrantes superiores, junto com a maioria dos itens na primeira e segunda colunas. Se a maioria deles está nos dois quadrantes superiores (1 e 2), você provavelmente tem a capacidade necessária para ser um bom líder. Caso contrário, você pode encontrar mais satisfação e realização em aplicar sua experiência e habilidade técnica em uma função que não exija que você lidere e gerencie pessoas.

 Se você não consegue realizar todas as atividades de negócios listadas no tempo que tem, então você tem um problema de gestão de tempo. Nesse caso, você precisa “delegar e elevar” as atividades nos dois quadrantes inferiores que estão ocupando muito do seu tempo. Abordaremos exatamente como fazer isso a seguir.

Esse exercício vai te permitir refletir sobre as atividades que você faz regularmente, os motivos pelos quais você a executa e o quanto você realmente gosta de fazê-las. 

Agora vamos comparar as palavras grifadas com as que estão listadas na primeira coluna da tabela 1. 

Se você é uma pessoa que ama e é boa com as atividades grifadas (habilidades relacionadas a pessoas), mas não tem domínio sobre as atividades na primeira coluna (habilidades técnicas), você deve ser ótimo com pessoas. Porém, essas habilidades sozinhas não são o suficiente para te tornar um bom líder. 

Agora se você é uma pessoa que ama e é muito bom em fazer os itens da primeira coluna (habilidades técnicas), mas teme fazer os itens grifados (habilidades relacionadas a pessoas) você deve ter competências técnicas e ser ótimo em gerenciar atividades, mas não pessoas. 

“A habilidade técnica por si só não te torna um bom líder”

Gino Wickman, fundador da EOS Worldwide e criador do Entrepreneurial Operating System, um método prático para melhorar o desempenho de gestores.

Ser líder não é ser o melhor do time, mas ser o melhor para o time e isso vai exigir o comprometimento próprio em cumprir as promessas que fez a si mesmo no final de cada dia, para isso as suas promessas tem que estar de acordo com a sua realidade temporal. 

Esse exercício vai te permitir refletir sobre as atividades que você faz regularmente e o porquê você a executa e o quanto você realmente se sente realizado ao fazê-las. 

Bons líderes não nascem bons líderes, eles se desenvolvem e sempre estão em constante aprendizado. 

Muitos líderes se veem consumidos pelas suas atividades rotineiras, mas é importante sempre estar disposto a desenvolver habilidades para estar em constante melhoria. 

“Fazer sempre a mesma coisa e da mesma forma, é o caminho mais fácil para levar o seu negócio à ruína” 

Tallis Gomes, mentor e co-fundador do G4 Educação, fundador da Easy Taxi e da Singu

A vida é muito curta para vivê-la fazendo coisas que não te dão prazer.

É claro que não será possível delegar todas as atividades, mas é fundamental fortalecer a sua autoconsciência através desse exercício e ter em vista  proteger a sua saúde mental, emocional efísica no momento de definir o que você irá fazer e o que será atribuído como execução de alguém que reporte a você. Para isso será fundamental desapegar de algumas responsabilidades.

Você não poderá ser bom em tudo e nunca terá tempo para ser um bom líder se você não delegar o que você escreveu nos itens 3 e 4.  

Quando você passa a maior parte do tempo fazendo as atividades que você ama ou gosta de fazer e é bom fazendo, as horas voam, a sua qualidade de vida sobe (satisfação) e a produtividade do time tende a aumentar com a melhor alocação de recursos, reduzindo gargalos do gestor que passa a ter mais tempo para destinar à equipe. 

Tempo é o recurso mais precioso que um bom líder pode ter e você deveria gastar o seu tempo em coisas que realmente importam no seu departamento, por isso: DELEGUE. 

Quais as atividades devem ser delegadas? 

As atividades que você deve delegar devem vir dos dois quadrantes inferiores (3 e 4), liberando-o para passar o tempo nos dois quadrantes superiores. O ideal é delegar atividades adicionais para reduzir para 90% da capacidade. Isso irá liberar proativamente capacidade extra para prepará-lo para o crescimento. No mínimo, isso lhe dará tempo extra para lidar com as emergências que inevitavelmente surgem todas as semanas.

Ao delegar as atividades nos dois quadrantes inferiores, você está realmente fazendo um grande favor a si mesmo e à sua equipe. Você está se elevando para fazer o que ama fazer e o que faz bem. Portanto, você se torna mais valioso para a organização, sem falar em ser mais feliz e produtivo.

Você está fazendo um favor à sua equipe por vários motivos. Primeiramente liberando mais tempo para dar mais suporte quando precisarem, garantindo que se sintam mais valorizados. Você está dando a eles mais responsabilidade e mais autonomia, fazendo assim o microgerenciamento não necessário. 

O time precisa ter mais voz, participação, mais integração e autonomia.

Os liderados precisam saber que você confia neles para fazer o trabalho que você delegou a eles. 

Você está disposto a abandonar muitas das atividades que se tornou bom em fazer, mas que não são o melhor uso do seu tempo?

O pode te impedir de delegar?

Delegar funções é simples na teoria, mas não tão fácil na prática. Alguns líderes podem ser resistentes a ter que desapegar de algumas funções. Seguem alguns motivos pelos quais os líderes acabam não delegando tarefas aos seus liderados: 

  1. Ser bom nas atividades que o ajudaram a subir de cargo; 
  2. Não tem ninguém para delegar;
  3. Achar que toma muito tempo para treinar alguém; 
  4. Acham que é mais fácil e mais rápido se fizerem; 
  5. Não pedir para alguém fazer nada que ele não faria; 
  6. Achar que ninguem fará melhor do que ele; 
  7. Achar a tarefa muito complicada para ser explicada; 
  8. Achar que vão passar muito tempo consertando os erros;

Essas são algumas razões que irão te afastar de ser um ótimo líder. 

Ao delegar, você construirá extensões de si mesmo que permitirão que você e sua organização continuem a crescer e se desenvolver. Ao não delegar atividades a outras pessoas, você preso no mesmo lugar.

Grandes líderes reconhecem que o retorno sobre o investimento de tempo em seu pessoal é exponencial em relação aos resultados obtidos.

Liderar e gerenciar pessoas é a principal função de um bom líder. Você não pode escapar desse fato. Quanto mais colaboradores diretos você tiver e quanto mais diversificados forem suas atividades, mais tempo um líder deve dedicar à liderança e ao gerenciamento.

Então, olhe para as atividades que você colocou nos quatro quadrantes e pergunte-se: “Eu realmente tenho capacidade emocional, intelectual, física e de tempo para ser um gestor mais produtivo?”

Supondo que você tenha respondido sim, você já sabe como ser um líder mais efetivo e também está pronto para dar mais um passo e se tornar um bom líder.

No final do dia, tudo é sobre pessoas. Tudo o que fazemos, seja no início ou ao fim do dia, requer participação de pessoas. Por isso, características de liderança não somente são importantes, mas necessárias para garantir que toda a cultura e atitude da empresa seja direcionada ao caminho certo.

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