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[Passo a passo] Kick-off Meeting: o que é e como conduzir

Kick-off meeting é uma analogia trazida do futebol americano para representar o chute inicial de uma jogada. No mundo dos negócios, é uma estratégia utilizada para dar um primeiro pontapé certeiro na condução dos seus projetos.

Independente da sua área de atuação, fazer um kick-off meeting é fundamental para que, dentro do ciclo de vida do seu projeto e da relação do negócio com o seu cliente, a execução dos seus trabalhos seja um sucesso.

Em primeiro lugar, vale dizer que as reuniões de kick-off se diferem bastante das demais modalidades de acompanhamento de projetos com as quais a grande maioria dos colaboradores está habituada. 

Se você trabalha, administra, gerencia ou, de alguma forma, está envolvido na rotina de uma empresa (de pequeno, médio ou grande porte), muito provavelmente já participou ou acompanhou algum tipo de reunião para alinhar os projetos com a equipe. 

Muitas são as possibilidades para esses encontros: all hands meeting, one on one, kick-off meeting etc. Mas, será que a sua organização tem, de fato, escolhido a melhor estratégia para cada momento?

A empresa americana de consultoria Bain & Company conduziu, bem antes da pandemia, um estudo conhecido como “Four paths to a focused organization” (“Quatro caminhos para uma organização focada”), onde revelou que, em muitas companhias, perde-se 25% ou mais do tempo de trabalho com reuniões completamente ineficientes.

Imagine agora com o excesso de reuniões virtuais durante o período de isolamento social (o chamado “zoom fatigue”)?

(Na imagem: pesquisa “Four paths to a focused organization”)
(Crédito: Bain & Company)

Em números, isso equivaleria a perder, aproximadamente, 10 horas de trabalho semanais de cada um dos funcionários da sua empresa. Imagina se esse tempo pudesse ser direcionado para atividades mais produtivas e geração de resultados?

Pensando nisso, uma ótima maneira de se organizar e reunir as pessoas certas no momento certo para iniciarem um novo projeto, de forma assertiva e sem desperdício de tempo e energia, é através da reunião de kick-off (kick-off meeting).

Mas, afinal de contas, o que é um Kick-Off Meeting? 

Uma reunião de kick-off é o primeiro encontro, entre a equipe e a parte interessada (stakeholders), realizada na fase inicial de um projeto.

A primeira impressão não é tudo, mas é vital no mundo dos negócios. Por isso, todo projeto que almeja ser bem-sucedido precisa desse tipo de reunião.

Esse momento é uma ótima oportunidade para reunir pessoas e colocar todos na mesma página para se alinharem e definirem as melhores práticas para o projeto se desenvolver da melhor maneira possível.  

Geralmente, realiza-se uma reunião de kick-off interna (apenas com a equipe) e depois uma kick-off externa (para incluir o cliente, caso necessário).

Em linhas gerais, podemos dizer que um kick-off meeting, quando bem conduzido[7] , é extremamente produtivo e relevante para definir o tom e os objetivos comuns do projeto, evitando retrabalho e erros durante a sua execução.

Um dado alarmante trazido pelo Project Management Institute Brasil (PMI), ao realizar um estudo com 300 grandes empresas brasileiras, mostrou que a falha na comunicação e a falta de alinhamento são responsáveis pelo fracasso de 76% de seus projetos.

É possível dizer, então, que projetos que não tiveram uma reunião de kick-off dificilmente irão para a frente. Nesse sentido, vale lembrar que a adoção da técnica de roadmap  é uma alternativa perfeita para eliminar esse problema e proporcionar um “overview” exato de todas as etapas do projeto.

Lembre-se: ter o máximo de informações possíveis no momento inicial do trabalho é extremamente benéfico a longo prazo, uma vez que possibilita a todos os envolvidos saberem exatamente qual é a sua função na equipe.

Passo a passo para conduzir um kick-off meeting

Independente se a reunião inicial do seu projeto é voltada para o público interno ou externo, vale a pena se atentar a esse passo a passo sobre como implementá-la da melhor maneira possível, de forma organizada e estruturada.

O importante é entender que nenhuma metodologia deve ser engessada e inflexível, muito pelo contrário, essa estrutura deve, apenas, servir como parâmetro para que você a adeque conforme a realidade do seu negócio. Vejamos.

1. Introduzindo a reunião

Aproveite o início do encontro para “quebrar o gelo”  e dar espaço para que todos interajam e se apresentem. A ideia é aproximar o time e fortalecer a confiança entre os seus membros.

Logo, o primeiro momento não é sobre o projeto, mas as pessoas que estarão envolvidas nele.

2. Contextualizando o projeto

Nesta fase, o foco é explorar o que está por trás do projeto, o seu contexto de criação, para que todos compreendam a origem e os objetivos da iniciativa.  Se a sua equipe for remota, certifique-se de que as informações estão sendo transmitidas corretamente.

Seja direto, dinâmico e objetivo para que os participantes não se desconcentrem durante a sua fala e aproveite o momento para explicar as metas envolvidas nesse planejamento.

Pensando nisso, o método OKR (sistema de gestão é baseado em metas e resultados) pode se tornar um elemento importante nesse processo, fazendo que a organização saia dos momentos de inércia e conquiste ainda mais o engajamento dos seus colaboradores.

3. Vá direto ao ponto

Apresente um rascunho do seu plano de ação e roteirize as entregas que serão necessárias durante esse percurso.  Isso pode ser feito, por exemplo, por meio da ferramenta 5W2H.

É aqui onde o alinhamento precisa ser total: descreva detalhadamente as atividades e os graus de prioridade entre elas, os indicadores que serão avaliados, as pessoas que estarão envolvidas, entre outros. Após, reflita com a equipe sobre os prazos e as tarefas propostas.

Esse momento é fundamental para evitar retrabalho e falhas na execução do projeto.

4. Esmiuçando o seu roadmap

Essa é a fase em que se especifica o caminho que será percorrido para alcançar as metas e os objetivos determinados.

Além disso, é aqui em que se deve desdobrar o seu roadmap para que não existam dúvidas sobre todas as entregas, prazos e recursos necessários.

Feito isso, é hora de determinar quem será responsável por cada atividade (evitando que haja sobrecarga em alguém que comprometa o trabalho).

5. Incentive a colaboração

Como líder ou gestor, é seu papel incentivar a equipe a trabalhar sempre de forma conjunta. A sua liderança é essencial para o crescimento de sua empresa e o desenvolvimento dos times.

Pensando nisso, defina um calendário de encontros para acompanhar o progresso das pessoas envolvidas e valorize iniciativas de cooperação e assistência entre os seus membros.

A sinergia em equipe é fundamental para maior qualidade e eficiência das entregas.

6. Fechamento e dúvidas

Por último, discutam sobre as próximas etapas do projeto, como e por quem ele será acompanhado, e abra um espaço para perguntas. Essa é uma excelente maneira de definir se todos estão alinhados e a reunião de kick-off foi bem-sucedida.

Kick-off meeting: um recurso importante para o sucesso de seus projetos

Os 6 passos acima mencionados são etapas simples e fáceis para que você saiba o que precisa ser feito antes, durante e após a reunião.

Sabemos que cada projeto tem as suas próprias particularidades, por isso, vale ressaltar que a estrutura indicada é apenas uma sugestão para ajudá-lo a executar esse encontro de forma oportuna e eficaz, evitando reuniões desnecessárias, contraproducentes e excessivas.

Você pode e deve ajustá-lo de acordo com as necessidades do seu projeto e da sua equipe.

Finalmente, ao realizar um kick-off meeting, se possível, peça alguém para anotar os pontos discutidos e garantir que as decisões e insights trazidos serão, efetivamente, colocados em prática. Ao final da reunião, dá-se início ao desenvolvimento do projeto.

Ainda que os primeiros encontros de kick-off possam ser um pouco mais trabalhosos, a tendência é que se tornem cada vez mais naturalizados e façam parte da essência e da cultura da empresa. Lembre-se: projetos melhor estruturados levam a resultados ainda mais robustos e consistentes.

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