Gestão

All Hands: o que é e como conduzir essa reunião na sua organização

all-hands meeting do G4 Educação, conduzida de forma híbrida

Uma prática que vem ser tornando cada vez mais comum entre as companhias é a realização de reuniões que englobam toda empresa –conhecidas como all-hands meeting– quando se trata de anúncios significativos. Dependendo do tamanho da empresa, essas reuniões podem ser presenciais, virtuais ou uma combinação dos dois dependendo do modelo atual adotado (híbrido ou flexível).

Dito isso, por mais que hoje exista uma certa tendência anti-reuniões dentro das empresas, a all-hands meeting –proveniente do termo marinheiro “todos no convés” ou all hands on deck– é provavelmente a segunda reunião mais importante que você deve realizar na sua organização.

A primeira, no caso, é a reunião de conselho/liderança, pois se não houver um alinhamento e uma sinergia entre os líderes, não há necessidade de reunir a todos os demais da empresa para uma all-hands.

Se realizada de forma eficiente e planejada, a all-hands não só energizará a equipe como um todo, mas também reforçará a clareza e promoverá um senso de pertencimento e união. Por outro lado, caso a condução seja mal-executada, a all-hands pode ser considerada como uma completa perda de tempo, criar ressentimento e desconectar a equipe. 

As all-hands mais eficientes são as que comunicam os principais anúncios –internos e externos–, as que se discutem problemas-chave, celebram o progresso da empresa e de cada time, além de oferecer a oportunidade para que todos os funcionários façam perguntas, dêem e coletem feedback.

Quais as vantagens de uma all-hands meeting

  • Engajamento: comunicação ao vivo, seja ela presencial, virtual ou híbrida, é sempre mais “emocionante” do que receber informações via e-mail ou através de uma mensagem no aplicativo de comunicação corporativa (por exemplo, Slack); 
  • Conexão e comunidade: a all-hands meeting fornece uma conexão entre funcionários e a liderança. Os membros da equipe têm a oportunidade de ouvir os líderes da empresa falar e compartilhar informações. Além disso, quando todos na empresa compartilham da mesma experiência, isso ajuda a criar um sentimento de pertencimento e de comunidade;
  • Buy-in: muitas vezes, a conexão entre os funcionários e a empresa aumenta após uma all-hands positiva. Isso se deve aos esforços de construção de comunidade demonstrados pela liderança da empresa;
  • Inspiração: comunicar abertamente sobre os êxitos e conquistas da empresa muitas vezes torna os funcionários mais propensos à definir e alcançar objetivos tanto a nível pessoal como dentro de sua equipe, visando uma contribuição para o objetivo geral da empresa;
  • Confiança: ouvir informações importantes diretamente da liderança da empresa aumenta a confiança entre funcionários e executivos;
  • Conversação: as all-hands meetings oferecem a oportunidade de fazer perguntas ou oferecer feedback a qualquer pessoa na empresa. 

Principais elementos de uma all hands de sucesso

Reflexão

O primeiro segmento de uma all-hands deve refletir o que esteve acontecendo ultimamente dentro da empresa, um momento de reconhecimento e de celebração. 

Caso a empresa tenho batido alguma meta ou certa equipe tenha alcançado algum objetivo dentro dos objetivos e resultados-chave (OKRs) do trimestre, é importante compartilhar esse feito e dar o devido reconhecimento aos contribuidores que tornaram isso possível. 

Em contrapartida, caso alguma meta não tenha sido lograda a tempo, é fundamental mencionar isso durante a all-hands meeting e reconhecer os aprendizados dessa experiência. 

Durante este período da all-hands, a liderança terá a oportunidade de dar voz às principais experiências que estiveram ocorrendo dentro da organização, tanto boas como ruins. Ao fazer isso, cria-se confiança e promove-se responsabilidade. 

Gaste de 20 a 25% do tempo total da all-hands meeting em reflexão e sinta-se à vontade para moldar a experiência em torno do que for mais adequado para a cultura da sua empresa.

Situação atual e futuro imediato

Após refletir sobre o que esteve acontecendo, concentre-se no presente durante os próximos 50% da all-hands. Este é o momento de mostrar KPIs e outras métricas importantes, falar sobre marcos futuros e como os times estão organizados para alcançá-los, reforçando assim o que é importante para a organização.

Dito isso, é fundamental que qualquer informação importante seja compartilhada, mesmo que ela já tenha sido em outras ocasiões. Todos os funcionários necessitam escutar e tomar conhecimento sobre o que realmente importa para a organização uma e outra vez para assim poder trabalhar em conjunto e lograr esses objetivos tão almejados. 

Por último neste segmento, se algo mudou recentemente no plano da empresa, é preciso alocar tempo para explicar o que está diferente, o que causou a mudança e como ela está sendo e será gerenciada daqui para frente.

Perguntas e respostas (Q&A)

Utilize o restante da all-hands meeting para uma sessão de perguntas e respostas, certificando-se de reservar tempo suficiente para que várias questões sejam respondidas. 

Para otimizar o tempo, diversas empresas encorajam que seus funcionários mandem suas perguntas antes da reunião, mas é importante deixar claro que perguntas também podem ser feitas ao vivo caso alguma dúvida surja em relação ao que foi falado durante a all-hands

No entanto, um dos grandes desafios desta porção da all-hands meeting é justamente convencer/fazer com que os funcionários façam perguntas. Afinal, quem nunca sentiu um certo receio de perguntar algo em público com medo do que as outras pessoas iriam pensar? Aqui não é diferente.

Como líder, é importante deixar claro que nenhuma pergunta é simples demais ou não vale o tempo de ser respondida. Confie em que seus funcionários saberão distinguir o que pode ser perguntado ou não e, quanto mais pessoas passarem a perguntar, mais outros com um perfil mais tímido/introvertido começarão a participar.

Por outro lado, caso você, como líder da empresa ou de algum departamento, não se sentir a vontade respondendo alguma pergunta por não ter informação suficiente ou não saber detalhes mais importantes naquele momento, certifique-se de responder a questão e informar que o restante da informação requisitada será enviada para quem perguntou ou, no caso de um tema abrangente, para a empresa como um todo.

Ao fazer isso, você evitará dar respostas vagas que possam demonstrar falta de preparação ou falta de transparência, as vezes até fazendo parecer que está escondendo alguma coisa. Dito isso, uma ressalva: se surgirem muitas perguntas que não podem ser respondidas no momento, isso pode ser um sintoma de clareza inadequada à nível cultural, estratégico ou de liderança.

Quando implementar a all hands

  • Grandes anúncios: as all-hands são uma ótima maneira para que os funcionários recebam informações importantes –por exemplo, a aquisição de outra empresa ou um novo aporte de investimentos– de forma rápida e em primeira mão;
  • Atualizações periódicas sobre as finanças da empresa, receita geral, prognósticos e/ou desenvolvimento de produtos;
  • Mudanças a nível corporativo: neste caso, os funcionários são informados sobre mudanças na hierarquia ou nas práticas de recrutamento diretamente pela liderança da empresa;
  • Notícias positivas: grandes conquistas como, por exemplo, recorde de vendas ou número de assinantes acima do previsto, justificam a realização da all-hands meeting para celebrar e parabenizar a todos envolvidos junto ao resto da empresa;
  • Crescimento organizacional: às vezes, líderes usam esse tipo reuniões para compartilhar informações sobre o crescimento da empresa, como, por exemplo, a mudança para ou a construção de novos escritórios ou a abertura de mais lojas de varejo.

Quando não realizar a all-hands

Assim como mencionado no início, a reunião mais importante da empresa é a de conselho/liderança, pois se não houver um acordo sobre os objetivos atuais entre os tomadores de decisão, não há a necessidade de realizar a reunião

Além disso, se os líderes não estiverem dispostos a ser autênticos, vulneráveis ​​e estar alinhados com cultura da organização, as all-hands podem ser mais prejudiciais do que benéficas. 

Boas práticas para a reunião de all hands

Slides

Preparar slides ajudar a criar a narrativa e manter o fluxo da reunião, além de poder ser um recurso fácil de compartilhar caso algum outro time sinta a necessidade de tê-los. No caso do G4, a utilização dos slides se concentra mais em apresentações de área ou dos resultados financeiros da empresa, sobretudo no começo de cada mês.

Moderador

Como a reunião all-hands é um evento, este evento necessita de um moderador. No caso do G4, os membros da equipe de Gente & Cultura (mais conhecido como Recursos Humanos) são os que se encarregam de conduzir e coordenar o encontro. 

Frequência

As all-hands devem ser realizadas regularmente e tratadas como uma tradição da empresa, independentemente da periodicidade. O mínimo recomendado é que elas sejam feitas trimestralmente, porém existem empresas que as realizam mensalmente, a cada duas semanas ou, no caso do G4, semanalmente. 

Dia e hora

Uma vez que a all-hands meeting deve se tornar uma tradição entre os funcionários, é importante estabelecer um dia e uma hora com maior probabilidade de que as pessoas participarem. Após isso, você terá um dia específico, com horário específico e uma frequência definida, sempre mantendo uma flexibilidade para mudanças quando necessárias como, por exemplo, em feriados. 

Proposta

Independente de como você realizará as all-hands, mantenha-se conectado ao propósito que cada uma delas terá, pois elas existem para reforçar o que é importante para todos da empresa naquele momento. Manter isso em mente pode ajudá-lo a pegar todos os itens acima e moldá-los para melhor se adequar à sua cultura e sua equipe.

Considerações finais: a all-hands meeting ajuda a estabelecer uma melhor conexão entre o funcionário e a empresa

O evento reúne todas as pessoas da organização para o compartilhamento de atualizações, celebração de vitórias e o esclarecimento de dúvidas, mas, sobretudo, é uma oportunidade para que os funcionários, independente da senioridade, possam ter diálogos bidirecionais que fortalecerão a equipe.

Apresentação de Gabriel Bechi sobre sua área durante a all-hands meeting
(Na imagem: Gabriel Bechi, business architect do G4 Educação em sua apresentação durante all-hands meeting)

Isso dá uma vantagem sobre pequenas reuniões de equipe que não garantem que todos recebam a mesma mensagem e envios de e-mail unidirecionais que podem parecer totalmente impessoais.

Mesmo que algum funcionário esteja desempenhando sua função de acordo com o planejado ou alguma equipe esteja alcançado seus objetivos, a all-hands meeting serve para não deixar que esses indivíduos esqueçam que toda a organização está trabalhando em direção a um conjunto de objetivos comuns, evitando assim o isolando entre times e permitindo uma visão integrada.

No entanto, caso você não seja cuidadoso, esses encontros podem se transformar em simples leituras de anúncios, consequentemente fazendo com que seus funcionários a queiram evitar ou se sintam obrigados a participar, podendo assim diminuir a sua motivação. Lembre-se, uma boa all-hands traz evidências, números e entrega valor para os participantes, mantendo-os engajados, conectados e focados nos mesmos objetivos.

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