Fluxograma de Processos: o que é, quando usar e exemplos

Como você vai do ponto A ao ponto B? E como você explicaria isso visualmente? Um círculo ou quadrado com a letra A dentro, uma seta apontando para outro círculo ou quadrado com a letra B. Bem simples, fica fácil de entender. Esse mesmo princípio de unir simplicidade e uma representação visual define bem um Fluxograma de Processo. 

Um fluxograma é uma representação gráfica de um processo, fluxo de trabalho ou algoritmo. Ele usa símbolos padronizados para representar as etapas envolvidas em um processo e o fluxo de controle ou de dados entre essas etapas. Os fluxogramas são amplamente usados em vários setores e áreas, como desenvolvimento de software, engenharia, gestão de processos de negócios e gestão de projetos, para comunicar visualmente os processos e torná-los mais fáceis de entender.

A função principal do fluxograma é mapear os processos, usando símbolos e desenhos, para representar cada uma das etapas do processo. E é isso que faz do fluxograma uma ferramenta tão importante.

O que é um Fluxograma de Processos?

Um fluxograma de processo é um diagrama visual que descreve a sequência de atividades, decisões e interações em um processo ou fluxo de trabalho. Ele fornece uma representação clara e estruturada de como as tarefas são realizadas, mostrando o fluxo lógico de informações ou materiais de uma etapa para a outra. 

Por ser uma representação gráfica, o Fluxo de Processo ilustra mais facilmente a sequência de etapas, pontos de decisão e interações envolvidas na conclusão de uma tarefa específica ou no atingimento de um determinado objetivo. Em outras palavras, o Fluxograma de Processo “quebra” uma tarefa em vários pedaços pequenos (estágios) e permite que você faça o acompanhamento das etapas de modo visual e simplificado.

Os fluxogramas de processos são comumente usados em gestão de negócios, gestão de processos e gestão de projetos para analisar, documentar, comunicar e aprimorar processos. Em última análise, eles são ferramentas muito boas para melhoria contínua, já que permitem ver o desenrolar do processo e oferecem a possibilidade de redesenho daquilo que não foi tão bem da primeira, da segunda ou da última vez.

Normalmente, o Fluxograma de Processo usa símbolos e formas padronizados para representar vários elementos do processo, como atividades, entradas, saídas, decisões e direção do fluxo.

Quem criou o Fluxograma de Processos?

O primeiro registro de um Fluxograma de Processos é de autoria do casal de engenheiros Frank e Lillian Gilbreth, em 1921. Eles apresentaram o “Flow Process Chart” à Associação Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME). Em sua apresentação “Process Charts: First Steps in Finding the One Best Way to do Work”, Frank e Lillian introduziram uma ferramenta que foi rapidamente incorporada aos currículos de Engenharia Industrial. Já no início da década de 1930, o engenheiro industrial Allan H. Mogensen já começava a treinar empresários a usar algumas das ferramentas de Engenharia Industrial em suas Conferências de Simplificação do Trabalho, em Nova York.

O jogo virou de vez, quando a ferramenta passou a ser associada a grandes negócios, o que aconteceu em 1944. Ex-aluno do curso de Mogensen, Art Spinanger levou o Fluxograma de Processos para a Procter and Gamble, onde desenvolveu o Programa de Mudanças de Métodos deliberados. No mesmo ano, outro ex-aluno, Ben S. Graham, que era diretor da Formcraft Engineering na Standard Register Industrial, adaptou o gráfico de processo de fluxo ao processamento de informações com seu desenvolvimento do gráfico de processo de múltiplos fluxos para exibir vários documentos e suas relações.

Em 1947, a ASME adotou um conjunto de símbolos derivados do trabalho original de Frank e Lillian Gilbreth como “ASME Standard: Operation and Flow Process Charts”.

Já em 1949, Herman Goldstine e John von Neumann já haviam desenvolvido um fluxograma para planejar programas de computador. Esses fluxogramas de programação tornaram-se a ferramenta preferida dos programadores da época, o que durou até a década de 1970, quando os terminais de computador interativos e as linguagens de programação de terceira geração praticamente substituíram os fluxogramas neste trabalho.  

Os fluxogramas ainda são usados para programação, ainda que o chamado pseudocódigo, uma combinação de palavras e linguagem de codificação destinada à leitura humana, seja frequentemente usado para representar níveis mais profundos de detalhes e se aproximar de um produto final.

Por que os Fluxogramas de Processos são importantes?

Vamos nos aprofundar no motivo pelo qual os fluxogramas de processos são tão importantes:

1. Clareza e compreensão

Os fluxogramas de processos oferecem uma visualização clara e intuitiva de processos complexos, facilitando a compreensão da sequência de atividades e dos pontos de decisão envolvidos pelas partes interessadas.

2. Padronização e consistência

Os fluxogramas ajudam a padronizar os processos, documentando a sequência prescrita de etapas e os critérios de tomada de decisão. Isso promove a consistência nas operações e reduz a variabilidade nos resultados.

3. Identificação de ineficiências e gargalos

Ao mapear um processo, os fluxogramas permitem que os stakeholders (partes interessadas) identifiquem ineficiências, gargalos e áreas de melhoria. Isso ajuda a simplificar os processos, reduzir atrasos e aumentar a produtividade.

4. Comunicação e colaboração

Os fluxogramas servem como uma linguagem visual comum que facilita a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe, os departamentos e os stakeholders. Eles oferecem um entendimento compartilhado de como um processo funciona e permitem discussões sobre melhorias ou mudanças no processo.

5. Treinamento e integração

Os fluxogramas de processos são ferramentas valiosas para o treinamento de novos funcionários ou para a introdução de indivíduos em um novo processo. Eles oferecem uma visão geral estruturada de tarefas e procedimentos, auxiliando no processo de integração e reduzindo o tempo de treinamento.

6. Gerenciamento de riscos e conformidade

Os fluxogramas ajudam a identificar riscos potenciais e requisitos de conformidade em um processo. Ao visualizar os pontos de controle críticos e os critérios de tomada de decisão, as organizações podem implementar medidas para reduzir os riscos e garantir a conformidade regulamentar.

7. Melhoria contínua

Os fluxogramas de processos apoiam o conceito de melhoria contínua, fornecendo uma linha de base para analisar os processos atuais e implementar melhorias ao longo do tempo. Eles facilitam a identificação de oportunidades de melhoria e a medição do progresso em direção às metas organizacionais.

8. Apoio à decisão

Os fluxogramas podem ajudar na tomada de decisões, ilustrando os possíveis resultados de diferentes escolhas em um processo. Eles ajudam o time e os demais stakeholders a avaliar alternativas, avaliar o impacto das decisões e fazer escolhas informadas com base em sequências lógicas de ações.
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Qual é a principal função de um Fluxograma de Processos?

A principal função de um fluxograma de processo é representar visualmente as etapas envolvidas em um processo ou fluxo de trabalho. Essa representação visual ajuda a entender a sequência de atividades, os pontos de decisão e os possíveis resultados de um processo. 

Os fluxogramas de processos encontram aplicações em vários setores e departamentos, incluindo, entre outros, Recursos Humanos, Operações, Finanças, Marketing, Atendimento ao Cliente, Manufatura, Saúde e TI. Eles são uma ferramenta versátil para visualizar e aprimorar processos em qualquer organização.

Veja a seguir um detalhamento das finalidades mais comuns dos fluxogramas de processos e quais áreas de negócios ou departamentos costumam aplicá-los:

Análise e melhoria de processos

Os fluxogramas são amplamente utilizados na análise de processos para identificar ineficiências, gargalos e áreas de melhoria em um fluxo de trabalho. Ao mapear as etapas de um processo, as organizações podem analisar cada etapa quanto à sua necessidade, eficiência e eficácia.

Padronização de procedimentos

Os fluxogramas servem como uma ferramenta para documentar os procedimentos operacionais padrão (SOPs). Eles fornecem uma representação clara e padronizada de como as tarefas devem ser executadas, garantindo consistência e qualidade nos resultados.

Treinamento e integração

Os fluxogramas são valiosos para o treinamento de novos funcionários ou para a introdução de indivíduos em um novo processo. Eles oferecem um auxílio visual que simplifica procedimentos complexos, facilitando o entendimento da sequência de ações necessárias para os recém-chegados.

Comunicação e colaboração

Os fluxogramas facilitam a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe e os demais stakeholders. Eles fornecem uma linguagem visual comum que permite que todos os envolvidos discutam, entendam e contribuam para melhorias ou mudanças no processo.

Controle de qualidade e conformidade

Nos setores em que o controle de qualidade e a conformidade são cruciais, como manufatura, saúde e finanças, os fluxogramas ajudam a garantir que os processos cumpram os requisitos regulamentares e os padrões de qualidade. Eles podem destacar pontos de controle críticos e pontos de verificação de conformidade em um processo.

Gerenciamento de projetos

Os fluxogramas são úteis no gerenciamento de projetos para delinear os fluxos de trabalho do projeto, identificar dependências e definir marcos. Eles ajudam os gerentes de projeto e os membros da equipe a visualizar a progressão do projeto e a prever possíveis desafios.

Mapeamento da jornada do cliente

Em setores centrados no cliente, como varejo, hotelaria e empresas orientadas a serviços, os fluxogramas são empregados para mapear a jornada do cliente. Eles ilustram os vários pontos de contato e interações que um cliente tem com a empresa, ajudando a entender e melhorar as experiências do cliente.

Desenvolvimento de software e projeto de sistemas

Os fluxogramas são comumente usados no desenvolvimento de software e no projeto de sistemas para representar a lógica de algoritmos, processos de software e fluxos de trabalho do sistema. Eles ajudam a projetar, documentar e depurar sistemas de software.

Quais são os principais elementos de um fluxograma?

1. Símbolos padronizados

Os fluxogramas usam símbolos padronizados para representar diferentes elementos, como processos, decisões, entradas/saídas, pontos de início/fim e conectores. Os símbolos comuns incluem retângulos para processos, losangos para decisões, círculos para pontos de início/fim e setas para mostrar o fluxo de controle.

2. Fluxo de controle

Os fluxogramas descrevem a sequência de etapas ou ações em um processo e o fluxo de controle entre elas. As setas que conectam os símbolos indicam a direção do fluxo de uma etapa para outra.

3. Clareza e simplicidade

Os fluxogramas são projetados para serem fáceis de entender e interpretar. Eles usam uma linguagem clara e simples, juntamente com símbolos visuais, para representar processos complexos de maneira direta.

4. Modularidade

Os fluxogramas podem ser modulares, o que significa que podem representar diferentes níveis de detalhes em um processo. Os fluxogramas de alto nível fornecem uma visão geral de todo o processo, enquanto os fluxogramas detalhados dividem cada etapa em subprocessos menores.

5. Documentação e análise

Os fluxogramas servem como uma forma de documentação para processos, permitindo que as organizações analisem, otimizem e melhorem seus fluxos de trabalho. Eles fornecem uma referência visual para entender como um processo funciona e identificar possíveis gargalos e ineficiências.

Quando usar um Fluxograma de Processos

Os fluxogramas são ferramentas valiosas para que as empresas aumentem a transparência, a eficiência e a eficácia dos processos. Ao representar visualmente os processos, as organizações podem promover a melhoria contínua, fomentar a colaboração e obter melhores resultados em suas operações.

Os fluxogramas são amplamente utilizados na representação de processos dentro das empresas por vários motivos:

• ‍Clareza e compreensão: Os fluxogramas fornecem uma representação visual clara de processos complexos, facilitando o entendimento, por parte dos funcionários de todos os níveis da organização, de como as tarefas são executadas e como as diferentes etapas se relacionam entre si.
• ‍Padronização: Os fluxogramas usam símbolos e notações padronizados, o que ajuda a garantir a consistência e a uniformidade na documentação de processos em diferentes departamentos e equipes da empresa. Essa padronização facilita a comunicação e a colaboração.
• ‍Análise e aprimoramento de processos: Os fluxogramas permitem que as organizações analisem seus processos de forma sistemática. Ao mapear visualmente cada etapa e ponto de decisão, as empresas podem identificar gargalos, ineficiências e áreas de melhoria. Isso ajuda a simplificar os fluxos de trabalho, reduzir custos e aumentar a eficiência geral.
• ‍Treinamento e integração: Os fluxogramas servem como valiosos recursos de treinamento para novos funcionários, fornecendo-lhes um guia visual para entender como os processos funcionam e quais são suas funções. Eles ajudam a acelerar o processo de integração e a garantir que os funcionários sigam procedimentos padronizados.
• ‍Tomada de decisões: Os fluxogramas ajudam na tomada de decisões, fornecendo uma visão geral estruturada de várias opções, resultados e pontos de decisão em um processo. Os tomadores de decisão podem usar fluxogramas para avaliar diferentes cenários, prever possíveis consequências e tomar decisões informadas com base nas informações disponíveis.
• ‍Comunicação e colaboração: Os fluxogramas servem como uma linguagem comum para a comunicação e a colaboração em assuntos relacionados a processos dentro da organização. Eles facilitam as discussões entre os membros da equipe, os gerentes e as partes interessadas, oferecendo um entendimento compartilhado dos processos e suas complexidades.
• ‍Gerenciamento de riscos: Os fluxogramas ajudam a identificar possíveis riscos e vulnerabilidades nos processos. Ao visualizar o fluxo de atividades e dados, as empresas podem identificar áreas com maior probabilidade de ocorrência de erros ou falhas e implementar controles ou salvaguardas apropriados para reduzir os riscos.
• ‍Conformidade e documentação: Os fluxogramas desempenham um papel fundamental na documentação de processos para fins de conformidade, especialmente em setores regulamentados, como saúde, finanças e manufatura. Eles fornecem um registro detalhado de como as tarefas são executadas, o que é essencial para auditorias, garantia de qualidade e conformidade regulamentar.

Quais são os elementos do Fluxograma?

Os fluxogramas consistem em vários elementos que são usados para representar diferentes componentes e aspectos de um processo. Os principais elementos de um fluxograma incluem:

Terminador ou símbolo de início/fim

Esse símbolo representa o início ou o fim do processo. Geralmente tem a forma de um oval ou retângulo com cantos arredondados. No início de um processo, ele pode conter a palavra "Start" (Iniciar) ou uma instrução. No final de um processo, pode conter a palavra "End" ou outro indicador de término.

Símbolo de processo

O símbolo do processo representa uma ação ou etapa do processo. Normalmente, é representado por um retângulo com cantos arredondados. A ação ou etapa é descrita dentro do retângulo.

Símbolo de decisão

O símbolo de decisão representa um ponto de decisão no processo em que o fluxo de controle se ramifica com base em uma condição. Geralmente é representado por um losango. A condição ou decisão está escrita dentro do diamante e as setas indicam os caminhos possíveis com base no resultado da decisão.

Símbolo de entrada/saída

Esse símbolo representa os dados de entrada ou saída no processo. Geralmente é representado por um paralelogramo. Os dados de entrada são normalmente mostrados no lado esquerdo do símbolo, enquanto os dados de saída são mostrados no lado direito.

Símbolo de conector

O símbolo de conector é usado para conectar diferentes partes do fluxograma que estão localizadas em diferentes páginas ou áreas do gráfico. Ele é representado por um pequeno círculo ou ponto, e as setas indicam o fluxo de controle entre os conectores.

Setas de fluxo

As setas são usadas para mostrar o fluxo de controle ou de dados entre diferentes símbolos no fluxograma. Elas indicam a direção em que o processo se move de uma etapa para outra.

Anotação

Anotações ou notas explicativas podem ser adicionadas ao fluxograma para fornecer informações adicionais ou esclarecimentos sobre etapas ou elementos específicos do processo.

O que considerar ao montar um Fluxograma de Processos

Ao decidir que tipo de fluxograma usar para mapear os processos de uma empresa, há fatores que você pode considerar para mapear e comunicar da melhor maneira os processos da empresa. Considere os seguintes fatores:

• ‍Complexidade do processo. Se o processo for relativamente simples e linear, um fluxograma de processo básico pode ser suficiente. Entretanto, se o processo for mais complexo, com vários pontos de decisão e subprocessos, um fluxograma mais detalhado, como um fluxograma multifuncional ou de raias, pode ser mais adequado.
• ‍Público. Considere quem usará ou revisará o fluxograma. Se for destinado a um público amplo com diferentes níveis de conhecimento, pode ser preferível um fluxograma simples e fácil de entender. Se for destinado a um departamento ou equipe específica com um conhecimento profundo do processo, um fluxograma mais detalhado pode ser aceitável.
• ‍Objetivo. Determine o objetivo da criação do fluxograma. É para documentação, análise, treinamento ou melhoria do processo? A finalidade pretendida pode ajudar a orientar o nível de detalhe e complexidade necessários no fluxograma.
• ‍Escopo do processo. Considere o escopo do processo que está sendo mapeado. Trata-se de um processo de um único departamento, um processo multifuncional que envolve vários departamentos ou um fluxo de trabalho organizacional completo? O escopo influenciará a escolha do tipo de fluxograma e do nível de detalhe.

Fluxograma de Processos: Passo a passo

A criação de um fluxograma de processos em uma determinada área envolve várias etapas. Vamos detalhar o processo passo a passo:

1. Identifique o processo

• Defina o processo ou a área específica que você deseja documentar com o fluxograma. Por exemplo, você pode escolher aquisição de talentos, gerenciamento de estoque, atendimento ao cliente, etc.

2. Defina o escopo

• Esclareça os limites e o escopo do processo que está sendo documentado.
• Identifique o ponto inicial e o ponto final do processo.

3. Reúna informações

• Colete informações relevantes sobre o processo. Isso pode incluir entrevistas com as partes interessadas, observação das práticas atuais, revisão da documentação existente e análise dos dados relacionados ao processo.

4. Identifique as principais etapas

• Divida o processo em suas etapas ou atividades individuais. Identifique pontos de decisão, subprocessos, entradas, saídas e dependências entre as etapas.

5. Determine o fluxo

• Determine a sequência em que as etapas ocorrem e como elas estão conectadas umas às outras.
• Use setas para indicar o fluxo de controle ou de dados entre as etapas.

6. Selecione os símbolos do fluxograma

• Escolha os símbolos adequados do fluxograma para representar os diferentes elementos do processo, como retângulos para processos, losangos para decisões, círculos para pontos de início/fim e setas para linhas de fluxo.

7. Faça um rascunho do fluxograma

• Crie um rascunho do fluxograma usando caneta e papel ou uma ferramenta de desenho digital.
• Comece com a primeira etapa do processo e prossiga sequencialmente, adicionando símbolos e linhas de conexão à medida que avança.

8. Faça a revisão e refinamento

• Revise o rascunho do fluxograma para verificar se está correto, completo e claro.
• Faça as revisões ou os refinamentos necessários para garantir que o fluxograma represente o processo com precisão.

9. Finalize o fluxograma

• Quando estiver satisfeito com o fluxograma, finalize-o criando uma versão limpa e organizada usando uma ferramenta de desenho digital ou um software de fluxograma.
• Adicione títulos, rótulos e qualquer informação adicional para facilitar a compreensão do fluxograma.

10. Documente e distribua o fluxograma

• Documente o fluxograma e armazene-o em um local central onde as partes interessadas relevantes possam acessá-lo.
• Considere a possibilidade de distribuir o fluxograma aos membros da equipe, gerentes e outras partes interessadas para referência.

Exemplo de Fluxograma de Processo: Aquisição de Talentos

Agora, vamos criar um fluxograma do processo de aquisição de talentos, desde a definição do perfil do cargo até o onboarding. O fluxograma a seguir oferece uma visão geral do processo de aquisição de talentos, desde a definição do perfil do cargo até a integração do novo funcionário, ilustrando as etapas sequenciais e os pontos de decisão envolvidos no recrutamento e na contratação de talentos para a organização.

Definição do perfil do cargo

• Identifique a necessidade de um novo cargo.
• Defina o cargo, as responsabilidades, as qualificações e as habilidades necessárias.

Planejamento do recrutamento

• Desenvolva um plano de recrutamento, incluindo estratégias de sourcing e canais de recrutamento.
• Determine o orçamento e o cronograma do processo de contratação.

Anúncio de emprego

• Crie publicações e anúncios de vagas com base no perfil da vaga.
• Publique as vagas no site da empresa, nos quadros de empregos, nas mídias sociais e em outras plataformas relevantes.

Busca de candidatos

• Busque candidatos por meio de vários canais, como quadros de empregos, indicações, redes de contatos e agências de recrutamento.
• Examine currículos e candidaturas para identificar candidatos qualificados.

Triagem de candidatos

• Conduza entrevistas iniciais de triagem para avaliar a adequação do candidato e sua aptidão para a função.
• Selecione os candidatos para avaliação posterior.

Processo de entrevista

• Agende e conduza entrevistas com os candidatos pré-selecionados.
• Use várias técnicas de entrevista (por exemplo, entrevistas comportamentais, avaliações técnicas) para avaliar as habilidades e qualificações dos candidatos.

Decisão de seleção

• Avalie o feedback da entrevista e avalie a adequação do candidato.
• Selecione o candidato mais qualificado para o cargo.

Fase de oferta

• Estenda uma oferta de emprego ao candidato selecionado, incluindo detalhes como salário, benefícios e data de início.
• Negocie os termos do contrato de trabalho, se necessário.

Onboarding

• Prepare-se para a chegada do novo funcionário, incluindo a configuração do espaço de trabalho, dos equipamentos e do acesso aos sistemas.
• Conduza sessões de orientação para familiarizar o novo colaborador com as políticas, os procedimentos e a cultura da empresa.
• Forneça treinamento e suporte para ajudar o novo colaborador a se integrar à sua função e à organização.

Avaliação de experiência

• Realize uma revisão de experiência para avaliar o desempenho e o progresso do novo funcionário durante o período inicial.
• Forneça feedback e suporte conforme necessário para garantir uma transição bem-sucedida.