Como você vai do ponto A ao ponto B? E como você explicaria isso visualmente? Um círculo ou quadrado com a letra A dentro, uma seta apontando para outro círculo ou quadrado com a letra B. Bem simples, fica fácil de entender. Esse mesmo princípio de unir simplicidade e uma representação visual define bem um Fluxograma de Processo.
Um fluxograma é uma representação gráfica de um processo, fluxo de trabalho ou algoritmo. Ele usa símbolos padronizados para representar as etapas envolvidas em um processo e o fluxo de controle ou de dados entre essas etapas. Os fluxogramas são amplamente usados em vários setores e áreas, como desenvolvimento de software, engenharia, gestão de processos de negócios e gestão de projetos, para comunicar visualmente os processos e torná-los mais fáceis de entender.
A função principal do fluxograma é mapear os processos, usando símbolos e desenhos, para representar cada uma das etapas do processo. E é isso que faz do fluxograma uma ferramenta tão importante.
Um fluxograma de processo é um diagrama visual que descreve a sequência de atividades, decisões e interações em um processo ou fluxo de trabalho. Ele fornece uma representação clara e estruturada de como as tarefas são realizadas, mostrando o fluxo lógico de informações ou materiais de uma etapa para a outra.
Por ser uma representação gráfica, o Fluxo de Processo ilustra mais facilmente a sequência de etapas, pontos de decisão e interações envolvidas na conclusão de uma tarefa específica ou no atingimento de um determinado objetivo. Em outras palavras, o Fluxograma de Processo “quebra” uma tarefa em vários pedaços pequenos (estágios) e permite que você faça o acompanhamento das etapas de modo visual e simplificado.
Os fluxogramas de processos são comumente usados em gestão de negócios, gestão de processos e gestão de projetos para analisar, documentar, comunicar e aprimorar processos. Em última análise, eles são ferramentas muito boas para melhoria contínua, já que permitem ver o desenrolar do processo e oferecem a possibilidade de redesenho daquilo que não foi tão bem da primeira, da segunda ou da última vez.
Normalmente, o Fluxograma de Processo usa símbolos e formas padronizados para representar vários elementos do processo, como atividades, entradas, saídas, decisões e direção do fluxo.
O primeiro registro de um Fluxograma de Processos é de autoria do casal de engenheiros Frank e Lillian Gilbreth, em 1921. Eles apresentaram o “Flow Process Chart” à Associação Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME). Em sua apresentação “Process Charts: First Steps in Finding the One Best Way to do Work”, Frank e Lillian introduziram uma ferramenta que foi rapidamente incorporada aos currículos de Engenharia Industrial. Já no início da década de 1930, o engenheiro industrial Allan H. Mogensen já começava a treinar empresários a usar algumas das ferramentas de Engenharia Industrial em suas Conferências de Simplificação do Trabalho, em Nova York.
O jogo virou de vez, quando a ferramenta passou a ser associada a grandes negócios, o que aconteceu em 1944. Ex-aluno do curso de Mogensen, Art Spinanger levou o Fluxograma de Processos para a Procter and Gamble, onde desenvolveu o Programa de Mudanças de Métodos deliberados. No mesmo ano, outro ex-aluno, Ben S. Graham, que era diretor da Formcraft Engineering na Standard Register Industrial, adaptou o gráfico de processo de fluxo ao processamento de informações com seu desenvolvimento do gráfico de processo de múltiplos fluxos para exibir vários documentos e suas relações.
Em 1947, a ASME adotou um conjunto de símbolos derivados do trabalho original de Frank e Lillian Gilbreth como “ASME Standard: Operation and Flow Process Charts”.
Já em 1949, Herman Goldstine e John von Neumann já haviam desenvolvido um fluxograma para planejar programas de computador. Esses fluxogramas de programação tornaram-se a ferramenta preferida dos programadores da época, o que durou até a década de 1970, quando os terminais de computador interativos e as linguagens de programação de terceira geração praticamente substituíram os fluxogramas neste trabalho.
Os fluxogramas ainda são usados para programação, ainda que o chamado pseudocódigo, uma combinação de palavras e linguagem de codificação destinada à leitura humana, seja frequentemente usado para representar níveis mais profundos de detalhes e se aproximar de um produto final.
Vamos nos aprofundar no motivo pelo qual os fluxogramas de processos são tão importantes:
1. Clareza e compreensão
Os fluxogramas de processos oferecem uma visualização clara e intuitiva de processos complexos, facilitando a compreensão da sequência de atividades e dos pontos de decisão envolvidos pelas partes interessadas.
2. Padronização e consistência
Os fluxogramas ajudam a padronizar os processos, documentando a sequência prescrita de etapas e os critérios de tomada de decisão. Isso promove a consistência nas operações e reduz a variabilidade nos resultados.
3. Identificação de ineficiências e gargalos
Ao mapear um processo, os fluxogramas permitem que os stakeholders (partes interessadas) identifiquem ineficiências, gargalos e áreas de melhoria. Isso ajuda a simplificar os processos, reduzir atrasos e aumentar a produtividade.
4. Comunicação e colaboração
Os fluxogramas servem como uma linguagem visual comum que facilita a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe, os departamentos e os stakeholders. Eles oferecem um entendimento compartilhado de como um processo funciona e permitem discussões sobre melhorias ou mudanças no processo.
5. Treinamento e integração
Os fluxogramas de processos são ferramentas valiosas para o treinamento de novos funcionários ou para a introdução de indivíduos em um novo processo. Eles oferecem uma visão geral estruturada de tarefas e procedimentos, auxiliando no processo de integração e reduzindo o tempo de treinamento.
6. Gerenciamento de riscos e conformidade
Os fluxogramas ajudam a identificar riscos potenciais e requisitos de conformidade em um processo. Ao visualizar os pontos de controle críticos e os critérios de tomada de decisão, as organizações podem implementar medidas para reduzir os riscos e garantir a conformidade regulamentar.
7. Melhoria contínua
Os fluxogramas de processos apoiam o conceito de melhoria contínua, fornecendo uma linha de base para analisar os processos atuais e implementar melhorias ao longo do tempo. Eles facilitam a identificação de oportunidades de melhoria e a medição do progresso em direção às metas organizacionais.
8. Apoio à decisão
Os fluxogramas podem ajudar na tomada de decisões, ilustrando os possíveis resultados de diferentes escolhas em um processo. Eles ajudam o time e os demais stakeholders a avaliar alternativas, avaliar o impacto das decisões e fazer escolhas informadas com base em sequências lógicas de ações.
A principal função de um fluxograma de processo é representar visualmente as etapas envolvidas em um processo ou fluxo de trabalho. Essa representação visual ajuda a entender a sequência de atividades, os pontos de decisão e os possíveis resultados de um processo.
Os fluxogramas de processos encontram aplicações em vários setores e departamentos, incluindo, entre outros, Recursos Humanos, Operações, Finanças, Marketing, Atendimento ao Cliente, Manufatura, Saúde e TI. Eles são uma ferramenta versátil para visualizar e aprimorar processos em qualquer organização.
Veja a seguir um detalhamento das finalidades mais comuns dos fluxogramas de processos e quais áreas de negócios ou departamentos costumam aplicá-los:
Análise e melhoria de processos
Os fluxogramas são amplamente utilizados na análise de processos para identificar ineficiências, gargalos e áreas de melhoria em um fluxo de trabalho. Ao mapear as etapas de um processo, as organizações podem analisar cada etapa quanto à sua necessidade, eficiência e eficácia.
Padronização de procedimentos
Os fluxogramas servem como uma ferramenta para documentar os procedimentos operacionais padrão (SOPs). Eles fornecem uma representação clara e padronizada de como as tarefas devem ser executadas, garantindo consistência e qualidade nos resultados.
Treinamento e integração
Os fluxogramas são valiosos para o treinamento de novos funcionários ou para a introdução de indivíduos em um novo processo. Eles oferecem um auxílio visual que simplifica procedimentos complexos, facilitando o entendimento da sequência de ações necessárias para os recém-chegados.
Comunicação e colaboração
Os fluxogramas facilitam a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe e os demais stakeholders. Eles fornecem uma linguagem visual comum que permite que todos os envolvidos discutam, entendam e contribuam para melhorias ou mudanças no processo.
Controle de qualidade e conformidade
Nos setores em que o controle de qualidade e a conformidade são cruciais, como manufatura, saúde e finanças, os fluxogramas ajudam a garantir que os processos cumpram os requisitos regulamentares e os padrões de qualidade. Eles podem destacar pontos de controle críticos e pontos de verificação de conformidade em um processo.
Gerenciamento de projetos
Os fluxogramas são úteis no gerenciamento de projetos para delinear os fluxos de trabalho do projeto, identificar dependências e definir marcos. Eles ajudam os gerentes de projeto e os membros da equipe a visualizar a progressão do projeto e a prever possíveis desafios.
Mapeamento da jornada do cliente
Em setores centrados no cliente, como varejo, hotelaria e empresas orientadas a serviços, os fluxogramas são empregados para mapear a jornada do cliente. Eles ilustram os vários pontos de contato e interações que um cliente tem com a empresa, ajudando a entender e melhorar as experiências do cliente.
Desenvolvimento de software e projeto de sistemas
Os fluxogramas são comumente usados no desenvolvimento de software e no projeto de sistemas para representar a lógica de algoritmos, processos de software e fluxos de trabalho do sistema. Eles ajudam a projetar, documentar e depurar sistemas de software.
1. Símbolos padronizados
Os fluxogramas usam símbolos padronizados para representar diferentes elementos, como processos, decisões, entradas/saídas, pontos de início/fim e conectores. Os símbolos comuns incluem retângulos para processos, losangos para decisões, círculos para pontos de início/fim e setas para mostrar o fluxo de controle.
2. Fluxo de controle
Os fluxogramas descrevem a sequência de etapas ou ações em um processo e o fluxo de controle entre elas. As setas que conectam os símbolos indicam a direção do fluxo de uma etapa para outra.
3. Clareza e simplicidade
Os fluxogramas são projetados para serem fáceis de entender e interpretar. Eles usam uma linguagem clara e simples, juntamente com símbolos visuais, para representar processos complexos de maneira direta.
4. Modularidade
Os fluxogramas podem ser modulares, o que significa que podem representar diferentes níveis de detalhes em um processo. Os fluxogramas de alto nível fornecem uma visão geral de todo o processo, enquanto os fluxogramas detalhados dividem cada etapa em subprocessos menores.
5. Documentação e análise
Os fluxogramas servem como uma forma de documentação para processos, permitindo que as organizações analisem, otimizem e melhorem seus fluxos de trabalho. Eles fornecem uma referência visual para entender como um processo funciona e identificar possíveis gargalos e ineficiências.
Os fluxogramas são ferramentas valiosas para que as empresas aumentem a transparência, a eficiência e a eficácia dos processos. Ao representar visualmente os processos, as organizações podem promover a melhoria contínua, fomentar a colaboração e obter melhores resultados em suas operações.
Os fluxogramas são amplamente utilizados na representação de processos dentro das empresas por vários motivos:
Os fluxogramas consistem em vários elementos que são usados para representar diferentes componentes e aspectos de um processo. Os principais elementos de um fluxograma incluem:
Terminador ou símbolo de início/fim
Esse símbolo representa o início ou o fim do processo. Geralmente tem a forma de um oval ou retângulo com cantos arredondados. No início de um processo, ele pode conter a palavra "Start" (Iniciar) ou uma instrução. No final de um processo, pode conter a palavra "End" ou outro indicador de término.
Símbolo de processo
O símbolo do processo representa uma ação ou etapa do processo. Normalmente, é representado por um retângulo com cantos arredondados. A ação ou etapa é descrita dentro do retângulo.
Símbolo de decisão
O símbolo de decisão representa um ponto de decisão no processo em que o fluxo de controle se ramifica com base em uma condição. Geralmente é representado por um losango. A condição ou decisão está escrita dentro do diamante e as setas indicam os caminhos possíveis com base no resultado da decisão.
Símbolo de entrada/saída
Esse símbolo representa os dados de entrada ou saída no processo. Geralmente é representado por um paralelogramo. Os dados de entrada são normalmente mostrados no lado esquerdo do símbolo, enquanto os dados de saída são mostrados no lado direito.
Símbolo de conector
O símbolo de conector é usado para conectar diferentes partes do fluxograma que estão localizadas em diferentes páginas ou áreas do gráfico. Ele é representado por um pequeno círculo ou ponto, e as setas indicam o fluxo de controle entre os conectores.
Setas de fluxo
As setas são usadas para mostrar o fluxo de controle ou de dados entre diferentes símbolos no fluxograma. Elas indicam a direção em que o processo se move de uma etapa para outra.
Anotação
Anotações ou notas explicativas podem ser adicionadas ao fluxograma para fornecer informações adicionais ou esclarecimentos sobre etapas ou elementos específicos do processo.
Ao decidir que tipo de fluxograma usar para mapear os processos de uma empresa, há fatores que você pode considerar para mapear e comunicar da melhor maneira os processos da empresa. Considere os seguintes fatores:
A criação de um fluxograma de processos em uma determinada área envolve várias etapas. Vamos detalhar o processo passo a passo:
1. Identifique o processo
2. Defina o escopo
3. Reúna informações
4. Identifique as principais etapas
5. Determine o fluxo
6. Selecione os símbolos do fluxograma
7. Faça um rascunho do fluxograma
8. Faça a revisão e refinamento
9. Finalize o fluxograma
10. Documente e distribua o fluxograma
Agora, vamos criar um fluxograma do processo de aquisição de talentos, desde a definição do perfil do cargo até o onboarding. O fluxograma a seguir oferece uma visão geral do processo de aquisição de talentos, desde a definição do perfil do cargo até a integração do novo funcionário, ilustrando as etapas sequenciais e os pontos de decisão envolvidos no recrutamento e na contratação de talentos para a organização.
Definição do perfil do cargo
Planejamento do recrutamento
Anúncio de emprego
Busca de candidatos
Triagem de candidatos
Processo de entrevista
Decisão de seleção
Fase de oferta
Onboarding
Avaliação de experiência
