PDCA: O que é e como funciona essa metodologia?

O gerenciamento da rotina é composto pela gestão para melhorar (PDCA) e a gestão para manter (SDCA), como uma forma de gestão focada na melhoria contínua, ou seja, uma busca constante pela padronização, planejamento e melhoria contínua nos processos, atividades e no negócio em geral para manter uma empresa competitiva, que inova e se adapta às constantes mudanças de mercado e consumo.

Pensando nisso, aplicar o gerenciamento da rotina é fundamental para organizar, planejar e tornar realmente efetivo esses processos.

Gráfico mostra relação entre PDCA e SDCA para melhoria contínua no livro Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia, de Vicenti Falconi (Crédito: Reprodução)

Nesse artigo, o foco será o ciclo PDCA, uma metodologia extremamente útil no momento de busca do aprimoramento, melhorias e inovações de gestão com foco na solução de problemas em quatro grandes etapas.

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A metodologia PDCA tem esse nome por ser uma sigla dos seguintes termos em inglês:

• PLAN (planejar)
• DO (executar)
• CHECK (verificar)
• ACT (ajustar)

Cada um desses termos constitui um passo de implementação com o objetivo de solucionar problemas e proporcionar a melhoria contínua dos processos.

Esse modelo, criado na década de 20 por Walter A. Shewart, ficou conhecido no meio corporativo por volta dos anos cinquenta com o estatístico e professor americano William Edwards Deming. Por isso a metodologia PDCA é também conhecida como ciclo de Shewart ou ciclo de Deming. No Brasil, na década de 1980, a fórmula foi popularizada por Vicente Falconi, uma das maiores referências em gestão do país e fundador da Consultoria Falconi.

“Um objetivo sem método não faz sentido.” (Edward Denning, responsável pela popularização do ciclo PDCA)

Leia mais: Ciclo PDSA vs. Ciclo PDCA: qual é a diferença?

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O método PDCA é consagrado e amplamente utilizado como metodologia de qualidade eficiente para resolução de problemas, inovações e tomada de decisões priorizando análises e medições, elementos fundamentais de uma boa gestão.

Sua aplicação é extremamente abrangente e sua utilização pode ser feita até mesmo em qualquer processo do sistema de gestão de qualidade, inclusive para tratamento de não conformidades. O método é tão eficaz que é recomendada pela ISO 9001:2015, norma internacional que “incentiva a qualidade dos processos de uma organização, através da aplicação de importantes requisitos como: planejamento das atividades, definição de metas”, entre outros.

Atualmente, diversas metodologias abundantemente utilizadas, como SCRUM e Design Thinking, também utilizam conceitos do PDCA visando a rápida e eficiente identificação de problemas e soluções. Além disso, por se tratar de método cíclico, todas as ações realizadas estarão em processo de melhoria contínua, sempre se aperfeiçoando mais.

Leia mais: Jobs To Be Done, o que é e como funciona a metodologia

Para entender como aplicar a metodologia PDCA, o primeiro passo é compreender que se trata de um ciclo, ou seja, são atividades planejadas e que não possuem um fim determinado.

O segundo passo fundamental para ter efetividade na aplicação do PDCA é a definição de metas claras, baseadas no resultado que se espera alcançar e com prazos e valores bem definidos.

“Você não controla (e nem melhora) aquilo que não pode medir.” (Peter Drucker, professor e escritor considerado "pai da gestão moderna")

‍Cada uma das letras da sigla PDCA representa uma das etapas do ciclo, exatamente na ordem da formação da palavra, que guiarão o caminho para atingir a meta estabelecida.

1. Planejamento (P): etapa com foco na parte estratégica, levantando dados para depois analisá-los;
2. Execução (D): implementação de tudo o que foi planejado;
3. Verificação (C): para cada ação aplicada existe uma avaliação feita;
4. Ajuste (A): checagem que pode levar a uma ação corretiva ou de ajuste.

1. Planejamento

A primeira etapa do ciclo PDCA é a parte mais importante, a estratégica. É essencial dedicar tempo e atenção nessa fase porque, assim como em qualquer bom planejamento, é onde podemos evitar falhas, retrabalhos e garantir o sucesso do ciclo.

Nessa etapa será elaborado um plano cuja estratégia esteja centrada na resolução do problema levantado e no cumprimento da meta estabelecida. Para isso, pode ser desmembrada em 5 estágios importantes:

1. Estabelecimento dos objetivos e metas a serem alcançadas;
2. Definição dos recursos e dados a serem coletados para atingir esses objetivos e metas;
3. Definição do método e ferramentas que serão utilizadas para análises e investigações: brainstorm, Gráfico de Pareto, Diagrama de Ishikawa e 5 Porquês;
4. Definição do plano de ação (exemplo: uso de 5W2H);
5. Definição da equipe e líderes da implementação do PDCA.

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2. Execução do Planejamento

A segunda etapa do ciclo PDCA é a parte prática. Se a primeira etapa for realizada de forma eficiente, com detalhamentos e atenção, esta fase é onde aplicaremos o que foi planejado.

Durante esta etapa, é importante a capacitação e qualificação da equipe envolvida em relação ao método definido, assim como um constante acompanhamento para que nada se desvie do que foi planejado.

3. Verificação

O terceiro estágio do ciclo PDCA consiste na verificação dos resultados, ações e informações coletadas, com o objetivo de detectar possíveis falhas ou erros.

Essa etapa pode ocorrer durante as primeiras etapas, para avaliar o plano elaborado e avaliar se a execução segue conforme o que foi planejado, ou ao final da etapa 2, para verificar todos os itens e aplicar as análises estatísticas.

4. Ajuste

A última etapa consiste em realizar as medidas corretivas com base nas possíveis falhas ou ajustes detectados na etapa anterior.

Dessa forma, finalizando o levantamento sobre a causa de todas as falhas e as ações que devem ser ajustadas, comece tudo outra vez. Da mesma forma que um ciclo, o método PDCA é retomado continuamente para que se alcance a melhoria contínua.

Leia mais: O que é e como funciona o Jobs To Be Done (JTBD)**

Para uma compreensão mais prática, vamos utilizar um problema hipotético como exemplo para aplicação do ciclo PDCA:

Vendedor com falta de qualificação desejada

1. Planejamento (P): podemos definir a meta de realizar treinamento de técnica de vendas para a nova equipe em até 10 diase realizar toda a definição do plano com base nisso;
2. Execução (D): envolverá todas as ações para alcançar a meta, como por exemplo, a organização do treinamento, contratação de empresa especializada para realizar treinamento e o ajuste de escala entre a equipe para conciliar treinamento e rotina da empresa;
3. Verificação (C): podemos supor que houve uma falha de comunicação e organização, de modo que uma das pessoas da equipe não compareceu ao treinamento. Neste caso, deverão ser investigadas as causas e, após isso, deverá ser elaborado um plano de ação para o ocorrido;
4. Ajuste (A): seguindo o nosso exemplo, o ajuste será feito ao aplicar uma ação para o não comparecimento de um funcionário ao treinamento.

Ao final do ciclo, inicia-se novamente outro, já que sempre irão existir problemas, ajustes e melhorias a serem feitas.

No exemplo, pode-se encontrar problemas em relação a compreensão do treinamento, outras causas ocasionando a falta de qualificação, além de talvez idealizar a reestruturação do processo seletivo ou qual a capacitação ideal para sanar os problemas.

Em conclusão, como o próprio nome diz, o método PDCA é um ciclo de melhoria contínua, de modo que quando um ciclo se encerra, outro sempre deve começar em prol de conquistar a máxima: “prática leva à perfeição”.