Você certamente já ouviu sobre o ciclo PDCA, bastante popular e utilizado para efetuar um ciclo contínuo de planejamento. Contudo, há uma outra alternativa bastante relevante que pode ser utilizada, o chamado ciclo PDSA, relativamente menos conhecido, mas tão útil quanto.
Muitas empresas possuem gargalos em seus processos, e em um mundo ideal, a melhor solução para isso é testar continuamente, procurando por resultados consistentes, o que muitas vezes, mostra-se um grande desafio.
Isso porque não basta somente detectar um problema e resolvê-lo, mas entender a efetividade da solução encontrada, além de manter uma mentalidade voltada para o aprimoramento, seja de produtos ou serviços, sem esquecer dos processos internos, essenciais para o bom funcionamento de qualquer negócio.
Leia mais: PDCA, o que é e como funciona essa metodologia
Com origens na manufatura, o ciclo PDSA é bastante aplicado à saúde, educação, construção civil e outros, e basicamente, pode ser utilizado em qualquer procedimento que precise testar a efetividade de uma mudança.
Quando utilizado no ambiente empresarial, possui um papel vital, uma vez que facilita o alinhamento entre as áreas e ainda, ajuda a mapear eventuais erros, antecipando problemas, e consequentemente, criando possíveis soluções.
“Trabalho é um processo, e qualquer processo precisa ser controlado. Para tornar o trabalho produtivo, portanto, é preciso construir controles apropriados no processo de trabalho.” - Peter Drucker, consultor e escritor considerado "pai da gestão moderna"
O método consiste em quatro passos, sendo eles: Plan, Do, Study e Act, que inclusive, formam a sigla que dá nome a ferramenta. É uma abordagem científica voltada sobretudo para a resolução de problemas, permitindo melhorias constantes a partir de testes, análise e mensuração de resultados, de acordo com o objetivo a ser alcançado.
Normalmente o ciclo é repetido diversas vezes dentro da empresa, e conforme as mudanças vão sendo implementadas é possível medir seu desempenho, observando como as modificações alteram os resultados.
“Um sistema ruim pode derrubar uma pessoa boa toda vez.” - W. Edwards Deming, estatístico, educador, consultor e criador do ciclo PDSA
William Edwards Deming, mais conhecido como W. Edwards Deming, foi um estatístico, educador e consultor norte-americano que teve um papel relevante na produção industrial desenvolvendo metodologias de qualidade, e posteriormente, criando o método PDSA, também conhecido como “Efeito Deming”.
Interessado em como a análise estatística poderia alcançar melhores controles de qualidade na indústria, sua formação foi fundamental para sua atuação, já que seu trabalho contribuiu grandemente para a evolução da gestão de qualidade.
Isso porque o controle estatístico de qualidade avalia dados para garantir a qualidade esperada, atento aos parâmetros de como um produto é fabricado. Esse controle tem como foco manter a consistência da produção, sempre de acordo com os melhores padrões. Essa dinâmica pode ser identificada na essência do método plan-do-study-act.
De maneira bem resumida, para ele, um ambiente favorável aumentava o potencial dos colaboradores. Uma ferramenta útil para que esse ambiente seja criado, é a utilização de ferramentas e processos, potencializando um bom desempenho dos funcionários.
Contudo, isso é um resumo básico de algumas de suas contribuições, e por hora, focaremos no ciclo PDSA, que em suma, é uma ferramenta de gestão que visa justamente melhorar processos.
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Com uma abordagem simplificada, o ciclo Plan-Do-Study-Act é ideal para implementar melhorias e testar soluções, mostrando-se uma ferramenta valiosa para organizações, sempre priorizando resultados e o conhecimento adquirido ao longo do percurso.
Com o objetivo de incrementar processos até que os mesmos tornem-se ideais ou o mais perto possível de entregar um desempenho de alta performance, o ciclo deve ser pensado com uma abordagem primeiramente geral, e posteriormente, sendo guiado pelo seu passo a passo metodológico.
O que queremos dizer com uma abordagem geral? Existem três perguntas essenciais que regem o desenvolvimento desse ciclo, são elas:
Uma vez que essas perguntas estão alinhadas, é possível partir para a metodologia em si, seguindo seu passo a passo:
Mais detalhadamente, o ciclo PDSA possui as seguintes etapas:
A fase do plano (plan), como o nome já sugere, é onde tudo começa. É aqui que os colaboradores se reúnem para decidir objetivos e metas, levando em consideração a situação atual da empresa. O benchmarking mostra-se bastante relevante neste momento, ajudando a mapear possíveis estratégias.
Esse etapa é de suma importância para obter sucesso, isso porque é nessa fase que que toda a equipe contribui com hipóteses e soluções a serem testadas, exercitando a colaboração e o alinhamento.
O ideal é que todas as decisões sejam documentadas, desse modo, o plano pode ser sempre revisitado, e detalhes que às vezes se perdem ao longo do processo são fáceis de serem consultados novamente durante a implementação do ciclo.
O segundo passo, “do”, que em tradução livre seria “fazer”, consiste em colocar as hipóteses à prova, isto é, colocar o plano em ação. O que foi levantado na etapa anterior (as hipóteses), serão testadas a partir de uma amostra selecionada, a fim de gerar uma melhora mensurável em algum processo da organização.
Uma vez que essas mudanças são implementadas devem ser estabelecidas datas para checar os resultados, observando os mesmos objetiva e atentamente. Durante a fase de testes, o trabalho segue sendo feito normalmente até que se obtenha de fato os resultados, junto a uma análise consistente.
A fase intitulada “study”, em tradução livre “estudo”, é a parte de análise dos resultados obtidos dos testes. Normalmente são dados quantitativos sobre as melhorias experimentais. Eles são coletados e comparados com dados anteriores.
A partir dessa comparação, é possível observar se houve melhorias substanciais no processo, de acordo com o que era esperado, tendo em vista os indicadores escolhidos no planejamento.
Nessa fase, também é possível compreender ainda mais o caráter científico do método, que foca essencialmente em provar através de dados qual seria a melhor decisão a ser tomada, refletindo e reunindo conhecimento útil.
Uma vez que a fase de estudo confirma que alguma melhoria foi alcançada, o novo processo ou ajuste no mesmo, é colocado em prática. Mas engana-se quem pensa que agora o trabalho está concluído.
O reajuste torna-se a nova base para futuras melhorias, pois a ideia primordial dessa metodologia é que um ciclo de mudanças contínuas seja implementado, a fim de chegar a resultados cada vez mais consistentes.
Nessa última etapa também é importante documentar tudo devidamente, como a melhoria a ser implementada, as expectativas de desempenho, assim como a nova abordagem. Tudo escrito detalhadamente, para que haja um histórico razoável e útil, contemplando passado e presente.
Desse modo, é possível gerar novas hipóteses, sabendo o que funcionou e o que pode ser incrementado em ciclos futuros.
Vamos imaginar que você tem um e-commerce e está recebendo muitos feedbacks negativos de clientes: os produtos estão chegando danificados em suas casas.
Para resolver essa questão, podemos utilizar a metodologia apresentada até aqui da seguinte forma:
Plan/Plano: Na primeira etapa, os colaboradores reúnem-se para analisar o problema, e levantam hipóteses sobre como os produtos estão chegando danificados, como embalagem inadequada e manuseio incorreto da transportadora. Baseado nessas hipóteses, um plano é desenhado.
Do/Fazer: Um grupo de funcionários é selecionado para embalar os produtos de outra maneira, como também uma das transportadoras que trabalha com o e-commerce é contatada, a fim de começar uma nova maneira de manuseio. As iniciativas são monitoradas, acompanhando o progresso.
Study/Estudo: com os resultados em mãos, as ações são avaliadas, tanto das embalagens quanto o estado dos produtos entregues pela transportadora X, comparando com a Y (que continuou entregando normalmente).
A partir de uma análise detalhada, é possível saber a real efetividade das alterações e coletar insights relevantes para conhecimento geral da empresa.
Act/Agir: ao constatar uma mudança positiva e uma diminuição na taxa de reclamações, as novas ações são implementadas definitivamente.
É importante destacar novamente que essa mudança também deve continuar sendo monitorada, uma vez que um processo sempre pode ser modificado para melhorar a chamada custumer experience ou experiência do cliente, em tradução livre.
Com um forte caráter de pesquisa, esse ciclo tende a seguir uma metodologia bem estruturada, sendo assim, algumas ferramentas são utilizadas para facilitar e ilustrar todo o processo, principalmente na fase inicial e na análise de dados.
Uma das ferramentas mais utilizadas, principalmente na estruturação do plano é o chamado A3 reports, um documento que te ajudar a organizar o processo, como por exemplo, uma estrutura que contextualiza o problema, seu estado atual, as expectativas para o futuro e os resultados que se espera alcançar.
Outro instrumento bastante utilizado são os gráficos de controle, que ajudam na visualização do desempenho ao longo do tempo.
Em suma, um dos principais benefícios ao utilizar essa metodologia, é o alinhamento constante dos processos da empresa, se atentando ao que pode gerar gargalos, mobilizando os funcionários e gerando conhecimento tático para o negócio.
Tanto o PDCA quanto o PDSA são métodos bastante utilizados, ambos voltados para a resolução de problemas e melhorias. Com estrutura bastante similar, priorizam o caráter científico, focado na gestão empresarial e na qualidade.
O ciclo PDCA surgiu primeiro e também consiste em 4 passos, sendo eles: plan, do, check e act, que em tradução livre, equivale a planejar, fazer, verificar e agir (ou ajustar), e também possui a finalidade de incrementar processos continuamente.
Uma vez que os ciclos são bastante similares, a fim de diferenciá-los apropriadamente, vamos observar suas semelhanças ponto a ponto, e depois, entender onde os métodos se distinguem, afinal, sua real diferença se dá em uma pequena alteração na abordagem metodológica.
Semelhanças:
O único ponto que os diferencia é a fase de verificação dos resultados e como proceder nessa terceira etapa.
Distinção:
Embora ambas as fases tenham essencialmente a mesma finalidade é a perspectiva que muda ligeiramente.
Enquanto o PDSA tende a estimular a reflexão das métricas analisadas, o PDCA, segundo Deming, pode nos induzir a somente confirmar os dados, sem analisá-los criticamente, isto é, verificar se o teste foi realizado, e não se funcionou como deveria.
A mudança é sútil, mas em linhas gerais, o PDCA pode ser considerado um plano de ação focado no aprimoramento e inovação da gestão mais prático e pautado em dados, enquanto o PDSA, embora também foque em mudanças práticas, possui um maior interesse em elaborar também, uma gestão de conhecimento.
“85% das razões para o fracasso são falhas nos sistemas e processos, não os colaboradores. O papel do gerenciamento é mudar o processo.” - W. Edwards Deming, estatístico, educador, consultor e criador do ciclo PDSA
O PDSA foi elaborado por um dos maiores pensadores quando o assunto é a ciência do controle de processos e melhorias contínuas, e que convida um negócio a obter uma abordagem voltada para a resolução de problemas, qualidade sempre em foco e produtos excelentes.
Mesmo que ele seja relativamente simples, não é totalmente fácil. Isso é, as empresas devem estar preparadas para lutar contra alguns hábitos já estabelecidos entre os colaboradores, ainda mais se o negócio já estiver funcionando há algum tempo.
O ciclo criado por Deming, requer disciplina para elaborar cada etapa do jeito certo, e sempre baseado em dados, não em percepções da liderança ou dos próprios funcionários.
Sendo assim, o ideal é que haja desde o começo um alinhamento geral sobre o método, e mesmo que seja implementado aos poucos, em pequenos processos, é fundamental que a equipe esteja em sintonia, além de desenvolver confiança no método em si.
Ou seja, nem sempre os resultados serão vistos imediatamente, contudo, é preciso perseverança e atenção para toda e qualquer melhoria, o que é fundamental para que a equipe não fique desmotivada. Feedbacks regulares são essenciais para manter todos engajados.
Pensando no envolvimento dos times, é importante que a liderança assuma um papel de destaque na implementação de qualquer metodologia, mas quando envolve melhorias contínuas como é o caso do ciclo PDSA, seu protagonismo é ainda mais essencial.
Diante de dúvidas e incertezas, uma liderança que mantém o comprometimento mesmo quando os resultados não são os esperados ou os reajustes mantém-se a todo vapor é essencial para cultivar uma equipe estabilizada e de alta performance.
Como apontado por Deming, proporcionar aos funcionários ambientes adequados e processos alinhados, faz toda a diferença e sem dúvida, o ciclo PDSA pode ajudar o seu negócio a melhorar continuamente.
