Crescer é o objetivo da maioria das pequenas empresas. E à medida que isso acontece, essas companhias vão organizando seus processos. Alguns negócios demoram um pouco mais para fazer isso até chegar a um ponto em que não se sabe direito quem faz o quê, quem é responsável por o quê. Mas uma hora, a fatura chega. Antes que isso aconteça, é importante montar um Organograma Funcional para que todo mundo tenha visibilidade do que o outro faz, quais são suas responsabilidades e quem se reporta a quem.
Um Organograma Funcional é uma representação visual de como as pessoas que trabalham na empresa estão organizadas, com base em suas habilidades, conhecimentos e especialidades, dentro de sua estrutura hierárquica ou unidade. O organograma traz com o máximo de detalhes as funções, responsabilidades e competências de cada departamento dentro da empresa. A partir do gráfico, é possível perceber as habilidades e responsabilidades de um determinado profissional, assim como a quem se reporta e com quem se comunica.
Ao contrário dos organogramas tradicionais, em que existe uma preocupação maior com a hierarquia, no Organograma Funcional existe um ganho com relação aos recursos de capital humano disponíveis. Olhar para um Organograma Funcional dá às lideranças a oportunidade de dividir o trabalho de forma mais equânime, controlando o fluxo de produção, e pode ser instrumental em um momento de expansão dos negócios. Por ele fica fácil ver quais departamentos podem assumir mais responsabilidades ou quais deveriam começar a contratar imediatamente.
Neste artigo, vamos apresentar a definição de Organograma Funcional, para que serve, como montar um para sua empresa e exemplos de outras companhias para se inspirar.
Um Organograma Funcional é uma representação visual da estrutura organizacional de uma empresa com base em seus departamentos ou unidades. O diagrama ilustra em detalhes as funções, as responsabilidades e as competências de cada departamento, assim como as relações hierárquicas, as linhas de subordinação e as vias de comunicação dentro da empresa. Com o organograma, pode-se ver como as diferentes funções ou departamentos estão organizados e como interagem entre si.
Como ferramenta, o Organograma Funcional é um instrumento valioso porque permite visualizar e compreender a estrutura organizacional de uma empresa, facilitando a comunicação, a coordenação e a tomada de decisões. Ao ilustrar as relações entre diferentes funções ou departamentos, o organograma funcional ajuda a garantir clareza, eficiência e alinhamento na busca de metas e objetivos organizacionais.
O termo Organograma Funcional refere-se a uma organização que é dividida em linhas funcionais, ou seja, é mais sobre o que cada área faz e as capacidades dos colaboradores. Quando a companhia adota a estrutura organizacional funciona, os departamentos são organizados com base nas funções. No caso, as especialidades, habilidades e conhecimento vão determinar onde o funcionário vai se encaixar.
Ao contrário do que muitos acreditam, o organograma funcional é diferente da estrutura organizacional funcional. Enquanto a estrutura organizacional é uma ferramenta usada para organizar e hierarquizar a companhia, o Organograma Funcional é a representação visual da estrutura organizacional, mais focado em quem faz o quê e onde.
Os organogramas funcionais são usados para várias finalidades em uma empresa:
Os organogramas fornecem uma visão geral clara da estrutura organizacional da empresa, ilustrando os diferentes departamentos ou unidades e suas respectivas funções e responsabilidades.
Os organogramas funcionais ajudam a esclarecer as linhas de reporte e as vias de comunicação dentro da companhia, mostrando quem se reporta a quem e como as informações fluem pela hierarquia.
Eles facilitam a alocação de recursos, como pessoal, orçamento e equipamentos, mostrando como as diferentes funções ou departamentos estão organizados e como contribuem para os objetivos gerais da empresa.
Os organogramas funcionais podem ajudar a simplificar os processos de tomada de decisão, identificando os principais tomadores de decisão em cada área funcional e esclarecendo suas funções e responsabilidades.
Promovem a coordenação e a colaboração entre diferentes departamentos ou unidades, ilustrando como eles estão interconectados e como trabalham juntos para atingir objetivos comuns.
Os elementos que compõem um Organograma Funcional incluem:
São as principais divisões ou seções da empresa, normalmente agrupadas com base nas funções que desempenham, como Marketing, Comercial, Finanças, Jurídico, Operações, Recursos Humanos, etc.
Os organogramas funcionais geralmente apresentam uma estrutura hierárquica, com cargos de liderança de nível superior (como CEOs, presidentes e vice-presidentes) no topo e funcionários de nível inferior na base.
Mostram as relações de subordinação entre diferentes cargos dentro da companhia, indicando quem se reporta a quem e ilustrando a cadeia de comando.
Os organogramas funcionais incluem os títulos e os cargos dos funcionários em cada departamento ou unidade, trazendo clareza sobre suas funções e responsabilidades dentro da companhia.
Representam as vias de comunicação dentro da companhia, mostrando o fluxo de informações entre os diferentes níveis e departamentos.
Escolher o tipo de organograma vai depender das características da companhia e do próprio negócio. É preciso considerar o tamanho, complexidade da operação, a cultura organizacional, além dos objetivos da companhia. A seguir, os principais tipos de organogramas funcionais:
Os departamentos ou funções são representados verticalmente, com os níveis hierárquicos começando do topo e as linhas de reporte descendo de cima para baixo, ilustrando as diferentes áreas como Marketing, Finanças, Operações etc.
Aqui os departamentos ou funções são representados horizontalmente, começando sempre da esquerda para a direita. Este tipo de organograma mostra a importância e autonomia de cada área da empresa, com ênfase para a interdependência entre as várias áreas.
Combina elementos dos organogramas Vertical e Horizontal, por isso pode enfatizar as relações horizontais entre áreas ou departamentos, ao mesmo tempo que um Organograma Funcional Misto combina elementos de estruturas verticais e horizontais. Ele pode incluir representações verticais da hierarquia gerencial e, ao mesmo tempo, destacar as relações horizontais entre áreas funcionais ou departamentos. Esse tipo de organograma oferece uma visão abrangente da estrutura da organização, mostrando tanto as relações de subordinação quanto a diversidade funcional entre os departamentos.
No Organograma Funcional Circular, os departamentos ou funções são representados em um diagrama circular, enfatizando a interconexão e interdependência das áreas dentro da empresa. O gráfico pode trazer seções para representar os níveis hierárquicos, com linhas para conectar departamentos ou funções.
Para as empresas que adotam a Estrutura Matricial, que combina a divisão por departamentos com times multidisciplinares, vale mencionar o Organograma Matricial. Por ter um formato híbrido, em que um mesmo colaborador pode se reportar a diferentes líderes (de área e de projeto), esse organograma enfatiza em determinados momentos as habilidades especializadas, em outros momentos as tarefas específicas do projeto.
A criação de um organograma funcional envolve várias etapas para garantir clareza, eficiência e alinhamento com os objetivos da empresa. Seguindo essas etapas, as organizações podem criar um Organograma Funcional claro e eficaz que forneça uma representação visual da estrutura, das funções e das responsabilidades da empresa, facilitando a comunicação, a coordenação e a tomada de decisões dentro da organização.
Veja a seguir um guia passo a passo:
O primeiro passo é entender como funcionam todas as áreas, departamentos ou unidades dentro da companhia. Para isso, é fundamental fazer um mapeamento detalhado, em que vão constar as áreas, cargos, funções, habilidades exercidas por cada colaborador. Pode-se rodar uma pesquisa ou fazer o mapeamento a partir da rotina dos times, conversando com os profissionais e anotando tudo o que for importante.
Comece identificando as principais áreas funcionais ou departamentos da companhia. Esses podem incluir departamentos como Recursos Humanos, Finanças, Operações, Pesquisa e Desenvolvimento, Vendas, TI, etc. As áreas funcionais específicas variam de acordo com a natureza do negócio.
É essencial identificar quem são os líderes de times de trabalho e de projeto para fazer com que convençam os integrantes dos times a participar do processo. Além disso, eles também podem direcionar as iniciativas e ações de planejamento e alcance das metas.
Determine as relações de subordinação dentro de cada área funcional. Identifique a estrutura hierárquica dentro de cada departamento, incluindo gerentes, supervisores e cargos de equipe. Considere quem se reporta a quem em cada departamento e como as informações fluem pela companhia.
Defina claramente as funções e responsabilidades de cada área funcional. Determine as principais funções e tarefas pelas quais cada departamento é responsável. Essa etapa ajuda a garantir a clareza e o alinhamento com relação à finalidade e aos objetivos de cada departamento da companhia.
Usando um software de organograma ou outras ferramentas visuais como Canva, Figma ou Miro, crie a estrutura do organograma funcional. Comece colocando o CEO ou o principal executivo no topo do organograma. Em seguida, organize as diversas áreas funcionais horizontal ou verticalmente, dependendo do layout preferido.
Em cada área funcional, atribua cargos e títulos a indivíduos com base em suas funções e responsabilidades. Inclua gerentes, supervisores, líderes de equipe e membros da equipe, conforme apropriado. Certifique-se de que as relações de subordinação estejam claramente indicadas com linhas conectando os cargos no organograma.
Defina os canais de comunicação e os mecanismos de comunicação dentro do Organograma Funcional. Especifique como as informações devem fluir entre os departamentos e para cima e para baixo na hierarquia organizacional. Estabeleça protocolos de comunicação regulares para facilitar a colaboração e a coordenação entre as áreas funcionais.
Depois que o Organograma Funcional inicial for criado, revise-o cuidadosamente para garantir que as informações e sua representação gráfica estão corretas. Busque feedback dos principais stakeholders (partes interessadas), dos chefes de departamento e dos colaboradores para identificar discrepâncias ou pontos de melhoria. Faça as revisões necessárias para refinar o organograma e garantir o alinhamento com as metas e os objetivos da organização.
Depois de finalizado, documente o Organograma Funcional e distribua-o para os stakeholders (partes interessadas) na empresa. Torne o organograma facilmente acessível aos funcionários por meio da intranet da empresa, dos manuais dos funcionários ou de outros canais de comunicação. Certifique-se de que o organograma seja atualizado regularmente para refletir quaisquer mudanças na estrutura organizacional ou no pessoal.
Quando Steve Jobs retomou o comando da Apple em 1997, após ser deposto em 1985, ele implementou o modelo de estrutura orientada para funções, em lugar de produtos. Depois de despedir todos os gerentes em um dia, a Apple passou a contar com lideranças que eram especialistas em tomar decisões sobre produtos, sem necessariamente ceder às pressões do curto prazo.
"Enquanto o princípio fundamental de uma estrutura de unidade de negócios convencional é alinhar a responsabilidade e controle, o princípio fundamental de uma organização funcional é alinhar a experiência e os direitos de decisão", citou o artigo “How Apple is Organized for Innovation”, publicado na Harvard Business Review.
A Apple não é a única a seguir a estrutura funcional e, portanto, adotar o organograma funcional. Em cada um dos exemplos a seguir, a adoção de uma estrutura organizacional funcional permite que a empresa gerencie com eficiência suas operações, aproveitando a experiência em várias áreas para apoiar seus objetivos comerciais e iniciativas estratégicas.
Motivo da adoção: A P&G, uma empresa multinacional de bens de consumo, adotou uma estrutura organizacional funcional para gerenciar com eficácia sua gama diversificada de produtos e marcas. Ao agrupar os funcionários em departamentos, como Marketing, Finanças e Pesquisa e Desenvolvimento, a P&G pode alocar recursos e conhecimentos de forma eficiente para dar suporte às suas diversas linhas de produtos. Contar com um organograma funcional dá mais visibilidade e clareza na hora de alocar recursos, tomar decisões e comunicar mudanças.
Motivo da adoção: A IBM, uma empresa global de tecnologia, utiliza uma estrutura organizacional funcional para alavancar seu amplo portfólio de soluções e serviços de tecnologia. Ao organizar sua força de trabalho em departamentos, como Desenvolvimento de Software, Engenharia de Hardware e Vendas, a IBM pode fornecer soluções integradas de forma eficiente a seus clientes, otimizando a alocação de recursos e a utilização de conhecimentos especializados. No organograma funcional, a capacidade de inovação fica mais evidente com a descrição detalhada das áreas e colaboradores.
Motivo da adoção: A GE, um conglomerado multinacional, adotou uma estrutura organizacional funcional para gerenciar seu diversificado portfólio de negócios que abrange vários setores, como Aviação, Saúde e Energia. Ao organizar sua força de trabalho em departamentos alinhados com cada unidade de negócios, a GE pode gerenciar operações de forma eficaz, impulsionar a inovação e otimizar o desempenho em seus vários segmentos de negócios. O Organograma Funcional permite às lideranças enxergar possibilidades de aproveitar talentos e recursos em diferentes áreas e níveis.
Motivo da adoção: O McDonald's, uma cadeia global de restaurantes fast-food, utiliza uma estrutura organizacional funcional para simplificar suas operações e manter a consistência em sua vasta rede de franquias. Ao organizar sua força de trabalho em departamentos funcionais, como Operações, Marketing e Recursos Humanos, o McDonald's pode garantir processos padronizados, alocação eficiente de recursos e gerenciamento coeso da marca. Essa preocupação com a eficiência e execução aparece no organograma funcional.
Motivo da adoção: A Coca-Cola, uma empresa multinacional de bebidas, emprega uma estrutura organizacional funcional para gerenciar com eficácia seu portfólio diversificado de produtos e suas operações globais. Ao agrupar os funcionários em departamentos, como Gestão da Cadeia de Suprimentos, Vendas e Distribuição e Pesquisa e Desenvolvimento, a Coca-Cola pode gerenciar com eficiência suas atividades de produção, distribuição e marketing, adaptando-se à dinâmica do mercado regional e às preferências dos consumidores. Para uma operação tão grande, a possibilidade de simplificar a visão dá mais agilidade à empresa, principalmente para tomada de decisão.
