O gerenciamento da rotina é composto pela gestão para melhorar (PDCA) e a gestão para manter (SDCA), como uma forma de gestão focada na melhoria contínua, ou seja, uma busca constante pela padronização, planejamento e melhoria contínua nos processos, atividades e no negócio em geral para manter uma empresa competitiva, que inova e se adapta às constantes mudanças de mercado e consumo.
Pensando nisso, aplicar o gerenciamento da rotina é fundamental para organizar, planejar e tornar realmente efetivo esses processos.
Nesse artigo, o foco será o ciclo PDCA, uma metodologia extremamente útil no momento de busca do aprimoramento, melhorias e inovações de gestão com foco na solução de problemas em quatro grandes etapas.
A metodologia PDCA tem esse nome por ser uma sigla dos seguintes termos em inglês:
Cada um desses termos constitui um passo de implementação com o objetivo de solucionar problemas e proporcionar a melhoria contínua dos processos.
Esse modelo, criado na década de 20 por Walter A. Shewart, ficou conhecido no meio corporativo por volta dos anos cinquenta com o estatístico e professor americano William Edwards Deming. Por isso a metodologia PDCA é também conhecida como ciclo de Shewart ou ciclo de Deming. No Brasil, na década de 1980, a fórmula foi popularizada por Vicente Falconi, uma das maiores referências em gestão do país e fundador da Consultoria Falconi.
“Um objetivo sem método não faz sentido.”
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O método PDCA é consagrado e amplamente utilizado como metodologia de qualidade eficiente para resolução de problemas, inovações e tomada de decisões priorizando análises e medições, elementos fundamentais de uma boa gestão.
Sua aplicação é extremamente abrangente e sua utilização pode ser feita até mesmo em qualquer processo do sistema de gestão de qualidade, inclusive para tratamento de não conformidades. O método é tão eficaz que é recomendada pela ISO 9001:2015, norma internacional que “incentiva a qualidade dos processos de uma organização, através da aplicação de importantes requisitos como: planejamento das atividades, definição de metas”, entre outros.
Atualmente, diversas metodologias abundantemente utilizadas, como SCRUM e Design Thinking, também utilizam conceitos do PDCA visando a rápida e eficiente identificação de problemas e soluções. Além disso, por se tratar de método cíclico, todas as ações realizadas estarão em processo de melhoria contínua, sempre se aperfeiçoando mais.
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Para entender como aplicar a metodologia PDCA, o primeiro passo é compreender que se trata de um ciclo, ou seja, são atividades planejadas e que não possuem um fim determinado.
O segundo passo fundamental para ter efetividade na aplicação do PDCA é a definição de metas claras, baseadas no resultado que se espera alcançar e com prazos e valores bem definidos.
“Você não controla (e nem melhora) aquilo que não pode medir.”
Cada uma das letras da sigla PDCA representa uma das etapas do ciclo, exatamente na ordem da formação da palavra, que guiarão o caminho para atingir a meta estabelecida.
A primeira etapa do ciclo PDCA é a parte mais importante, a estratégica. É essencial dedicar tempo e atenção nessa fase porque, assim como em qualquer bom planejamento, é onde podemos evitar falhas, retrabalhos e garantir o sucesso do ciclo.
Nessa etapa será elaborado um plano cuja estratégia esteja centrada na resolução do problema levantado e no cumprimento da meta estabelecida. Para isso, pode ser desmembrada em 5 estágios importantes:
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A segunda etapa do ciclo PDCA é a parte prática. Se a primeira etapa for realizada de forma eficiente, com detalhamentos e atenção, esta fase é onde aplicaremos o que foi planejado.
Durante esta etapa, é importante a capacitação e qualificação da equipe envolvida em relação ao método definido, assim como um constante acompanhamento para que nada se desvie do que foi planejado.
O terceiro estágio do ciclo PDCA consiste na verificação dos resultados, ações e informações coletadas, com o objetivo de detectar possíveis falhas ou erros.
Essa etapa pode ocorrer durante as primeiras etapas, para avaliar o plano elaborado e avaliar se a execução segue conforme o que foi planejado, ou ao final da etapa 2, para verificar todos os itens e aplicar as análises estatísticas.
A última etapa consiste em realizar as medidas corretivas com base nas possíveis falhas ou ajustes detectados na etapa anterior.
Dessa forma, finalizando o levantamento sobre a causa de todas as falhas e as ações que devem ser ajustadas, comece tudo outra vez. Da mesma forma que um ciclo, o método PDCA é retomado continuamente para que se alcance a melhoria contínua.
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Para uma compreensão mais prática, vamos utilizar um problema hipotético como exemplo para aplicação do ciclo PDCA:
Vendedor com falta de qualificação desejada
Ao final do ciclo, inicia-se novamente outro, já que sempre irão existir problemas, ajustes e melhorias a serem feitas.
No exemplo, pode-se encontrar problemas em relação a compreensão do treinamento, outras causas ocasionando a falta de qualificação, além de talvez idealizar a reestruturação do processo seletivo ou qual a capacitação ideal para sanar os problemas.
Em conclusão, como o próprio nome diz, o método PDCA é um ciclo de melhoria contínua, de modo que quando um ciclo se encerra, outro sempre deve começar em prol de conquistar a máxima: “prática leva à perfeição”.
