Plano de ação 5W2H ajuda a tomar decisões de maneira prática e muito mais fundamentada, o que resulta em uma execução assertiva e com menor chance de erros e surpresas.
Em um primeiro momento, pode ser que você não saiba o que é 5W2H. Afinal, esta é uma sigla que parece denotar um conceito complicado e de difícil aplicação, mas a boa notícia é que a realidade é justamente o contrário.
Quer você já tenha se deparado com este termo ou não, é bem provável que, como empreendedor, empresário, gestor ou colaborador, já tenha tomado decisões com base neste modelo para a solução de algum problema ou necessidade, ao menos parcialmente, mesmo sem saber.
Aplicar a ferramenta 5W2H é simples e pode colocar sua empresa em outro patamar em termos de gestão estratégica, seja para decisões complexas, como elaborar o novo código de cultura da companhia, ou para situações mais simples, como adquirir uma nova ferramenta para a equipe.
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O 5W2H é uma ferramenta utilizada para entender melhor um problema ou oportunidade de melhoria por diferentes perspectivas, transformando um palpite ou possibilidade em algo mais palpável e aplicável.
Ela consiste em 7 perguntas que permitem entender melhor sobre o problema ou oportunidade referidos, o que ajuda a traçar um caminho mais assertivo e organizado a respeito do que fazer para atender cada objetivo.
Embora seja uma ferramenta bastante relevante até os dias de hoje, sua origem data de algo em torno de 384 a.C. a 322 d.C., da “Ética a Nicômaco”, principal obra de Aristóteles sobre a Ética. Neste contexto, a ferramenta é conhecida como “elementos da circunstância”, “sete circunstâncias” ou “Septem Circumstantiae”.
Em latim, as perguntas eram as seguintes, com o respectivo significado:
Mesmo depois de mais de dois milênios e de algumas adaptações, o 5W2H ainda é um modelo e tanto para ajudar a transformar problemas e oportunidades de melhoria em algo muito mais simples, intuitivo e direcionado.
Leia mais: 5W2H: 5 exemplos prontos para entender o conceito
De maneira simples e direta, um plano de ação 5W2H deve ser feito respondendo às seguintes perguntas:
É aqui que se saberá o que é o problema. O ideal é ter uma descrição curta e direta, com o propósito do projeto e/ou a meta de melhoria proposta.
Esta resposta está relacionada ao escopo do projeto e às tarefas específicas de cada membro da equipe. Vale dividir uma linha da planilha 5W2H para cada membro, de modo que eles saibam exatamente o que devem fazer.
Neste estágio, deve-se definir porque é importante resolver o problema ou atingir o objetivo. Vale discutir quais aspectos financeiros e qualitativos merecem ser perseguidos com a resolução do problema e/ou a conquista do objetivo.
Ao explicar os porquês, a aceitação da equipe tende a ser muito maior, além de deixar o direcionamento mais claro e evitar desalinhamentos.
A informação aqui está ligada ao tempo, ou seja, desde quando o problema acontece e qual é o prazo final para solução, bem como as datas de entrega e eventuais reuniões ou encontros para conseguir atingir o proposto.
Se achar melhor, você pode quebrar o prazo final em atividades menores, com cada uma ocupando uma linha do plano de ação 5W2H. Assim, evita-se sobrecarga, além de poder aumentar o engajamento pelo fato de que as etapas são mais facilmente atingíveis e progressivas.
Neste espaço, deve-se definir onde o problema está inserido, o que pode ser respondido com um setor que está sendo impactado ou mesmo por um equipamento que precise de manutenção.
No caso de um projeto que envolve vários departamentos ou mesmo empresas diferentes, é fundamental definir onde ocorrerão as reuniões.
Aqui, é preciso informar quem será responsável por solucionar o problema ou oportunidade de melhoria, como a equipe que será designada com aquela missão ou quais são os parceiros internos ou externos que estão sendo afetados pelo que foi citado.
Há casos em que mais de uma pessoa trabalhará na mesma tarefa. Quando isso acontecer, é importante sinalizar com bastante clareza para prevenir que elas façam exatamente a mesma coisa e, por outro lado, trabalhem de maneira colaborativa.
Nesta etapa, é necessário definir como o problema ou oportunidade de melhoria serão resolvidos ou executados, ou seja, quais são as etapas, atividades e variáveis relevantes que podem afetá-la. A resposta pode tanto ser escrita quanto na forma de um fluxograma, por exemplo.
Quanto maior for a clareza aqui, menor será a chance de que algo corra fora do planejado.
Por fim, é chegada a hora de definir as quantidades e/ou os custos, ou seja, quanto este problema já gerou de despesas para a área envolvida e/ou para toda a companhia. Outra possível resposta é o valor necessário para conseguir atingir o objetivo proposto.
De fato, o mais importante no modelo 5W2H não é responder às perguntas com uma ordem predefinida, mas sim ter todas as respostas em mãos (ou o máximo possível), o que ajuda a olhar para a situação de uma maneira muito mais abrangente e focada para o resultado.
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Para usar corretamente o método 5W2H, antes de começar a preencher a planilha, os gestores precisam indicar, por meio do planejamento estratégico, respostas previamente elaboradas para problemas que desejam resolver.
Se for preciso, eles podem falar com outros colaboradores direta ou indiretamente envolvidos na equipe de trabalho, por meio de atividades como brainstorming, por exemplo.
Porém, é importante ter alguns pontos em mente para otimizar todo o processo, como os seguintes:
Mesmo depois de entender a importância dessas perguntas para a gestão estratégica e o que deve ser respondido em cada campo, pode ser que você ainda tenha dúvidas em relação a como preencher o modelo para chegar às respostas que procura.
Ao analisar os próximos exemplos de 5W2H, ficará muito mais fácil entender como responder a cada problema ou oportunidade de melhoria e, assim, aplicar o mesmo conceito à sua empresa.
Para facilitar, trouxemos um exemplo de problema e outro de oportunidade de melhoria.
Neste primeiro exemplo, uma empresa deseja investir em um novo sistema de CRM.
What? (O que?) - Investir em um novo CRM
Why? (Por que?) - Evitar informações perdidas entre os departamentos
When? (Quando?) - 01/04/2022
Where? (Onde?) - Ramal de Santa Catarina e filial de São Paulo
Who? (Quem?) - Equipe de TI
How? (Como?) - Ao invés de ter apenas a informação do novo CRM, a ferramenta 5W2H ajudou a tornar a aplicação muito mais simples e prática, já mostrando quais são os próximos passos.
How much? (Quanto?)- ER$ 50 mil
Já neste exemplo, a companhia deseja começar a fazer reuniões 1:1 com sua equipe.
What? (O que?) - Fazer reunião 1:1 no início de todos os dias
Why? (Por que?) - Melhorar o alinhamento das próximas atividades
When? (Quando?) - 05/01/2022
Where? (Onde?) -Ramal e todas as filiais do Brasil
Who? (Quem?) - Gestor de cada área
How? (Como?) - Reunião presencial ou, se houver alguém remoto, por videoconferência
How much? (Quanto?) - Grátis
Da mesma forma, o direcionamento está muito mais claro, o que traz maior riqueza de informações para ajudar na tomada de decisão.
O que significa 5W2H? 5W2H é uma ferramenta de planejamento que ajuda a garantir que todos os aspectos necessários de um projeto sejam considerados. 5W2H significa "What (O que), Why (Por que), When (Quando), Where (Onde), Who (Quem), How Much (Quanto custa) e How (Como)".
Como funciona o 5W2H? O 5W2H funciona identificando as seguintes questões: o que precisa ser feito (What), por quê (Why), onde (Where), quando (When), quem (Who), como (How) e quais os resultados esperados (Result).
5W2H: O que são os 5 porquês? O 5 porquês é uma técnica usada para identificar as causas raízes de um problema. É um método de análise usado para encontrar a causa raiz de um problema, através da repetição da pergunta "por quê?". O objetivo é ir além das causas imediatas e chegar às causas raízes do problema.
Por que devo usar o 5W2H? O 5W2H é uma ferramenta de planejamento útil porque ajuda a garantir que todos os aspectos necessários de uma ação sejam considerados e analisados. Ele também pode ajudar a priorizar as ações, o que pode ser especialmente útil em situações em que há muitas ações que precisam ser tomadas.
Quais são as vantagens do 5W2H? As vantagens do 5W2H incluem a sua simplicidade e a sua eficácia na identificação das necessidades de uma ação. Ele também pode ajudar a garantir que as ações sejam realizadas de forma eficaz e que os resultados esperados sejam alcançados.
Quais são as desvantagens do 5W2H? Uma das principais desvantagens do 5W2H é que ele pode ser um pouco demorado de se usar, especialmente se for necessário considerar muitos aspectos de uma ação. Além disso, ele pode não ser tão útil em situações em que há poucas ações que precisam ser tomadas.
