Rápido, sem firulas e fácil de acompanhar. Essas características descrevem bem o Kanban, uma metodologia ágil criada no Japão que usa recursos visuais para gerenciar as tarefas de um projeto ou etapas de produção. À medida que o trabalho avança, qualquer pessoa dentro do time é capaz de dizer em que ponto do processo está, quem é o responsável, quem vai pegar a tarefa na sequência e até se existe algum gargalo ameaçando a entrega.
O Kanban funciona como um sistema de sinalização (ban) visual (kan) em um quadro, que pode ser uma folha de papel colada na parede, um esquema em uma lousa de vidro ou um software. A ideia central é bem simples. Ao mapear todas as tarefas e exibir em um quadro ou em um fluxograma, o Kanban simplifica o entendimento das etapas e aumenta a eficiência da operação.
Faz sentido, portanto, o título “I Can, You Can, We All Can Kanban” (Eu posso, você pode, todos nós podemos Kanban) em um artigo para a Business Harvard Review, que explica o conceito e sua aplicação como controle de inventário. O Sistema Kanban foi criado originalmente para aumentar a eficiência na produção de automóveis, mas engenheiros de outras indústrias logo entenderam que era possível aplicar o Kanban como ferramenta em praticamente todos os tipos de projeto e segmentos.
A metodologia mostrou-se igualmente útil em processos: por ser tão visual, não demorou muito e os processos ganharam agilidade e transparência, especialmente no boom das startups do Vale do Silício. Pode ser aplicada em qualquer indústria, seja uma fábrica de doces ou a produção de um novo software.
Vamos mostrar a seguir como usar, para que e exemplos para aplicar na sua empresa.
Kanban é uma estrutura ágil que tem sua origem nos princípios da manufatura enxuta (lean), uma metodologia usada principalmente no desenvolvimento de software e na gestão de projetos. O Kanban enfatiza a visualização do trabalho, a limitação do trabalho em andamento (Work in Progress ou WIP) e a maximização do fluxo para melhorar a eficiência.
O termo Kanban surgiu no Japão e seu significado pode ser traduzido como "cartão visual" ou "placa de sinalização". A expressão deriva do sistema que utiliza a movimentação de cartões para ilustrar as tarefas dentro do fluxo de um projeto. À medida que o trabalho avança em uma etapa do processo, o cartão se movimenta dentro das tabelas. Isso permite que as equipes envolvidas no projeto possam visualizar seu trabalho, identificar gargalos e melhorar continuamente seus processos.
Os princípios da Metodologia Kanban foram criados como parte do desenvolvimento do Sistema Toyota de Produção (TPS). O engenheiro japonês Taiichi Ohno é considerado o principal nome no desenvolvimento do TPS e o “pai do Sistema Kanban”. Ele ampliou as ideias do engenheiro Kiichiro Toyoda, que trouxe a ideia da produção em massa de automóveis para o Japão, mas com a preocupação em maximizar eficiência e produtividade e minimizar desperdício.
Após visitar supermercados nos Estados Unidos, Taiichi Ohno desenvolveu a ideia de um sistema de estoque de peças baseado na taxa de demanda. Ele teorizou que a cadeia de produção da Toyota poderia ser gerenciada da mesma forma: a taxa do processo de produção seria usada para determinar a demanda do processo anterior, ao longo de toda a cadeia.
Ele decidiu usar cartões de papel para representar as ações necessárias dentro da cadeia produtiva. Por exemplo: um cartão em um contêiner vazio de matérias-primas indica que é preciso restabelecer o estoque. Taiichi Ohno detalhou suas conclusões e todo o pensamento e aplicação do Kanban no livro "Toyota Production System - Beyond Large-Scale Production" (Sistema Toyota de Produção - Além da Produção em Grande Escala), que ajudou a popularizar a metodologia.
No início, o Kanban foi usado para gerenciar o estoque da Toyota, regulando o fluxo de materiais e informações no processo de produção, minimizando o desperdício e otimizando os níveis de estoque. A visão de que a eficiência é parte de um processo constante de priorização e melhoria explica o seu lema: "Pare de começar, comece a terminar".
"Diz-se que a melhoria é eterna e infinita. Deveria ser dever daqueles que trabalham com o Kanban continuar melhorando-o com criatividade e desenvoltura, sem permitir que ele se torne fixo em qualquer estágio."
Taiichi Ohno, o principal criador do Sistema Toyota de Produção e "pai do Kanban"
Mas o Sistema Kanban entrou de vez para a lista das abordagens favoritas da turma de tecnologia depois que David J. Anderson desenvolveu um sistema puxado no Grupo de Engenharia de Manutenção da Microsoft, em 2004. Ele percebeu que o sistema funcionava como um Kanban virtual e trabalhou para refinar a implementação, junto com sua equipe. O quadro Kanban, as sprints, limites de tarefas em andamento (work in progress ou WIP), classes de serviço e swimlanes tomaram forma até 2007. Ele batizou a estrutura como Método Kanban, com "K" maiúsculo, para diferenciá-lo do modelo anterior, o kanban.
Visualização do fluxo de trabalho
O Kanban fornece uma representação visual do fluxo de trabalho, permitindo que as equipes vejam os itens de trabalho à medida que progridem do início ao fim. Essa transparência ajuda a identificar gargalos e melhorar a eficiência.
Flexibilidade
O Kanban oferece flexibilidade no gerenciamento de itens de trabalho. Não há iterações ou sprints fixos, o que permite que as equipes se adaptem às mudanças de prioridades e requisitos com mais facilidade.
Limitação do trabalho em andamento (WIP)
O Kanban enfatiza a limitação do número de itens de trabalho em andamento em um determinado momento. Isso evita a sobrecarga dos membros da equipe e garante que o trabalho seja concluído antes que novas tarefas sejam iniciadas, levando a um fluxo mais suave e a tempos de ciclo reduzidos.
Entrega contínua
Com seu foco no fluxo e nos limites de WIP, o Kanban incentiva uma abordagem de entrega contínua, em que os itens de trabalho são entregues aos clientes assim que são concluídos. Isso leva a ciclos de feedback mais rápidos e a uma maior satisfação do cliente.
Melhoria incremental
O Kanban incentiva a melhoria contínua por meio do uso de métricas e retrospectivas regulares. As equipes podem identificar áreas de melhoria e implementar mudanças de forma incremental, levando a melhorias graduais, mas constantes, na produtividade e na qualidade.
Comunicação e colaboração aprimoradas
O Kanban promove a colaboração e a comunicação dentro das equipes ao tornar o fluxo de trabalho visível para todos. Os membros da equipe podem ver facilmente o status das tarefas e colaborar na resolução de problemas ou dependências.
Adaptabilidade
O Kanban é adequado para ambientes em que os requisitos mudam com frequência ou são imprevisíveis. Sua natureza adaptativa permite que as equipes respondam rapidamente às mudanças de prioridades e às demandas do mercado.
O Kanban é um método popular usado na gestão de projetos e no desenvolvimento de software para visualizar o trabalho, limitar o trabalho em andamento e maximizar a eficiência. No âmbito das metodologias ágeis, o Kanban se destaca como uma ferramenta altamente eficaz para aumentar a eficiência e a transparência do fluxo de trabalho.
A seguir, os elementos do Kanban:
O ponto central do Kanban é a visualização do trabalho. Isso geralmente é feito por meio de um quadro Kanban, uma representação visual do fluxo de trabalho dividido em colunas que representam diferentes estágios do trabalho. As tarefas ou itens a serem concluídos são representados por cartões ou notas adesivas, que se movem pelo quadro à medida que o trabalho avança.
O Kanban enfatiza a limitação da quantidade de trabalho em andamento em um determinado momento. Os limites de WIP são definidos para cada estágio do fluxo de trabalho, evitando a sobrecarga de recursos e garantindo um fluxo constante de trabalho. Ao impor limites de WIP, as equipes podem manter o foco, reduzir a multitarefa e identificar gargalos com mais facilidade.
O objetivo final do Kanban é obter um fluxo de trabalho fluido e contínuo do início ao fim. Ao visualizar o fluxo de trabalho e gerenciar os limites de WIP, as equipes podem otimizar seus processos para minimizar atrasos e maximizar o rendimento. As métricas de fluxo, como tempo de ciclo e tempo de espera, ajudam as equipes a avaliar e melhorar seu desempenho ao longo do tempo.
O Kanban incentiva a implementação de ciclos de feedback para facilitar a melhoria contínua. As retrospectivas regulares permitem que as equipes reflitam sobre seus processos, identifiquem áreas de melhoria e façam os ajustes necessários. Além disso, o feedback das partes interessadas e dos clientes ajuda a garantir que o produto entregue atenda às suas expectativas e requisitos.
Como se trata de um sistema em que a clareza é um dos pilares, o Kanban segue algumas regras que devem ser explicadas logo no início do projeto para os times envolvidos.
Ao aderir a essas regras e princípios, as equipes podem aproveitar o poder do Kanban para agilizar seus fluxos de trabalho, aumentar a produtividade e agregar valor aos clientes com mais eficiência. Seja aplicado no desenvolvimento de software, na fabricação ou em qualquer outro domínio, o Kanban oferece uma abordagem flexível e adaptável para gerenciar o trabalho e alcançar o sucesso.
Tanto o Kanban quanto o Scrum são metodologias que têm seus próprios pontos fortes e fracos, e a escolha entre elas depende de fatores como a natureza do projeto e a capacidade de execução.
Estabelecer e implementar as etapas do Sistema Kanban significa introduzir mais eficiência a qualquer processo, em qualquer negócio de qualquer segmento. Vamos considerar uma empresa da economia tradicional, como a produção de móveis. A ideia do Kanban é agilizar seu processo de produção, minimizar o desperdício, otimizar a utilização de recursos e fornecer produtos de alta qualidade a seus clientes em um ambiente de economia tradicional.
Aqui está uma descrição passo a passo de como o Kanban poderia ser implementado em uma empresa desse tipo:
Aquisição de matéria-prima: Essa etapa envolve a aquisição de matérias-primas, como madeira, parafusos, pregos e outros componentes necessários para a produção de móveis.
Fabricação: A etapa de fabricação envolve o corte, a modelagem, a montagem e o acabamento das peças de mobiliário.
Controle de qualidade: Depois que o móvel é fabricado, ele passa por uma verificação de controle de qualidade para garantir que atenda aos padrões da empresa e às exigências do cliente.
Embalagem: Depois de passar pelo controle de qualidade, os móveis são embalados de forma segura para evitar danos durante o transporte.
Distribuição: Os móveis embalados são então distribuídos para atacadistas, varejistas ou diretamente para os clientes.
Crie um quadro Kanban físico ou digital com colunas que representem cada estágio do fluxo de trabalho. Cada coluna deve ter espaços designados para cartões que representam tarefas individuais ou pedidos de móveis.
Estabeleça limites de work in progress (WIP) para cada estágio do fluxo de trabalho com base na capacidade dos recursos e na capacidade de produção da empresa. Por exemplo, a etapa de fabricação pode ter um limite de WIP de cinco peças de móveis por vez para evitar gargalos e garantir uma produção eficiente.
Coloque cartões ou notas adesivas no quadro Kanban para representar cada pedido de móveis à medida que ele avança pelos estágios do fluxo de trabalho. À medida que as tarefas passam de um estágio para outro, atualize o quadro adequadamente para manter a visibilidade e a transparência.
Adote um sistema puxado em que as tarefas ou os pedidos sejam colocados em produção somente quando houver capacidade e demanda disponíveis. Isso ajuda a evitar a superprodução e minimiza o desperdício no processo de fabricação.
Monitore regularmente o quadro Kanban para identificar gargalos, atrasos ou ineficiências no fluxo de trabalho. Resolva qualquer problema imediatamente para manter um fluxo de trabalho tranquilo e atender à demanda do cliente de forma eficaz.
Realize retrospectivas (revisões) regulares com a equipe para analisar o processo Kanban, identificar áreas de melhoria e implementar mudanças para aumentar continuamente a eficiência, a qualidade e a satisfação do cliente.
Esteja preparado para adaptar o sistema Kanban para acomodar mudanças na demanda do cliente, tendências de mercado ou capacidades de produção. A flexibilidade e a agilidade são fundamentais para garantir o sucesso de longo prazo da empresa.
Os princípios do Kanban podem beneficiar as empresas tradicionais de várias maneiras, melhorando a gestão do fluxo de trabalho, aumentando a produtividade e promovendo a melhoria contínua. Aqui estão alguns exemplos de como uma empresa tradicional poderia se beneficiar da aplicação do Kanban:
Gerenciamento de estoque
Uma empresa de varejo pode usar o Kanban para gerenciar os níveis de estoque de forma eficaz. Cada categoria de produto pode ter seu próprio quadro Kanban com colunas que representam estágios como "Pedido feito", "Em trânsito", "No depósito" e "Disponível para venda". Ao visualizar o fluxo de estoque, a empresa pode otimizar os pontos de reabastecimento, reduzir a falta de estoque e minimizar os custos de retenção de estoque em excesso.
Atendimento ao cliente
Um departamento de Atendimento ao Cliente pode implementar o Kanban para gerenciar as solicitações ou tíquetes de clientes que chegam. Cada tíquete pode ser representado como um cartão Kanban no quadro, com colunas que representam estágios como "Novas solicitações", "Em andamento", "Resposta pendente do cliente" e "Resolvido". Essa abordagem ajuda a priorizar as tarefas, acompanhar o progresso e garantir a resolução oportuna dos problemas dos clientes.
Gestão de projetos
Empresas tradicionais baseadas em projetos, como empresas de construção ou agências de marketing, podem usar o Kanban para gerenciar fluxos de trabalho de projetos. Cada projeto pode ter seu próprio quadro Kanban, com colunas que representam estágios como "Planejamento", "Design", "Execução" e "Revisão". Os membros da equipe podem colaborar com mais eficiência, rastrear dependências de tarefas e identificar possíveis gargalos para garantir que os projetos sejam concluídos no prazo e dentro do orçamento.
Manufatura
As empresas de manufatura podem aplicar os princípios do Kanban para agilizar os processos de produção e reduzir o desperdício. Por exemplo, o chão de fábrica pode usar cartões Kanban para sinalizar quando os níveis de estoque de matérias-primas ou componentes estão ficando baixos. Isso aciona os pedidos de reabastecimento, garantindo um fluxo constante de materiais e evitando atrasos na produção devido à falta de estoque.
Grandes empresas adotaram o Kanban e outras metodologias ágeis em suas operações comerciais. A seguir, você verá exemplos de empresas do setor automotivo, varejo, farmacêutica e tecnologia que usam Kanban. Esses exemplos mostram como o Kanban pode ser aplicado em diferentes setores e funções de negócios para gerar melhorias na eficiência, produtividade e desempenho.
Spotify
Um bom exemplo é a plataforma de streaming de áudio Spotify, que aplica a metodologia Kanban como parte de suas práticas de desenvolvimento ágil de software. Nas equipes de engenharia do Spotify, o Kanban é usado para gerenciar o fluxo de trabalho e priorizar tarefas em diferentes projetos e iniciativas. Cada equipe de engenharia normalmente tem seu próprio quadro Kanban, que serve como uma representação visual do fluxo de trabalho e das tarefas da equipe.
Ao usar o Kanban, as equipes de engenharia do Spotify podem:
A adoção do Kanban pelo Spotify reflete seu compromisso com os princípios Agile e a melhoria contínua no desenvolvimento de software. A empresa utiliza o Kanban para promover uma cultura de transparência, colaboração e inovação, permitindo que suas equipes de engenharia forneçam produtos de software de alta qualidade para milhões de usuários em todo o mundo.
Toyota
Como berço do sistema Kanban, a Toyota continua a usar o Kanban extensivamente em seus processos de fabricação para otimizar o fluxo de produção, minimizar o estoque e melhorar a eficiência.
Microsoft
A Microsoft adotou o Kanban para desenvolvimento de software e gerenciamento de projetos em várias equipes e departamentos. As equipes da Microsoft usam ferramentas como o Azure DevOps (antigo Visual Studio Team Services) para visualizar o trabalho, gerenciar tarefas e acompanhar o progresso usando quadros Kanban.
Zara
A Zara, uma das maiores varejistas globais de moda, usa os princípios Kanban em sua gestão da cadeia de suprimentos para permitir a produção e a distribuição de moda rápida. Ao monitorar de perto a demanda dos clientes e usar sistemas do tipo Kanban para gerenciar o estoque e a produção, a Zara pode responder rapidamente às tendências do mercado e entregar novos produtos às lojas em semanas.
Siemens Healthineers
A Siemens Healthineers, uma empresa líder em tecnologia médica, implementou o Kanban em seus departamentos de desenvolvimento de software e P&D para melhorar a colaboração, agilizar os fluxos de trabalho e fornecer produtos com mais eficiência.
