Além de orientar e auxiliar seus liderados, a gestão de tempo no trabalho também figura entre as principais atribuições de um gestor.
Nós vivemos em um tempo em que a multidisciplinaridade é fundamental para praticamente todo profissional, com uma forte ascensão das soft skills (habilidades comportamentais). Entre elas, uma merece destaque, embora nem sempre o receba: a gestão de tempo.
De fato, essa é uma habilidade que sempre foi importante. Porém, hoje em dia, com o home office tendo grande perspectiva de continuidade para muitas empresas, sua importância é ainda maior, pois as pessoas estão tendo mais dificuldades de gerir o seu tempo, neste novo formato de trabalho.
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É comum no mundo corporativo muitos profissionais se queixarem de não conseguirem dar conta de suas tarefas do dia a dia, o que já foi comprovado estatisticamente.
De acordo com uma pesquisa da Zapier¹, feita com 1.000 trabalhadores de conhecimento, 18% deles gastam menos de 1 hora por dia em suas funções principais do trabalho.
A pesquisa também trouxe outros números interessantes, como o fato de 81% desses colaboradores gastarem menos de 3 horas por dia com trabalho criativo e de 90% deles gastarem até 5 horas checando apps de mensagens todos os dias.
Gestão de tempo é o processo de organizar e planejar como dividir seu tempo entre diferentes atividades para aumentar a eficiência e a produtividade.
Envolve definir prioridades, estabelecer metas claras, criar cronogramas e utilizar ferramentas de acompanhamento, como listas de tarefas e calendários.
Ao administrar o tempo de forma eficaz, é possível reduzir o estresse, melhorar o foco e alcançar um equilíbrio melhor entre vida profissional e pessoal, garantindo que as tarefas mais importantes sejam concluídas de maneira oportuna.
Um gestor pode ser responsável por uma equipe que está tentando gerenciar melhor o tempo e consequentemente suas atividades para ter uma produtividade maior. Felizmente, existem maneiras que direcionam como um gestor deve ajudar seus liderados.
Assim como as metodologias e dinâmicas de trabalho estão sendo mudadas, o formato de liderança também tem sido impactado com mudanças nos últimos tempos.
Hoje, a maioria dos profissionais estão mais exigentes e desejam ter um emprego que ofereça um ambiente acolhedor e melhor estruturado.
Com a mudança de perfil dos profissionais, os líderes precisam encontrar o melhor formato para ser um bom gestor nesse novo cenário. Afinal, a liderança tem uma grande responsabilidade no sucesso ou fracasso do time, já que a função é muito mais complexa do que apenas delegar funções e acompanhar resultados.
Para melhorar a gestão de tempo no trabalho, o gestor que quer ajudar o seu time a organizar melhor suas demandas deve primeiramente considerar a si mesmo como exemplo antes de se frustrar com seus liderados ou até mesmo antes de dar feedbacks severos, que não vão trazer a solução do problema.
Para lhe ajudar, nós separamos algumas dicas interessantes, baseadas em um artigo de Elizabeth Grace Saunders, especialista em gerenciamento de tempo, para a Harvard Business Review (em inglês), mas também com outras fontes, pesquisas e informações complementares.
Saunders inicia com uma frase breve, mas certeira: “Presença física nem sempre equivale à presença mental.”
Portanto, seja no escritório ou em casa, é importante saber como virar a chave entre tempo profissional e tempo pessoal para se dedicar ao que é necessário naquele momento.
As seguintes dicas são de grande valia para que você tenha uma melhor gestão de tempo no Home Office, mas também para além dele, como quando as atividades puderem voltar para o presencial, ou até mesmo em outras áreas da sua vida. Confira:
Você pode ter algumas atividades que faz todas as manhãs antes de começar a trabalhar, mesmo que esteja em casa.
Pode ser colocar as roupas na lavadora, preparar uma xícara de café, ler as notícias do dia ou tomar um banho depois de levantar da cama, por exemplo.
Não existe uma rotina pré-definida: é necessário ver o que funciona para você. Seja o que for, tente fazer essas atividades da mesma forma todos os dias. O ponto está em fazer o cérebro entender que, depois daquele conjunto de atividades, ele deve entrar no “modo de trabalho”.
Charles Duhigg, autor do livro “O Poder do Hábito”, concedeu uma entrevista à NPR que cita estudos de neurocientistas, que traçaram nossos comportamentos de criação de hábitos a uma parte do cérebro chamada de gânglio basal, também importante na construção de emoções, memórias e reconhecimento de padrões.
As decisões, por sua vez, são feitas em outra parte do cérebro, chamada de córtex pré-frontal. Porém, assim que um comportamento se torna automático, a parte responsável pela tomada de decisões em nosso cérebro entra em “modo de espera”, ou seja, quando construímos hábitos não exigimos energia para a tomada de decisão.
Duhigg diz que quando construímos um hábito, de fato, nosso cérebro começa a trabalhar menos, ficando quase desligado, o que é uma vantagem, já que significa que podemos usar toda a atividade mental para outra coisa. É por isso que dirigir se torna algo automático depois de algum tempo, por exemplo.
Traçando um paralelo com a gestão de tempo e produtividade, podemos fazer essas primeiras atividades do dia – que também são importantes – sem gastar energia, garantindo energia mental para as atribuições do trabalho que virão em seguida.
Para aumentar a produtividade e a clareza, seja no trabalho ou fora dele, é importante planejar o que será feito naquele dia.
Isso inclui saber a que horas serão suas reuniões, em quais projetos você trabalhará e quando você irá reservar algum tempo para tarefas como responder aos e-mails, por exemplo.
Esse mesmo planejamento também pode ser feito para suas noites, pensando no que você fará em seu tempo de lazer ou se simplesmente o utilizará para seu descanso.
Ao saber que tudo tem o seu “lugar”, como a hora certa em que você trabalhará em uma apresentação ou aquele momento da noite em que você procurará algumas atividades divertidas para fazer com seus filhos, ajuda a não sentir que somos “obrigados” a trabalhar no horário de lazer e vice-versa. Trazendo maior foco para cada etapa do dia.
Geralmente, esses planos são feitos pela manhã ou na noite do dia anterior. Estude o que funciona melhor para você e veja como isso pode ajudar na sua produtividade.
Isso está totalmente de acordo com o artigo “Free Time Management Contributes to Better Quality of Life: A Study of Undergraduate Students in Taiwan” publicado no periódico Journal of Happiness Studies.
Os resultados do estudo podem indicar que pessoas que gerenciam bem seu tempo livre terão uma melhor qualidade de vida. Certamente, isso também contribui positivamente para a gestão de tempo e produtividade.
É compreensível a necessidade de ter alguma comunicação pessoal durante o horário de trabalho, e o oposto também se aplica. Porém, é importante priorizar a comunicação de acordo com o contexto em que estamos inseridos.
Em outras palavras, durante as horas em que queremos focar no trabalho, o ideal é reduzir a comunicação pessoal, desligando-se de grupos de Whatsapp, por exemplo.
Depois do horário de trabalho, é só inverter a situação: só responder mensagens de trabalho que sejam realmente importantes.
Ao fazer isso, não apenas investiremos o tempo no lugar certo como também estaremos mentalmente presentes na vida profissional e também na vida pessoal.
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Essa dica de gestão de tempo é bem parecida com a primeira, mas se baseia no oposto, ou seja, em uma rotina para o final do período de trabalho.
Quando faltarem por volta de 30 minutos para encerrar sua jornada de trabalho naquele dia, você pode fazer uma checagem final para confirmar se respondeu todas as mensagens importantes e olhar seu checklist para saber se completou as principais atividades do dia, por exemplo.
Caso você perceba que terá que trabalhar até mais tarde, é importante decidir exatamente o que será feito e até que horas, como “terminar a apresentação sobre o novo produto da empresa até as 21:00h”, por exemplo.
Ao ser tão específico, você evita ter um monte de pensamentos em sua mente durante a noite dizendo que deveria estar trabalhando, mas sem saber exatamente em que e até que horas.
Inclusive, falando sobre o horário de parar de trabalhar, podemos olhar novamente para a ciência, como mostra o estudo “The Productivity of Working Hours”, de John Pencavel.
Ele tentou quantificar a relação entre as horas trabalhadas e a produtividade, e a conclusão foi que ela começa a cair levemente depois de 50 horas trabalhadas durante a semana, caindo abruptamente depois das 55 horas semanais.
Se você é um gestor que está buscando ajudar sua equipe com a gestão de tempo, os seguintes passos práticos podem ajudar a reverter esta situação:
Se a pessoa está sob a sua gestão há muito tempo, provavelmente vocês já passaram por altos e baixos de emoções. Um gestor sabe que seus sentimentos variam de acordo com a gravidade da situação, expectativas e personalidade.
É importante que você reconheça seus próprios sentimentos antes de dar feedback ao seu funcionário. Escreva em um papel os sentimentos que você esteja sentindo de uma maneira fluida
Não compartilhe seus pensamentos ou sentimentos ruins com seus subordinados por nenhuma via, seja por e-mail ou de qualquer outra forma.
Este exercício é para que você possa tomar consciência de seu próprio estado interno. Processe o que você está sentindo, em uma análise que pode ser feita sozinha ou com uma pessoa de confiança.
Avalie honestamente o que pode estar causando o incômodo. É falta de controle? Medo? Ansiedade? Estresse?
Esse processo ajuda você a liberar emoções negativas reprimidas antes do feedback para que você não seja excessivamente severo com seu subordinado direto e acabe fazendo mais mal do que bem.
A liderança vai muito além de delegar tarefas, ela vai envolver o autoconhecimento.
O seu liderado pode ter dificuldades para gerenciar o tempo, mas é preciso fazer uma avaliação de você mesmo para ter a certeza de que está ou não contribuindo com o problema de alguma forma antes mesmo do feedback.
O que não pode acontecer da parte do gestor::
Lembre-se que suas ações podem estar desempenhando um papel nesta situação, seja de maneira positiva ou negativa, sendo parcialmente culpado pelas dificuldades que eles enfrentam.
Ao identificar esses problemas antes do feedback, você pode continuar reconhecendo onde também poderia ter feito melhor e chegar com uma solução assertiva para o eventual problema.
Depois de saber exatamente o que está incomodando, comunique com calma o que você precisa, quando precisa e porque precisa.
Você também pode perguntar a eles o que precisam de você para ajudá-los com uma boa entrega.
Embora seja difícil conter a frustração por uma demanda não entregue no prazo ou com a qualidade esperada, é necessário que a abordagem não seja feita de forma rude para não deixar a equipe desmotivada ou na defensiva.
É para que tais momentos sejam mais tranquilos que é importante cultivar uma cultura organizacional que preza por uma comunicação aberta e direta.
Assim, a situação tende a ser contornada de maneira mais natural.
Em algumas situações, simplesmente dar orientações sobre o que você precisa ou deseja pode ser suficiente.
Porém, em outras, você precisará fazer mais para que tudo progrida a contento, o que mostra a clara diferença entre um chefe e um líder.
Para começar, considere tomar as seguintes medidas:
É importante haver um gerenciamento mais de perto sobre atualizações diárias.
Separe um horário na sua agenda para uma reunião de 10 minutos com a equipe, onde será abordado o desenvolvimento do que foi solicitado.
Quando você começar a perceber o movimento na direção certa, reconheça o desempenho do seu liderado.
Muitos gestores pensam que um feedback positivo antes da conclusão pode fazer com que o funcionário entre na zona de conforto, mas o oposto também pode acontecer.
O reconhecimento do trabalho pode ser um empurrão para aumentar a confiança, positividade e motivação, impulsionando para resultados cada vez melhores.
Geralmente, as pessoas sabem exatamente onde precisam dar uma atenção maior, seja no seu comportamento ou na qualidade do trabalho.
O seu subordinado direto provavelmente tem conhecimento de que ele precisa melhorar a sua gestão de tempo, e quando você, como gestor, se coloca à disposição para ajudá-lo, pode motivá-lo a buscar ferramentas e métodos para resolver o problema, resultando assim na diminuição de emoções negativas sobre o seu trabalho.
Lembre-se de que vocês estão no mesmo time. Em vez de somente apontar o problema, busque estar junto para a construção de uma jornada mais sólida e duradoura.
Para ajudar o seu liderado a entender como ele deve organizar suas prioridades de entrega e ter melhores resultados na gestão de tempo no trabalho, é importante que você compreenda primeiramente a individualidade desse profissional.
Invista em uma comunicação clara e busque entender quais as dificuldades e necessidades desse colaborador. Além disso, você deve deixar claro para a equipe quais são as tarefas circunstanciais, importantes e urgentes.
Isso vai ajudar o profissional a entender como ele deve organizar suas demandas e o que deve ter a entrega priorizada.
Cada tipo de tarefa tem um diferente nível de prioridade, e é importante entender como diferenciar tais atividades de modo a saber como alocar os recursos necessários para sua realização.
Basicamente, elas podem se dividir entre circunstancial, importante e urgente.
A tarefa circunstancial é aquela não vai agregar valor, um trabalho que o colaborador vai gastar tempo de forma inútil.
Esse tipo de demanda vai fazer com que a equipe gaste muito tempo, mas o resultado será quase que nulo.
Por isso, você deve repensar de forma estratégica, qual tarefa circunstancial realmente vale a pena que o colaborador use seu tempo para investir.
Esse tipo de demanda é aquela que você deve incentivar a equipe a ter o máximo de foco e dedicação.
São as demandas importantes que devem ter maior atenção dos colaboradores, já que são elas que impactam positivamente e geram resultados expressivos e visíveis para a empresa.
Você, como líder, deve ter em mente que as tarefas urgentes necessitam de atenção imediata da equipe, já que a principal a barreira para ela ser executada com urgência é o tempo.
O curto prazo pode resultar em um alto nível de estresse e ansiedade na equipe. Portanto, nesses casos, é importante que você demonstre empatia e tranquilidade para que os colaboradores consigam realizar o desafio com o mínimo de estresse possível.
Além disso, é importante demonstrar domínio no assunto para que o liderado entenda que, caso haja necessidade de suporte, ele pode contar com o gestor.
Agora, que você entendeu o que o circunstancial, urgente e importante, saiba como ajudar seu liderado a priorizar o que deve ser feito primeiro.
Outra ferramenta interessante para a priorização de atividades é a matriz GUT.
Também conhecida como matriz de prioridades, ela pode ajudar muito no momento em que há necessidade de orientação para a tomada de decisões, na gestão de tempo, prioridades e na resolução de problemas.
Matriz GUT, que analisa a Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T) das atividades, o que é bem importante para sua priorização.
Ela vai auxiliar você e sua equipe a entender o que é prioridade na entrega, organizando as demandas de acordo com a gravidade (G), urgência (U) e tendência (T). Por exemplo, para saber qual tarefa priorizar é possível criar uma tabela e listar o seguinte:
Com isso, basta avaliar qual é a gravidade, urgência e tendência de cada item listado.
Após finalizar essa etapa, você deve dar uma nota de 1 a 5 para cada aspecto mencionado e multiplicar essas notas com a fórmula de (G x U x T). Após obter o resultado, o item com valor mais alto deve ser sua prioridade.
A gravidade significa o impacto que vai ser causado nos envolvidos, dada a importância de analisar qual será a gravidade do problema ou ação para a empresa, equipe e processos internos. Por exemplo:
A urgência refere-se ao prazo ou tempo para que a tarefa seja realizada ou o problema seja resolvido.
Portanto, na hora de analisar o resultado, caso o nível de urgência seja alto, a equipe terá menos tempo para trabalhar na ação ou problema.
Por fim, ao analisar a tendência, será possível entender qual o potencial de agravamento da questão caso ela não seja resolvida no tempo apropriado.
A tendência de diminuição ou mesmo o desaparecimento do problema também é analisada.
Além do crescimento, a tendência de redução ou desaparecimento do problema também podem ser consideradas na análise da tendência. Saiba como dar uma nota:
Uma vez que tiver definido as pontuações para cada atividade, basta fazer a multiplicação dos três fatores conforme mencionado anteriormente para saber quais tarefas são mais prioritárias e quais são menos.
Com isso em mãos, é fundamental deixar toda a equipe ciente. Assim, ela terá facilidade para encontrar as tarefas que devem ser priorizadas e as que podem esperar, o que otimiza a gestão de tempo e produtividade.
Ter uma equipe de alta performance, composta por profissionais de alto calibre, é fundamental para conseguir otimizar seus resultados.
Porém, para tal, é preciso que seu tempo, um recurso finito e altamente valioso, seja empregado da melhor maneira possível.
Nem sempre é simples fazer tais priorizações, mas todos esses pontos devem ser claros para que toda a equipe tenha seus vetores alinhados na mesma direção e, melhor ainda, consiga percorrer este recurso na velocidade necessária.
Depois de aprender mais sobre gestão de tempo no trabalho, se você deseja dar tração para a sua empresa, saindo apenas do operacional para alcançar a escala, conheça a Imersão G4 Traction e aprenda o que você precisa saber para conseguir focar no estratégico.
