PDCA

O ciclo PDCA é uma metodologia de planejamento e organização criada há quase 100 anos por Walter A. Shewart, mas ainda é relevante às empresas e deve ser dominada por gestores.

Compreender o significado de PDCA e como colocar o método em prática para alcançar resultados gerenciais e organizacionais é fundamental para explorar essa possibilidade. Conheça a seguir!

O que é PDCA?

PDCA é uma sigla que tem quatro componentes que explicam o nome e, ao mesmo tempo, a operacionalização da metodologia:

1 – plan (planejar);
2 – do (fazer);
3 – check (verificar);
4 – act (agir).

As etapas do PDCA são pensadas para contribuir no mapeamento de problemas, definição de soluções, execução e ajustes.

Não se trata de uma trilha, com uma tarefa após a outra chegando a um fim, mas sim um ciclo, de forma que não há um fim pré-determinado e pode ser necessário refazer o ciclo várias vezes para resultados satisfatórios.

Cada um desses termos constitui um passo de implementação com o objetivo de solucionar problemas e proporcionar a melhoria contínua dos processos.

Como visto, a metodologia foi desenvolvida na década de 1920, mas ficou mais conhecida nos anos 50 pelas aplicações do estatístico William Edwards Deming. No Brasil a ferramenta foi popularizada nos anos 1980.

Apesar de já ter história, a eficiência do método fez com que ele fosse incorporado em outras metodologias mais recentes, como o SCRUM e Design Thinking, além de ser recomendado pela norma internacional ISO 9001:2015 entre os princípios da boa gestão.

Como funciona e pra que serve as etapas do PDCA?

O ciclo PDCA é indicado para resolução de problemas, auxílio na tomada de decisão estratégica e otimização de processos.

Cada etapa da metodologia é composta por passos que contribuem para alcançar os objetivos definidos com a ferramenta.

PLAN Planejamento

A primeira etapa é a de planejamento, sendo focada nas demandas estratégicas do projeto, como:

• identificação e análise do problema;
• levantamento de dados e métricas;
• avaliação das causas do problema;
• elaboração de um plano de ação, incluindo metas e passo a passo.

DO Fazer/Executar

Em seguida, é a etapa de colocar o plano em prática por meio da execução do que foi planejado. Pode incluir, por exemplo, treinamentos para que seja possível executar o passo a passo definido anteriormente.

CHECK Verificação

Nessa etapa da metodologia PDCA é a vez que avaliar cada ação colocada em prática, mapeando especialmente se as metas pré-definidas estão sendo alcançadas conforme os prazos estipulados.

Principalmente em soluções digitais, o uso de ferramentas para levantar e acompanhar as métricas contribui no sucesso dessa etapa.

Também durante o “check” devem ser identificados gargalos, erros e oportunidades de otimização das ações estabelecidas com base nos dados levantados a partir da etapa de execução.

ACT Agir

A última etapa é um convite a agir e ajustar a proposta de acordo com a checagem realizada anteriormente.

Se, por exemplo, o projeto deu resultados, é possível ampliá-lo ou padronizá-lo em outras áreas da companhia.

Enquanto se não entregou as metas estabelecidas, é o momento de corrigi-lo, retomando o início do método a partir de novo planejamento e assim sucessivamente.

Exemplos de PDCA

O PDCA pode ser adotado em vários contextos, como na otimização de um serviço, na melhora do atendimento ao cliente, na retenção de clientes, na adoção de uma nova ferramenta etc.

Vamos a um exemplo prático? Imagine uma empresa com problemas na retenção de clientes devido à má qualidade do atendimento.

• planejamento: para aumentar a retenção o foco do ciclo PDCA para três meses é melhorar o atendimento ao cliente nos canais digitais da marca, pois observou-se insatisfação com o suporte prestado;
• execução: é realizado um treinamento de atendimento com os profissionais de marketing seguindo uma cartilha de suporte ao cliente;
• verificação: as métricas de satisfação, como o net promoter score (NPS) são monitoradas e investiga-se o que não funcionou no plano estabelecido;
• ajuste: o plano é corrigido considerando os insights gerados com a experiência do primeiro ciclo do projeto.

Portanto, há um enorme potencial de aplicação do ciclo PDCA, mas é importante que os gestores compartilhem a flexibilidade do método, pois o sucesso gerencial não se refere apenas ao mapeamento e solução de problemas, mas também aos ajustes e otimizações frequentes conforme novas variáveis são identificadas e incorporadas no processo.

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