Uma das ferramentas mais relevantes utilizadas pelas empresas para planejamento estratégico e gerenciamento das atividades das organizações é a 5W2H. Porém, para entender exatamente todo seu potencial, é indispensável compreender cada pergunta do plano de ação 5W2H em detalhes.
Essa metodologia, além de prática, é essencial para resolução de possíveis problemas e mapeamento de oportunidades de melhoria das companhias.
Isso ocorre devido a seu caráter focado na exploração do autoconhecimento das empresas pelos gestores responsáveis e também na exposição dos fatores mais importantes para que decisões sejam tomadas da forma mais assertiva possível.
É uma ferramenta que facilita a interpretação objetiva e transparente do problema e do ambiente em que está inserido.
Este termo é uma sigla derivada de 7 perguntas-chave em inglês:
A ferramenta consiste justamente em responder essas perguntas. Entretanto, apesar de ser relativamente simples, nem todos entendem exatamente o que cada pergunta quer dizer, limitando sua eficiência e usabilidade.
Com isso, este artigo busca explicar a função de cada pergunta dentro da ferramenta com maior nível de aprofundamento e detalhamento, para que a aplicação e implementação do 5W2H seja simples e eficiente dentro das operações.
Com a compreensão do que significa cada uma das questões do plano de ação 5W2H, o potencial de sua aplicação tende a ser o maior possível.
Entender em que consiste o projeto é o primeiro passo para traçar o caminho até sua realização.
Essa etapa consiste em descrever o objetivo ou projeto e o que será feito. É importante saber definir, de modo curto e direto, o propósito final do projeto, entendendo o resultado final que se deseja alcançar.
Além disso, é importante ajustar as tarefas de cada integrante do projeto de modo específico, destrinchando as etapas do mesmo.
Alguns exemplos de perguntas são os seguintes
Se o escopo do projeto for desenvolver um novo layout para o site da empresa, as obrigações dos membros — o que eles devem fazer — podem ser:
A resposta do porquê de um projeto é a busca por motivos para continuar com a execução da ideia.
Com isso, faz-se importante explicar para a equipe, de modo sucinto e pautado em dados e argumentos, o motivo de se resolver o problema e/ou conquistar o objetivo, valendo também discutir acerca dos aspectos financeiros e qualitativos.
Nesta etapa, entender a relevância da proposta para poder passar aos integrantes é importante para estimular o engajamento da equipe e apresentar novas ideias ao projeto.
Exemplos de perguntas:
Considerando o mesmo exemplo do desenvolvimento de um novo layout para o site da empresa, os porquês podem ser:
Apesar das incertezas que regem o início de um projeto, definir os prazos e cronogramas para entrega das tarefas e conclusão são importantes para demonstrar o senso de responsabilização.
Desse modo, vale citar sempre datas e deadlines, ainda que as mesmas sejam apenas proposições.
Como exemplo de perguntas temos as seguintes:
No exemplo do layout para o site, possíveis pontos são as seguintes:
O local onde o projeto será desenvolvido é outro ponto a se levar em consideração. Esta etapa consiste simplesmente no registro dos locais onde o projeto ocorrerá ou o problema será resolvido, tal qual o local onde as reuniões ocorrerão.
Como exemplos de perguntas podemos ter:
Ainda no mesmo escopo, pode-se pensar no seguinte:
Determinar quem irá executar cada atividade é crucial para mover o projeto, e colocar as pessoas certas nas funções certas pode resultar em significativa eficácia na execução do projeto.
Com isso, faz-se necessário descrever detalhadamente quem são os stakeholders, e se relacionarmos com a primeira pergunta, isso se une com as funcionalidades e tarefas que cada stakeholder deve executar para que o projeto seja bem-sucedido.
Como exemplo de perguntas podemos colocar:
Se o escopo do projeto for a alteração do layout do site, a equipe de programadores e a equipe de designers são exemplos de stakeholders.
O primeiro dos dois “H” dessa metodologia refere-se ao “modus operandi”, os procedimentos a serem seguidos para que o projeto possa ser concluído.
Nesta etapa, é necessário listar os métodos adotados para a execução do projeto e definir critérios de avaliação. É muito importante apresentar e explicar isso de forma objetiva aos stakeholders do projeto, tal como as métricas nas quais eles serão avaliados e como deverão agir para entregar os resultados.
Como exemplo de perguntas podemos considerar o seguinte:
Se o escopo do projeto for a alteração do layout do site, alguns exemplos são:
Não adianta criar um plano ambicioso se ele não for ajustado à realidade financeira da empresa. Estimar os custos do projeto gera maior eficiência e entendimento das operações.
Lembre-se que se o projeto necessitar da aprovação de terceiros, é importante explicitar o ROI (Return on Investment, ou retorno sobre o investimento).
Alguns exemplos de perguntas são:
Algumas possibilidades, ainda considerando o exemplo da alteração de layout do site, são as seguintes:
A metodologia 5W2H permite que se lide com projetos de maneira mais clara, objetiva e organizada, bem como possibilita uma melhor solução de problemas que possam surgir no caminho.
Com isso, ter uma estratégia de implementação deste framework dentro dos projetos e resoluções de problemas da sua empresa pode significar uma maior eficiência de processos e resultados melhores e mais eficazes.
