Empresas que sabem o que é um roadmap passam a ter muito mais controle sobre seus produtos e projetos, desde seu início até a conclusão.
Ao iniciar um projeto, não é raro se perder diante dos múltiplos passos que existem para que o objetivo seja alcançado. Isso acontece, muitas vezes, devido à falta de planejamento e conhecimento sobre o caminho a ser percorrido, e o roadmap é uma ótima alternativa para evitar que isso aconteça.
A técnica entra em cena para mapear os passos, dando uma clareza e senso de localização durante a execução das etapas preestabelecidas, o que é essencial para o sucesso do projeto.
Dados de uma pesquisa da Universidade do Tennessee mostram que 44% dos negócios fecham suas portas durante os primeiros três anos. Além disso, de acordo com a Dun & Bradstreet, empresa especializada em dados, o principal motivo que leva a isso é a falta de planejamento.
Ao conhecer mais sobre o conceito de roadmap, seus principais tipos e quais são as melhores ferramentas para a elaboração de um mapeamento ideal para o sucesso dos projetos, as chances de que seu negócio integre essas estatísticas negativas tendem a ser bem menores.
O roadmap é uma técnica que utiliza ferramentas para proporcionar uma perfeita visão sobre todos os passos, etapas e caminhos a serem percorridos durante a execução de um projeto.
Basicamente, ele consegue unir três questionamentos básicos:
Tais informações são transformadas em um esquema que apresenta detalhes sobre as etapas e também sobre os prazos estipulados para a execução de cada passo.
Assim, esta metodologia descritiva e visual garante uma perfeita organização de todos os processos evolutivos do projeto, alinhando e deixando todos os stakeholders e partes integrantes conscientes sobre a evolução e também em relação às variáveis que estarão presentes no percurso.
Ao iniciar um projeto, é muito comum que surjam diversos pensamentos, então vale ressaltar que o roadmap não serve apenas para roteirizar os passos, mas também para compilar as múltiplas ideias, direcionando-as para os locais ideais dentro do projeto.
O roadmap deve começar definindo claramente o objetivo ou a visão abrangente. Qual é a meta ou o resultado final que o roadmap foi projetado para alcançar? Isso define o contexto para todo o planejamento subsequente.
A linha do tempo é um elemento fundamental de um roadmap. Ele ilustra quando se espera que aconteçam as principais atividades e milestones (marcos). Isso pode ser apresentado em vários formatos, como gráficos de Gantt, calendários ou uma lista cronológica.
Destacar os principais marcos ou eventos significativos que marcam o progresso em direção ao objetivo. Os marcos ajudam os participantes a entender a jornada e a reconhecer as realizações.
Dividir o projeto ou plano em tarefas e atividades específicas. Essas são as etapas acionáveis necessárias para atingir cada marco. As tarefas devem ser bem definidas, com responsabilidades e prazos claros.
Identificar quaisquer dependências ou bloqueios entre tarefas ou milestones. As dependências indicam que determinadas atividades devem ser concluídas antes que outras possam ser iniciadas. Compreender essas relações é fundamental para um planejamento eficaz.
Especificar os recursos necessários para cada tarefa ou marco. Isso inclui pessoal, orçamento, equipamento e quaisquer outros recursos necessários.
Levantar e analisar os possíveis riscos e desafios que podem surgir durante a execução do roadmap. Desenvolver estratégias para mitigação de riscos e planos de contingência.
Descrever como os stakeholders vão receber informações sobre o progresso do projeto, incluindo a frequência dos relatórios, os canais e quem são os responsáveis (DRI) por cada etapa ou tarefa. Fazer essa comunicação de maneira eficaz (repassando a quantidade necessária de informações) é fundamental para manter todos alinhados.
Atribuir a responsabilidade por cada tarefa ou marco a indivíduos ou equipes. A propriedade clara garante que o progresso seja monitorado e que os problemas sejam tratados prontamente.
Definir KPIs mensuráveis para avaliar o progresso e o sucesso. Os KPIs devem estar alinhados com o objetivo e ser usados para avaliar a eficácia do roadmap.
Dentro do contexto que envolve os roadmaps é possível dizer que temos dois modelos principais a serem utilizados: Roadmap de Produtos e Roadmap de Projetos. Mas será que existe diferença entre eles?
De modo geral, os dois tipos também são pautados na gestão, organização e criação visual de um mapa de ações para que os integrantes do processo estejam conscientes sobre as etapas. Porém, ainda é possível identificar algumas particularidades em cada um que podem ser interessantes.
O roadmap de produtos é o resultado da compilação de dados que incluem os objetivos, as necessidades e os desejos dos clientes em relação ao desenvolvimento de um produto, montando então um roteiro visual e personalizado.
Essa roteirização fará com que as expectativas sejam alinhadas e os passos definidos, além de uma organização durante a execução dos passos que envolvem a criação do produto.
De forma mais simples, é possível olhar para o roadmap de produtos da seguinte forma:
Existe também uma forma de mapear ou roteirizar um projeto sem que ela seja específica para elaboração de um produto, mas para a gestão de processos de uma empresa. Nesse caso, pode-se dizer que o ideal é que seja feito um roadmap de projetos.
Ele segue a mesma premissa já explicada, onde as ideias e dados são coletados para que os caminhos em direção à finalização do projeto sejam apontados.
Dentro desse processo de organização, também é possível utilizar os OKRs (Objectives and Key Results), metodologia de gestão que funciona como um protocolo colaborativo de definição de metas para que tudo ocorra de forma mais controlada.
De forma mais simplificada, o roadmap de projetos poderia ser visto da seguinte maneira:
Confira também: Gestão de tempo: otimizar a vida profissional e pessoal
Sabendo que o roadmap é uma metodologia capaz de organizar visualmente os passos de um projeto, deixando claro em qual etapa ele está, é evidente que a sua utilização só tem a trazer benefícios para as companhias.
Fazendo um exercício rápido e trazendo um pouco do conceito para a realidade, basta pensar nas seguintes questões com a mente de um empreendedor ou empresário:
Onde o seu projeto ou negócio está hoje? Você tem muito claro o seu objetivo final ou em qual ponto você deseja chegar?
Embora as perguntas pareçam simples, nem todos possuem as respostas exatas. Este é um pouco preocupante, tendo em vista que sem objetivos claros, fica praticamente impossível agir a favor da evolução e crescimento da empresa.
O roadmap é capaz de proporcionar um entendimento maior sobre um projeto específico e também sobre a empresa como um todo, aprimorando e beneficiando os processos das seguintes maneiras:
A criação de um roadmap também requer organização para que ele fique completo e seja útil para otimizar e organizar os processos. Dessa forma, podemos dividir a criação em cinco etapas que servem como base para serem utilizadas nos múltiplos contextos empresariais.
Em primeiro lugar, é preciso definir quais são os objetivos do projeto e quais estratégias serão utilizadas. É nesta etapa que devem ser feitas pesquisas aprofundadas e reuniões para pescar novas ideias para, então, dar início ao planejamento e criação do roteiro.
Após ou durante a definição dos objetivos, é importante compreender se os recursos disponíveis serão suficientes para todo o projeto.
Vale lembrar que esses recursos podem ser tanto materiais, como o orçamento disponível para a realização do projeto, quanto na forma de recursos humanos, o que diz respeito aos colaboradores que farão com que tudo aconteça.
O interessante do roadmap é que existe a possibilidade de separar os recursos por etapa, dando maior segurança e controle sobre o que será utilizado em cada fase.
O mapa e a linha do tempo que o roadmap proporciona também precisa que cada etapa ou ação tenha prazo ou tempo de execução definido.
Um ponto bem interessante é que é possível estipular ou seguir as exigências do prazo de entrega e ainda alimentar o quadro visual dos passos com o tempo máximo para cada fase.
Agora, com os elementos, etapas e tempo definidos, chega o momento de realizar a organização das ações que compõem cada fase.
Para esta parte da criação do roadmap, é preciso compreender o projeto como um todo para que então a hierarquização das ações aconteça de forma coerente.
Será preciso fazer a perfeita distribuição na linha do tempo, de forma que a sequência dos passos fique bem clara, bem como a forma como cada ação está interligada e direcionada para a conclusão do objetivo.
Existem muitas ferramentas que permitem a criação do roadmap, as quais apresentam formatos e funcionalidades distintas. Diante disso, é preciso organizar os passos e demais informações de acordo com o painel escolhido.
Também é preciso compreender que o roadmap pode sofrer modificações conforme o projeto avança. Logo, eventuais revisões podem ser necessárias.
Leia também: Gestão estratégica: conheça este método de gestão empresarial
Depois de conhecer a definição de roadmap e como ele é construído, é chegado o momento de entender, na prática, como é um roadmap e como o passo a passo do projeto ou produto pode ser analisado dentro dele.
Para tal, separamos dois exemplos de roadmap com diferentes modelos, mas com a mesma dinâmica de funcionamento, o que comprova como sua adoção leva o planejamento estratégico a um nível muito mais controlado e organizado.
Este é um exemplo de roadmap com vários projetos para uma equipe de tech. Na parte superior, podemos ver as divisões de “2021 Q1” a “2021 Q4”, que representam os quatro trimestres fiscais do ano.
Na parte esquerda, podemos ver que a divisão se dá em diferentes objetivos. São eles:
À direita de cada objetivo, é possível identificar o que está contemplado dentro deles, com seu respectivo período de início e término. Para tal, basta seguir a referência dos trimestres fiscais listados na parte superior, analisando onde eles iniciam e terminam.
Neste sentido, caso se queira observar quando as métricas de utilização da redução de carga serão aplicadas, nota-se que isso se iniciará por volta do terceiro terço do Q1 até um pouco depois da metade do Q2.
Este outro modelo é bastante parecido com o que vimos anteriormente, mas ao invés de a divisão ser feita por objetivos, ao lado esquerdo temos os membros de uma equipe de desenvolvedores.
À direita do nome de cada um deles, vemos quais são as atividades de que são responsáveis, ao passo que os períodos de início e de término não estão dispostos aqui em trimestres, como no exemplo anterior, mas sim em dias.
Para facilitar a criação do roadmap, é possível recorrer a softwares específicos, que poupam bastante tempo no processo e ainda trazem como resultado algo prático, intuitivo e de fácil edição sempre que necessário.
As seguintes opções são algumas das melhores disponíveis para quem deseja tornar o roadmap um padrão em sua rotina:
O roadmap é uma ferramenta versátil para planejar e visualizar o caminho para atingir uma meta, seja ela relacionada a um produto, projeto ou estratégia comercial mais ampla. A chave é adaptar o conteúdo e o formato do roadmap para atender às necessidades e aos objetivos específicos da iniciativa que está apoiando.
