5S: O que é, passo a passo para aplicar na sua empresa e exemplos

O sistema 5S é uma metodologia de origem japonesa, projetada para melhorar a eficiência e a qualidade no ambiente de trabalho, especialmente em setores industriais.

Organizar as diferentes etapas do trabalho faz parte de todos os manuais de eficiência e ocupa um espaço importante na metodologia enxuta (lean), que busca otimizar o valor entregue ao cliente. Combinada aos princípios do lean, o sistema 5S classifica, organiza, limpa, padroniza e mantém a cultura que busca a excelência na melhoria diária.  

O 5S é uma metodologia central da lean manufacturing, a chamada manufatura enxuta, e foi implementada pela primeira vez no Sistema de Produção da Toyota (TPS) na década de 1960. De lá para cá, o 5S ganhou o mundo e tem sido aplicado para maximizar a eficiência, eliminar o desperdício, melhorar o flow e reduzir o número de processos ao mínimo necessário. No final, o resultado é um ambiente de trabalho limpo e organizado.

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A seguir, vamos explicar melhor o conceito de 5S, como surgiu, como é aplicado nas empresas e um passo a passo para implementar no seu negócio.

O que é o 5S?

5S é uma metodologia focada na organização do local de trabalho com o objetivo de otimizar a eficiência e a produtividade – eliminando desperdícios, melhorando a segurança e aprimorando a eficiência operacional. A metodologia teve origem no Japão e está intimamente associada ao Sistema Toyota de Produção (TPS).

A metodologia 5S foi popularizada por empresas japonesas como parte de suas iniciativas de manufatura enxuta, que incluem ainda conceitos como Kaizen, Kanban e Poka Yoke, entre outros. Embora suas raízes estejam na produção industrial, os princípios do 5S têm sido aplicados com sucesso em vários setores e indústrias para melhorar a eficiência, a segurança e a organização geral do local de trabalho. 

O sistema 5S não só ajuda a reduzir o tempo que não agrega valor, mas também melhora a produtividade e a qualidade. O 5S oferece uma estrutura para organizar e manter um local de trabalho limpo, organizado e eficiente. 

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O nome 5S vem de cinco palavras japonesas, cada uma começando com "S", para definir etapas fundamentais na jornada rumo à excelência no local de trabalho. Os cinco “S”s significam:

1. Seiri: Senso de Utilização

Seiri, ou senso de utilização, é o primeiro passo no sistema 5S, focando na eliminação de itens desnecessários no ambiente de trabalho. A prática do Seiri não só libera espaço físico, mas também reduz o tempo gasto na procura de ferramentas e materiais, simplificando os processos operacionais.

Como Implementar o Seiri?

1. Identificação de Itens Desnecessários: Realize auditorias regulares para identificar ferramentas, materiais e equipamentos que não são utilizados frequentemente.
2. Criação de um Sistema de Etiquetagem: Utilize etiquetas coloridas para marcar itens como necessários, desnecessários ou para revisão.
3. Descarte ou Reciclagem Apropriada: Estabeleça métodos para descartar ou reciclar itens que não são mais necessários.

2. Seiton: Senso de Ordenação

O Seiton, ou senso de ordenação, envolve a organização de todos os itens de maneira eficiente e lógica. O objetivo é minimizar o tempo de busca, garantindo que cada item tenha um lugar específico e seja facilmente acessível.

Estratégias para o Seiton:

1. Layouts Eficientes: Desenvolva layouts que reduzam o movimento desnecessário e coloquem os materiais mais utilizados mais próximos do local de uso.
2. Sinalização Clara: Implemente sinalizações visuais claras para indicar onde cada item deve ser guardado.
3. Manutenção da Ordem: Encoraje todos os funcionários a devolverem os itens para o seu lugar após o uso.

3. Seiso: Senso de Limpeza

O Seiso, ou senso de limpeza, é crucial não apenas para a manutenção da segurança, mas também para a prevenção de falhas de equipamentos e a promoção de um ambiente de trabalho mais agradável.

Implementando o Seiso:

1. Rotinas de Limpeza Diárias: Estabeleça rotinas de limpeza no início e no fim de cada turno.
2. Checklists de Limpeza: Crie checklists detalhados para áreas e equipamentos específicos, garantindo que nada seja negligenciado.
3. Treinamento Contínuo: Assegure que todos os funcionários estejam treinados nas práticas de limpeza e entendam sua importância.

4. Seiketsu: Senso de Padronização

O Seiketsu foca na padronização dos primeiros três 'S', garantindo que as práticas de utilização, ordenação e limpeza sejam consistentemente aplicadas.

Como Padronizar:

1. Documentação das Práticas: Documente todas as práticas e procedimentos relacionados ao 5S.
2. Auditorias Regulares: Realize auditorias para garantir que as práticas estejam sendo seguidas.
3. Feedback e Melhoria Contínua: Utilize o feedback dos funcionários para melhorar continuamente os processos.

5. Shitsuke: Senso de Disciplina

Shitsuke é o último 'S', enfatizando a disciplina e o comprometimento com a manutenção dos padrões estabelecidos.

Estratégias para Fortalecer o Shitsuke:

1. Cultura de Responsabilidade: Promova uma cultura onde cada funcionário se sinta responsável pela manutenção dos padrões do 5S.
2. Reconhecimento e Recompensas: Implemente um sistema de recompensas para reconhecer os funcionários que exemplificam excelentes práticas do 5S.
3. Treinamento e Educação Contínuos: Assegure que novos funcionários recebam treinamento adequado sobre o sistema 5S e que o treinamento seja atualizado regularmente.

Nos últimos anos, um sexto “S” foi adicionado a essa abordagem para incluir a segurança.

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Como surgiu o 5S?

A metodologia 5S surgiu no Japão como um aprimoramento do Sistema Toyota de Produção (TPS), que foi desenvolvido por Taiichi Ohno, Eiji Toyoda e outros engenheiros industriais japoneses entre 1948 e 1975. No redesenho, que contou com a contribuição de Sakichi Toyoda (fundador da Toyota, considerado o “pai da revolução industrial japonesa”), o TPS evoluiu e foi batizado como 5S.

A metodologia 5S carrega os ensinamentos e contribuições de diversas pessoas.

• Shigeo Shingo. Engenheiro japonês que considerava o 5S a pedra angular de uma produção eficiente e estável. Segundo ele, o 5S não era um fim e sim um meio de melhorar a produtividade e aumentar a qualidade.
• Hiroyuki Hirano. Extensão dos trabalhos anteriores de Hirano sobre sistemas de produção Just-in-Time (JIT), o 5S foi popularizado como “um processo contínuo que deve ser mantido”. Ele desenvolveu um framework para o 5S e escreveu uma série de manuais sobre a metodologia, incluindo “5S for Operators: 5 Pillars of the Visual Workplace (For Your Organization)”.
• Takashi Osada. Ao simplificar os conceitos da metodologia 5S, Osada contribuiu para tornar o conceito mais acessível, como em “The 5S's: Five Keys to a Total Quality Environment”. 

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O impacto do 5S no espaço de trabalho

Manter seu espaço de trabalho organizado e limpo tem a ver com um conceito enraizado na cultura japonesa e que está presente no design minimalista, na decoração esparsa das casas tradicionais, no cumprimento e exatidão das rotinas diárias. Organização e limpeza são vistos como pilares da “serenidade”.

Partindo da ideia de que apenas o necessário tem lugar, é mais fácil se concentrar e entrar no “flow” do trabalho.

O conceito de “Ma” é um bom ponto de partida: o uso intencional do espaço que valoriza o vazio tanto quanto a plenitude. O resultado visual é um ambiente mais cuidadoso e calmo.

Ao organizar uma casa, por exemplo, o "Ma" incentiva:

• A organização para remover itens desnecessários, permitindo um espaço mais aberto.
• Incorporar espaço negativo criando intervalos entre os objetos para permitir que o olho descanse. 
• Alcançar o equilíbrio espacial organizando os móveis de forma a equilibrar o espaço. Para fazer isso, evite a superlotação, deixando áreas abertas suficientes para criar uma sensação de fluxo. Isso também se aplica à criação de caminhos abertos em um cômodo. 
• Criar zonas funcionais em um espaço.

No caso do 5S, o método traz como resultado:

• Aumento da produtividade e da eficiência devido à redução do desperdício e à simplificação dos processos.
• Melhoria da qualidade e da confiabilidade dos produtos ou serviços por meio de práticas padronizadas e melhor organização.
• Aumento da segurança e da limpeza do local de trabalho, resultando em menos acidentes e lesões.
• Economia de custos com a redução de estoques, menores custos de manutenção e melhor utilização de recursos.
• Maior moral, envolvimento e satisfação dos funcionários como resultado de um ambiente de trabalho mais limpo e organizado.
• Maior satisfação do cliente devido a tempos de resposta mais rápidos, menos erros e maior qualidade do produto/serviço.
• Seguindo a metodologia 5S e refinando continuamente suas práticas, as empresas podem criar uma cultura de local de trabalho focada em excelência, eficiência e melhoria contínua.

5S: Por que usar e quais são os benefícios

A metodologia 5S oferece uma abordagem estruturada para a organização do local de trabalho e a melhoria contínua, permitindo que as empresas alcancem níveis mais altos de eficiência, qualidade e segurança em vários setores e ambientes. Os benefícios da aplicação da metodologia 5S incluem:

• ‍Aumento da eficiência. Ao eliminar o desperdício e otimizar os fluxos de trabalho, as empresas podem realizar tarefas mais rapidamente e com menos recursos, o que leva ao aumento da produtividade e da lucratividade.
• ‍Melhoria da qualidade. Espaços de trabalho organizados e processos padronizados reduzem a probabilidade de erros e defeitos, resultando em produtos e serviços de maior qualidade.
• ‍Segurança aprimorada. Ambientes de trabalho limpos e bem organizados são mais seguros para os funcionários, reduzindo o risco de acidentes e lesões. Os procedimentos padronizados também contribuem para um local de trabalho mais seguro, garantindo práticas consistentes.
• ‍Redução de custos. A implementação do 5S pode levar à economia de custos por meio da redução dos níveis de estoque, dos custos de manutenção e do tempo de inatividade. Além disso, o aumento da eficiência e da qualidade pode resultar em menos retrabalho e custos de garantia.
• ‍Envolvimento dos funcionários. O envolvimento dos funcionários no processo 5S permite que eles se apropriem de seus espaços de trabalho e processos, o que leva a níveis mais altos de envolvimento, moral e satisfação no trabalho.
• ‍Satisfação do cliente. Os processos simplificados e a qualidade aprimorada resultantes da implementação do 5S podem levar a uma maior satisfação do cliente devido a prazos de entrega mais rápidos, menos erros e maior confiabilidade do produto ou serviço.

Onde aplicar o sistema 5S

Listamos a seguir os setores que podem se beneficiar da aplicação do 5S:

• ‍Fábricas e ambientes de produção. O 5S é comumente aplicado em ambientes de manufatura em que o fluxo de trabalho e a organização eficientes são essenciais. Ao implementar o 5S, as empresas podem reduzir os tempos de preparação, minimizar os defeitos e melhorar a produtividade geral no chão de fábrica.
• ‍Setores de serviços. Embora originalmente desenvolvidos para o setor de manufatura, os princípios do 5S também podem ser aplicados nos setores de serviços, como saúde, hotelaria e bancos. A organização dos espaços de trabalho, a otimização dos processos e a manutenção da limpeza podem melhorar a prestação de serviços, reduzir os tempos de espera e aumentar a satisfação do cliente.
• ‍Escritórios. Os espaços de escritório podem se beneficiar significativamente da implementação do 5S. Ao organizar documentos, suprimentos e estações de trabalho, as empresas podem aumentar a produtividade dos funcionários, reduzir a desordem e criar um ambiente de trabalho mais agradável.
• ‍Armazenamento e logística. A organização e a limpeza eficientes são cruciais nas operações de armazenamento e logística para minimizar erros, melhorar a precisão do inventário e aumentar a segurança. A implementação do 5S pode ajudar a simplificar os processos de coleta, embalagem e expedição, reduzindo o desperdício e melhorando o rendimento.
• ‍Hospitais e instalações de saúde. Em ambientes de saúde, o 5S pode contribuir para a segurança do paciente, o controle de infecções e a eficiência operacional. Estações de trabalho bem organizadas, processos padronizados e limpeza regular podem ajudar os prestadores de serviços de saúde a oferecer um atendimento de melhor qualidade, minimizando os riscos.
• ‍Varejo. Ambientes de varejo, como lojas e depósitos, podem se beneficiar da implementação do 5S para melhorar o gerenciamento de estoque, reduzir o desperdício e aumentar a satisfação do cliente. A organização de mercadorias, a otimização do espaço de armazenamento e a manutenção da limpeza podem levar a operações mais tranquilas e ao aumento das vendas.

Quais perguntas devem orientar cada estágio do 5S?

Ao implementar o conceito 5S como parte da Metodologia Lean, é essencial fazer perguntas críticas em cada estágio para garantir a implementação eficaz e a melhoria contínua. Aqui estão as perguntas que devem acompanhar a implementação de cada etapa da metodologia 5S:

1. Classificar (Seiri)

Quais itens são necessários para as operações atuais?

Quais itens são desnecessários ou redundantes?

Com que frequência os itens são usados?

Há algum risco de segurança associado aos itens que estão sendo classificados?

Podemos reduzir os níveis de estoque sem afetar a produtividade?

2. Organizar / Colocar em ordem (Seiton)

Qual é o layout mais eficiente para o espaço de trabalho?

Como podemos organizar os itens para minimizar o desperdício de movimento e otimizar o fluxo de trabalho?

Há algum gargalo ou obstáculo no layout atual?

Como podemos comunicar visualmente os locais designados para os itens?

Que soluções de armazenamento são necessárias para manter a ordem e a acessibilidade?

3. Dar Brilho (Seiso)

Quais são os padrões de limpeza para o espaço de trabalho?

Com que frequência a limpeza deve ser feita?

Há algum risco de segurança ou problema de manutenção que precise ser abordado durante a limpeza?

Como podemos envolver os funcionários na manutenção de um espaço de trabalho limpo e organizado?

Que indicadores visuais podem ser usados para monitorar os níveis de limpeza?

4. Padronizar (Seiketsu)

Quais são os procedimentos padrão para Classificar, Colocar em Ordem e Dar Brilho?

Como podemos garantir a implementação consistente desses procedimentos?

Que treinamento é necessário para instruir os funcionários sobre os procedimentos padronizados?

Como vamos monitorar a conformidade com os padrões estabelecidos?

Com que frequência os procedimentos devem ser revisados e atualizados?

5. Sustentar (Shitsuke)

Como podemos promover uma cultura de melhoria contínua e propriedade?

Que treinamento e suporte são necessários para manter as práticas de 5S?

Como reconheceremos e recompensaremos os funcionários por manterem os padrões de 5S?

Que mecanismos serão implementados para incentivar o envolvimento e a participação dos funcionários?

Como vamos medir a eficácia de longo prazo da implementação do 5S?

5S: Passo a passo para implementar a metodologia

Aqui trazemos um guia passo a passo para uma empresa implementar o conceito 5S, que faz parte da Metodologia Lean. Seguindo essas etapas e reforçando regularmente os princípios do sistema 5S, é possível obter melhorias sustentáveis na organização e na eficiência do local de trabalho, o que vai impactar positivamente a qualidade, a segurança e a satisfação dos colaboradores.

Confira a seguir o passo a passo do 5S:

Etapa 1: Classificar (Seiri)

Objetivo: Eliminar itens desnecessários e manter apenas o que é essencial.

• Realize uma avaliação completa do espaço de trabalho, identificando todos os itens, ferramentas e materiais.
• Classifique os itens em categorias essenciais e não essenciais.
• Remova os itens desnecessários do espaço de trabalho, realocando ou descartando o que não serve mais.
• Rotule e marque claramente os itens para indicar sua finalidade e local de armazenamento.

Resultado:

• Redução da desordem e melhor controle visual.
• Aumento da eficiência, pois os funcionários podem encontrar facilmente os itens necessários.
• Identificação de equipamentos obsoletos ou redundantes, reduzindo a necessidade de espaço de armazenamento.

‍Etapa 2: Colocar em ordem (Seiton)

Objetivo: Organizar os itens essenciais para facilitar o acesso e a eficiência.

• Defina locais específicos para cada item com base na frequência de uso e no fluxo de trabalho.
• Organize as ferramentas e os materiais em uma ordem lógica, garantindo a fácil recuperação e devolução.
• Use indicadores visuais, como etiquetas, código de cores e outros tipos de marcadores para orientar a organização.
• Implemente soluções de armazenamento como prateleiras, estantes ou armários para manter a ordem.

Resultado:

• Fluxo de trabalho simplificado e tempos de busca reduzidos.
• Melhor organização e acessibilidade, o que leva ao aumento da produtividade.
• Identificação clara de ferramentas ou equipamentos ausentes por meio do gerenciamento visual.

‍Etapa 3: Dar Brilho (Seiso)

Objetivo: Limpar e manter um espaço de trabalho seguro e organizado.

• Desenvolva um cronograma de limpeza regular para o espaço de trabalho e os equipamentos.
• Treine os funcionários sobre os procedimentos e responsabilidades de limpeza.
• Identifique e resolva os riscos de segurança, vazamentos ou problemas de funcionamento durante a limpeza.
• Implemente controles visuais para monitorar os níveis de limpeza.

Resultado:

• Aumento da segurança no local de trabalho e redução de acidentes.
• Aumento da confiabilidade e da vida útil do equipamento.
• Criação de um ambiente de trabalho positivo.

Etapa 4: Padronizar (Seiketsu)

Objetivo: Estabelecer procedimentos consistentes para manter os três primeiros "S"s (Seiri, Seiton, Seiso).

• Desenvolva procedimentos operacionais padrão (SOPs) para Classificar, Colocar em Ordem e Dar Brilho.
• Treine os funcionários sobre os procedimentos padronizados e as expectativas.
• Implemente auditorias regulares para garantir a conformidade com os padrões estabelecidos.
• Revise e atualize continuamente os procedimentos, conforme necessário.

Resultado:

• Melhorias consistentes e sustentadas.
• Redução da variação nos processos, levando a uma maior confiabilidade.
• Integração mais fácil para novos funcionários.

Etapa 5: Sustentar (Shitsuke)

Objetivo: Desenvolver uma cultura de melhoria contínua e de propriedade (ownership), em que os colaboradores se sentem responsáveis.

• Promova uma mentalidade de melhoria contínua entre os funcionários.
• Implemente programas de treinamento e workshops sobre os princípios do 5S.
• Estabeleça sistemas de reconhecimento e recompensa pela manutenção dos padrões 5S.
• Incentive discussões regulares da equipe para identificar e abordar oportunidades de melhoria.

Resultado:

• Adesão de longo prazo aos princípios da metodologia 5S.
• Melhoria contínua da eficiência e da eficácia.
• Aumento do moral e do envolvimento dos funcionários.

Exemplos de empresas que aplicam o 5S

Desde o seu surgimento e popularização, o método 5S foi adotado por empresas de diferentes segmentos para resolver problemas comuns, como ineficiências, desperdício, riscos à segurança e problemas de qualidade. Ao adotar os princípios de Classificar, Colocar em Ordem, Dar Brilho, Padronizar e Sustentar, essas empresas obtiveram melhorias significativas em produtividade, segurança, qualidade e na maneira com que os colaboradores se sentem em relação a seu trabalho e à empresa.

Veja a seguir exemplos de empresas que adotaram o sistema 5S e os problemas que resolveram, juntamente com os resultados obtidos:

Toyota Motor Corporation

A Toyota é uma das pioneiras em manufatura enxuta e é conhecida por sua implementação do sistema 5S. Ao implementar o 5S, a Toyota resolveu vários problemas, como ineficiências nos processos de produção, desperdício de tempo e recursos devido a espaços de trabalho desorganizados e inconsistências na qualidade. Como resultado, a Toyota obteve melhorias significativas na produtividade, na segurança e na qualidade dos produtos. A empresa também registrou redução nos prazos de entrega e aumento do moral dos funcionários devido a ambientes de trabalho mais limpos e organizados.

Boeing

A Boeing, gigante do setor aeroespacial, utilizou o sistema 5S para melhorar a eficiência e a segurança em suas fábricas. Antes de implementar o 5S, a Boeing enfrentava desafios como a má administração de estoques, o mau posicionamento de ferramentas e riscos à segurança devido à desorganização das áreas de trabalho. Ao implementar os princípios do 5S, a Boeing padronizou seus processos, reduziu o desperdício e melhorou a segurança no local de trabalho. Isso resultou em fluxos de produção simplificados, tempos de resposta mais rápidos e maior qualidade do produto.

General Electric (GE)

A GE é outro exemplo de empresa que implementou com sucesso o sistema 5S em suas várias divisões. Antes de adotar o 5S, a GE enfrentava problemas como tempo de inatividade dos equipamentos devido a práticas de manutenção ruins, dificuldade de localizar ferramentas e materiais e variabilidade nos processos de fluxo de trabalho. Com a metodologia 5S, a GE conseguiu eliminar o desperdício, melhorar a confiabilidade dos equipamentos e aumentar a eficiência operacional geral. Isso levou à redução dos custos de produção, ao aumento do rendimento e ao maior envolvimento dos funcionários.

Nestlé

A Nestlé, uma empresa global de alimentos e bebidas, implementou o sistema 5S em suas instalações de fabricação para otimizar os processos e garantir os padrões de segurança alimentar. Antes da implementação do 5S, a Nestlé enfrentava desafios como riscos de contaminação cruzada, manuseio ineficiente de materiais e dificuldades para manter os padrões de limpeza. Ao adotar os princípios do 5S, a Nestlé padronizou as práticas de trabalho, estabeleceu controles visuais claros e melhorou os procedimentos de saneamento. Isso resultou no aumento da qualidade do produto, na conformidade com os requisitos regulatórios e na redução dos custos operacionais.

A implementação efetiva do sistema 5S pode transformar radicalmente qualquer ambiente de trabalho industrial. Além de promover um ambiente mais seguro e eficiente, o 5S ajuda a cultivar uma cultura de trabalho disciplinada e engajada. Convidamos as organizações a adotar essas práticas para não apenas melhorar a operacionalidade, mas também para impulsionar a satisfação e a produtividade dos funcionários.