O Kanban é voltado à gestão eficiente e minimalista de projetos e pessoas, viabilizando a otimização dos resultados com uma operação mais prática.
Apesar da simplicidade do método Kanban, é importante que os gestores e colaboradores entendam como ele funciona e pode ser usado na empresa para resultados mais efetivos e satisfatórios.
Kanban é um sistema de visualização para gerenciar o trabalho em um processo. Kanban visualiza um processo (fluxo de trabalho) e o trabalho real que passa por esse processo. O objetivo do Kanban é identificar possíveis gargalos no processo e corrigi-los para que o trabalho possa passar por ele de forma econômica na velocidade ou rendimento ideal.
Para que serve o Kanban?
O trabalho de todas as equipes giram em torno de um quadro kanban , uma ferramenta utilizada para visualizar o trabalho e otimizar o fluxo do trabalho entre a equipe. Embora os quadros físicos sejam populares entre algumas equipes, os quadros virtuais são um recurso crucial em qualquer ferramenta de desenvolvimento de software ágil por sua rastreabilidade, colaboração mais fácil e acessibilidade de vários locais.
O método Kanban foi desenvolvido por Taiichi Ohno na década de 1960 dentro do contexto de reformulação do processo produtivo das fábricas da Toyota, no Japão.
Por essa razão, a metodologia Kanban também é chamada de Sistema Toyota de Produção.
O Kanban surgiu dentro do contexto do método JIT (Just in Time) que tinha como foco viabilizar um fluxo de trabalho contínuo baseado no mínimo viável.
O método Kanban funciona com o uso de cartões ou post-its para monitorar o estágio de execução de determinada tarefa.
Um exemplo simples considerando a gestão de projetos é ter 3 colunas (em espera, em execução e finalizado) e migrar os cards conforme o status é alterado.
Dada à simplicidade visual do Kanban, toda a equipe consegue saber com facilidade quais tarefas estão em cada etapa do processo.
Nesse exemplo, uma forma de atribuição das tarefas é que para cada colaborador envolvido no projeto seja designada uma cor de cartão, de forma que o gestor saberá rapidamente ao que cada profissional está se dedicando no momento.
A ideia é que cada empresa, departamento ou projeto envolva colunas diferentes de acordo com o fluxo de trabalho mapeado.
Em vendas, por exemplo, o Kanban pode ser usado para acompanhar a prospecção de clientes, negociação e efetivação do negócio.
O objetivo é que qualquer projeto possa ser fragmentado em fases claramente delimitadas, o que permite um acompanhamento mais efetivo do progresso, reduz o tempo de execução e limita as atividades em andamento.
Tanto o Kanban quanto o Scrum são metodologias ágeis, ou seja, com foco no avanço do projeto com mais rapidez e adaptabilidade.
Apesar disso, trata-se de propostas que surgiram em contextos diferentes e com finalidades distintas.
Enquanto o Kanban é voltado ao acompanhamento de projetos focando em maximizar a eficiência do fluxo de trabalho, o Scrum é direcionado a incrementos no trabalho.
No Scrum são definidos intervalos de trabalho, geralmente de uma a quatro semanas, chamados de sprints, nos quais se objetiva incrementar um produto, projeto, serviço etc.
Devido ao tempo limitado, com cronograma pré-estabelecido, a evolução é alcançada por meio dos sprints de trabalho com a equipe detalhando cada atividade para que objetivos complexos transformem-se em um passo a passo simples e executável.
Portanto, enquanto o Kanban é direcionado ao fluxo de trabalho, o Scrum foca-se em melhorias em produtos por meio de sprints.
O Kanban pode ser executado online ou off-line de acordo com as preferências dos profissionais.
No off-line, uma visualização clássica do método Kanban é por meio de quadro/painel com as colunas representando as etapas e os post-its para cada tarefa.
No online, um exemplo de ferramenta é o Trello, que é todo baseado no Kanban e permite a criação de projetos e atribuição de tarefas aos membros.
No que se refere à aplicabilidade do método, ele pode ser usado para fins como acompanhamento do fluxo de vendas, gestão de fluxo de caixa (a receber, a pagar, quitado etc.) e até mesmo recrutamento de profissionais.
A versatilidade do Kanban, ao lado da simplicidade do método, está diretamente associada à difusão em negócios de diferentes segmentos com resultados satisfatórios para otimização de processos, fluxo de trabalho e gestão.
Com a compreensão de como utilizar o método Kanban no dia a dia torna-se possível resultados significativos já no curto prazo.
