Saber encontrar a ferramenta de produtividade certa pode fazer com que sua empresa corte caminhos e otimize seus processos de forma simples e rápida.
Ferramentas de produtividade estão crescendo e obtendo cada vez mais popularidade, sendo amplamente utilizadas tanto no âmbito pessoal quanto no profissional. Para se ter uma ideia, dos dez aplicativos com maior crescimento em número de usuários neste ano, cinco são ferramentas de colaboração para ambientes corporativos.
Esse movimento se deve principalmente às transformações que o modelo de trabalho sofreu com a pandemia. O trabalho remoto impulsionou fortemente o mercado dessas ferramentas, fazendo com que a utilização delas se tornasse absolutamente essencial mesmo após esse período.
Otimização de rotina e tempo, aumento da integração e maior facilidade em gerenciamento de processos, projetos e entregáveis são apenas algumas das funcionalidades que essas ferramentas entregam.
Dessa maneira, para conseguir obter bons resultados e otimizar processos, é essencial que se entenda as que melhor se encaixam na sua empresa. Dentre tantas, algumas se destacam em eficiência e qualidade e, por isso, são usadas aqui no G4 Educação.
Apresentaremos três ferramentas de produtividade que cumprem com seu propósito e que são utilizadas no dia-a-dia dentro da equipe. Destas, cada uma possui um diferente objetivo:
Vale lembrar que não existe uma ferramenta melhor que a outra, mas sim a que a sua equipe se adapta melhor de acordo com a necessidade, bem como a que atende aos requisitos previstos pela empresa. Portanto, faz sentido testar diferentes ferramentas para entender qual a melhor para sua organização.
O Notion é uma ferramenta de produtividade pessoal e profissional, que permite gerenciamento e criação de projetos através da criação de quadros, páginas com notas, calendários, lembretes, to-do lists, etc.
Visando o compartilhamento de conhecimento entre equipes, o Notion pode ser considerado um caderno compartilhado e colaborativo em que os times (e toda a empresa) registram e disseminam o conhecimento sobre processos, reuniões e atividades diversas.
A aplicação foi desenhada para que empresas possam não apenas coordenar seus projetos, processos, deadlines e entregáveis, mas também entender e gerenciar o andamento dos mesmos.
Os usuários podem combinar vários componentes que o próprio Notion oferece para customizar sua página, permitindo que você crie um sistema personalizado e de acordo com suas próprias necessidades.
Dentro do G4 Educação, o Notion é utilizado de três maneiras: processos, reuniões e compartilhamento de conhecimento através de bancos de informação e bibliotecas.
Uso do Notion para processos
Aqui no G4 Educação, o Notion é usado da seguinte forma para processos:
Uso do Notion para reuniões
Aqui no G4 Educação, o Notion é usado tanto em reuniões 1:1 como em reuniões de equipe:
Uso do Notion para banco de informações e bibliotecas
Aqui no G4 Educação, o Notion é usado da seguinte forma para bancos de informação e bibliotecas:
O ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas no âmbito profissional para equipes. Dentre os recursos que a aplicação oferece, podemos colocar atribuições e status de tarefas, alertas e uma barra de ferramentas de tarefas.
Os usuários podem atribuir comentários e tarefas a membros específicos da equipe ou grupos de membros da equipe, podendo ser marcados como “resolvidos” ou “em andamento” por exemplo.
A ferramenta fornece uma boa visualização do projeto em execução, otimizando-o e facilitando a verificação de possíveis melhorias a serem feitas e também de gargalos e problemas.
Dentro do G4 Educação, o ClickUp é utilizado para verificar o andamento das tarefas e analisar tudo o que o time está trabalhando.
Uso do ClickUp
Aqui no G4 Educação, o ClickUp é usado da seguinte forma:
Leia também: Estratégia empresarial: 4 maneiras simples de otimizar seu planejamento estratégico
O Slack é um software de comunicação corporativa. Através de canais públicos e privados, bem como chats diretos, ele permite uma comunicação rápida e eficaz, conectando diversas áreas da empresa e otimizando tempo.
A ferramenta, apesar de menos complexa que as anteriores, é extremamente útil e facilita a organização de todo o processo comunicativo através da integração em apenas uma aplicação.
Aqui no G4 Educação, o Slack é usado da seguinte maneira:
Como integrar as ferramentas de produtividade no trabalho?
Não apenas é importante saber utilizar como também integrar as ferramentas para que funcionem de forma complementar. Isso é essencial para otimizar os processos diários, deixando-os tão práticos e automáticos quanto possível.
Para simplificar, vamos utilizar como exemplo a construção de uma nova unidade de negócios (BU). Integramos, portanto, as três ferramentas para otimizar esse projeto dentro de uma tarefa qualquer do mesmo, que será a listagem das etapas chave para a construção.
Ferramentas de produtividade no âmbito empresarial: a forma mais simples de otimizar processos
Ter uma ferramenta de produtividade que se encaixe no escopo da sua organização permite que os processos sejam otimizados e gerenciados de forma mais organizada, simples e clara, o que por si só culmina em melhores resultados.
Portanto, ter uma estratégia de decisão da melhor ferramenta para a sua organização e implementar ela de modo operacional dentro dos projetos e cultura da sua empresa pode significar um grande corte de problemas e, ainda, uma possível vantagem competitiva.
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