Tomar decisões de negócios em um mundo que se inova de forma mais rápida e com mais frequência pode ser um desafio. Nesse contexto, contar com metodologias e frameworks para auxiliar na tomada de decisões é uma tremenda vantagem, ainda mais quando se tem pouco tempo. Um desses modelos é o Cynefin Framework.
Nós vivemos hoje o “mundo BANI” (do inglês, Brittle, Anxious, Nonlinear and Incomprehensible), um período de mudanças constantes e bem mais complexo. O termo cunhado pelo antropólogo futurologista norte-americano Jamais Cascio pode ser traduzido como mundo FANI, ou seja, Frágil, Volátil, Ansioso e Não-linear.
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Nesse cenário global de transformação contínua, com negócios cada vez mais complexos e desafios que demandam abordagens diferentes, o Cynefin Framework pode ajudar a simplificar decisões, de acordo com o grau de dificuldade do problema. O framework é derivado da palavra galesa cynefin, que significa "habitat", e foi desenvolvido na IBM pelo pesquisador norte-americano David Snowden.
Cynefin é uma palavra galesa que se traduz como "lugar" ou "habitat". Assim, a palavra descreve os elementos de qualquer situação que influenciam nossos pensamentos e que auxiliam na tomada de decisão ao encontrar uma solução para o problema. A metodologia tem o objetivo de ajudar líderes a compreenderem e perceberem que cada situação é diferente e ajudá-los a escolher uma abordagem para a tomada de decisões.
A estrutura Cynefin pode ser usada em uma variedade de situações para categorizar um problema ou decisão e responder de acordo. E classifica as situações em cinco "domínios", definidos por relações de causa e efeito. Esses cinco domínios são:
Em 1999, o pesquisador da IBM David Snowden começou a trabalhar em um projeto para ajudar a gerenciar o capital intelectual dentro da empresa e desenvolveu o esboço do Framework Cynefin. O modelo é baseado em conceitos de gestão do conhecimento e estratégia organizacional.
Em 2007, Snowden e Mary E. Boone, outra pesquisadora norte-americana, publicaram um artigo, "A Leader's Framework for Decision Making", na Harvard Business Review (HBR), com detalhes da estrutura Cynefin.
Snowden definiu o método como uma tentativa de dar sentido aos "múltiplos fatores em nosso ambiente e em nossa experiência que nos influenciam de maneiras que nunca poderemos entender". O pesquisador também observa que o método dá sentido a problemas complexos em que a ação correta a ser tomada pela liderança é menos óbvia.
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Conheça a seguir cada um dos cinco domínios, como categorizar as situações dentro de cada um e qual abordagem de tomada de decisão vale para cada contexto:
O domínio óbvio representa os "conhecimentos conhecidos". Nesse contexto, as relações de causa e efeito são óbvias para os negócios, ou seja: se você faz X, espera Y. Portanto, as opções disponíveis para resolver os problemas são claras e diretas.
Por exemplo, em uma agência bancária, os tipos de consultas/problemas levantados pelos clientes são, em sua maioria, previsíveis, e os funcionários da agência podem consultar os procedimentos operacionais padrão (SOP) existentes para lidar com quase todas essas solicitações de serviço.
Assim, a abordagem de tomada de decisão é "Sentir - Classificar - Responder". Portanto, isso significa que é preciso estabelecer os fatos, ou seja, perceber e avaliar a situação, categorizar sua natureza e, em seguida, escolher a resposta com base nas melhores práticas. Na maioria das vezes, há uma resposta "correta" definida.
O domínio complicado diz respeito às "incógnitas conhecidas". Há uma relação clara entre causa e efeito, com muitas respostas aparentemente corretas para um problema. É preciso uma análise que faça uso do conhecimento especializado, experiência e julgamento para resolver o problema.
A abordagem de tomada de decisão é, portanto, "Sentir - Analisar - Responder". Em outras palavras, é preciso avaliar a situação, analisar o que é conhecido com a ajuda de especialistas e decidir qual é a melhor resposta, com base em boas práticas.
Esse domínio tem à frente consultores, especialistas no assunto e outros profissionais, como médicos, engenheiros, cirurgiões, advogados, etc. Além disso, esse é o domínio em que a Inteligência Artificial (IA) funciona bem. A IBM usou a IA para desenvolver o computador Deep Blue, que derrotou o então campeão mundial de xadrez, Garry Kasparov, em 1997.
A falha desse domínio é que os líderes podem confiar demais em especialistas em situações complicadas, ao mesmo tempo em que ignoram ou até mesmo descartam as soluções criativas de sua equipe.
Para superar isso, uma equipe multifuncional pode ser formada com uma variedade de conhecimentos, conjuntos de habilidades e históricos profissionais para incentivar os colaboradores a apresentarem soluções inovadoras.
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O domínio complexo consiste em "incógnitas desconhecidas". Ou seja, a causa e o efeito podem não ser estabelecidos ou só podem ser deduzidos em retrospecto. A situação é imprevisível e, portanto, pode ser impossível identificar uma solução "correta". Muitas situações de negócios se enquadram nessa categoria.
Na tomada de decisão, o Cynefin recomenda "Sondar-Sentir-Responder" para combater essa situação. Nesse contexto, os líderes precisam ser pacientes, procurar padrões e estimular o surgimento de soluções emergentes, sem tentar controlar a situação ou insistir em um plano de ação.
Aqui uma possibilidade é fazer experimentos para validar aprendizados a partir do que se aprende com as coisas que não deram certo, os fracassos. É claro que você precisa seguir alguns métodos para orientar o processo de pensamento da equipe – um conjunto simples de regras pode gerar soluções melhores do que não ter qualquer orientação.
A comunicação também é essencial aqui. Como em um domínio complicado, é possível formar uma equipe multifuncional que possa fazer brainstorming para encontrar soluções inovadoras e criativas para problemas complexos.
No domínio caótico não existe relação entre causa e efeito. O objetivo principal é estabelecer a ordem e a estabilidade por meio de uma resposta rápida. Uma situação de emergência ou crise se enquadra nesse domínio.
A abordagem de tomada de decisão aqui é "Agir - Sentir - Responder". Em uma situação caótica, a atenção imediata de um líder não é descobrir padrões, mas estancar o sangramento.
Desde o início, o líder precisa:
Em uma situação caótica, a equipe pode realizar uma análise de risco para identificar possíveis ameaças, usar uma matriz de probabilidade de risco para fazer a priorização e uma matriz de impacto de risco para avaliar a exposição ao risco.
Com base nisso, a empresa que utiliza o Framework Cynefin pode implementar um plano abrangente de resposta a riscos. É impossível preparar contramedidas para todas as situações, mas o planejamento para riscos identificáveis geralmente é útil.
O centro do Cynefin Framework representa as situações gerais que estão em “desordem”. Ou seja, aqui não existe nem mesmo a identificação de um problema ou de uma crise. Quando uma empresa está em uma situação de “desordem”, é muito difícil identificar que esse é o caso, já que não há clareza sobre quais dos outros quatro domínios se aplicam ao contexto.
David Snowden e Mary E. Boone descrevem o domínio: "Aqui, várias perspectivas disputam a proeminência, líderes discutem entre si e a cacofonia impera". O líder precisa coletar mais informações e dividir a situação em partes constituintes e, em seguida, atribuir cada uma delas a um dos outros quatro domínios.
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Confira abaixo quais são as principais vantagens de implementar a metodologia dentro de um negócio:
Pensamento crítico
O Cynefin Framework é uma excelente ferramenta de treinamento para praticamente todos os setores. É ideal para desenvolver habilidades de pensamento crítico em futuros gestores ou para aperfeiçoar os processos de pensamento dos líderes atuais.
O contato com o framework cria gestores que se sentem confortáveis quando enfrentam desafios esperados e inesperados. Além disso, o método estimula os líderes a pensar fora do padrão, ajudando-os a evitar a mentalidade de "uma solução única para todos os desafios". Também mantém a mente fresca para abordagens dinâmicas – que mudam rapidamente e precisam de adaptação.
Integração da equipe
O framework é ideal para integrar um grupo dentro de um determinado mindset (mentalidade). Ele pode ser usado como um ponto de partida em projetos mais amplos, permitindo uma abordagem rápida e organizada que aumente a integração da equipe.
Alinhamento do fluxo
O método também pode ser utilizado para colocar ordem em uma situação que mudou rapidamente. Repassar as etapas é uma boa maneira de acalmar um possível ambiente de pânico. Desta forma, o framework ajuda a alinhar o fluxo de ações a serem executadas para conter eventuais problemas.
Comunicação assertiva
A comunicação entre líderes e suas equipes é aprimorada quando se tem uma compreensão de qual é a situação que todos enfrentam. É o famoso “estamos na mesma página”. O mesmo se aplica quando uma equipe unificada percorre o Framework Cynefin para encontrar a melhor abordagem para um projeto em grupo.
Aprendizados passados
O framework leva em conta o comportamento anterior do líder e da equipe e o histórico da companhia em lidar com desafios. Deste modo, as soluções que se mostraram acertadas no passado são trazidas para a discussão, examinadas e usadas como um espelho para um novo conjunto de circunstâncias.
A aplicação do Cynefin Framework a problemas complexos traz desafios. Um deles é reconhecer que problemas complexos possuem geralmente uma natureza dinâmica, ou seja, os problemas mudam ou evoluem. Por isso é importante evitar pensar de maneira linear, achando que para achar a solução tem que seguir um processo ou aplicar soluções predeterminadas.
Outro desafio é equilibrar a necessidade de experimentação e aprendizado com a necessidade de responsabilidade e resultados, especialmente ao lidar com situações incertas ou que não estão claras. Por fim, o terceiro desafio é gerenciar a carga de trabalho e a pressão às quais os colaboradores ficam expostos quando têm de trabalhar em domínios complexos e caóticos, a fim de evitar o estresse e o esgotamento.
Para usar efetivamente o Cynefin Framework é preciso desenvolver certas habilidades e hábitos, como cultivar a curiosidade e manter sua mente aberta para questionar suposições e buscar feedback.
Além disso, é importante saber se adaptar e se ajustar a situações variáveis e aprender com aquilo que não deu certo. Adotar uma mentalidade de colaboração e de co-criação com outras pessoas vai trazer perspectivas e experiências diversas para o processo de solução de problemas – algo que é essencial quando se busca a melhor resposta.
Por fim, refletir e analisar suas ações e resultados, bem como identificar o que funcionou, o que não funcionou e o que pode ser melhorado pode ajudar a aproveitar ao máximo o framework.
The Golden Circle: como funciona o framework + 20 exemplos
Confira a seguir dez cenários possíveis dentro de uma empresa nos quais o Cynefin Framework poderia ser aplicado:
1. Planejamento de resposta a emergências
No gerenciamento de desastres, as empresas podem usar o modelo para definir e categorizar o tipo de crise que estão enfrentando. Por exemplo, se for uma situação caótica, como uma enchente ou outro desastre natural, que exija resposta imediata ou apresente alto grau de complexidade, soluções inovadoras executadas por meio da colaboração podem ser úteis.
2. Desenvolvimento de produtos
Ao desenvolver novos produtos ou serviços, as equipes podem aplicar o framework para determinar se o problema está no domínio complicado (existem soluções conhecidas, mas exigem conhecimento especializado) ou no domínio complexo (em que soluções inovadoras precisam ser descobertas por meio de experimentação).
3. Relações com os clientes
Ao abordar os problemas dos clientes, as empresas podem classificar os desafios com base em sua natureza. Problemas simples com soluções conhecidas podem ser resolvidos rapidamente, enquanto problemas complexos podem exigir colaboração com os clientes na busca por novas soluções que sejam positivas para os dois lados.
4. Campanhas de marketing
Os profissionais de marketing podem usar o modelo para avaliar o tipo de mercado em que estão entrando. Ou seja, podem diferenciar entre mercados óbvios, bem compreendidos e diretos, ou mercados complexos, em que o comportamento do consumidor é incerto e exige experimentação.
5. Gerenciamento de mudanças
Ao implementar mudanças organizacionais, os líderes podem classificar a resistência dos colaboradores com base no framework. Algumas resistências podem vir de problemas técnicos, como a falta de especialização em novos processos, enquanto outras podem vir de questões mais complexas, como mudanças culturais.
6. Gestão da cadeia de suprimentos
As empresas podem utilizar o Framework Cynefin para avaliar as possíveis interrupções na cadeia de suprimentos. Um problema inesperado que “quebra” o fluxo da cadeia de suprimentos pode exigir uma resposta rápida (caótica), enquanto problemas de longo prazo podem exigir soluções inovadoras (complexas).
7. Estratégia de inovação
Ao desenvolver uma estratégia de inovação, as empresas podem identificar as áreas em que é preciso inovação e classificá-las com base no framework. Isso ajuda a alocar recursos de forma eficiente, sabendo quais áreas exigem experimentação e quais podem se beneficiar das práticas recomendadas.
8. Feedback do cliente
As empresas podem usar o método para classificar o feedback dos clientes. Problemas óbvios com produtos podem ser resolvidos imediatamente, enquanto problemas complexos podem exigir uma análise mais profunda e soluções inovadoras.
9. Gestão de projetos
Os gerentes de projeto podem aplicar o framework para avaliar a complexidade do projeto. Aqueles que se enquadram no domínio complicado podem exigir conhecimento especializado, enquanto os que se enquadram no domínio complexo podem precisar de abordagens adaptativas de gestão de projetos.
10. Segurança cibernética
Ao lidar com ameaças à segurança cibernética, as companhias podem classificar os incidentes com base em sua natureza. Um ataque cibernético repentino e caótico pode exigir uma resposta rápida, enquanto o combate a ameaças cibernéticas complexas pode envolver estratégias inovadoras.
O Cynefin Framework oferece a orientação para a solução de problemas em contextos em que os indivíduos tendem a responder inconscientemente. O método é particularmente útil em cenários de crise ou emergência e no desenvolvimento ágil de produtos. Também pode ser utilizado para revigorar empresas que tenham uma estrutura de gestão rígida e desatualizada.
