A busca por ferramentas que facilitam e otimizam a gestão de projetos, como a 5W2H, deve ser um objetivo recorrente de gestores e líderes.
Além de conhecer o que é a ferramenta, entretanto, é importante saber quais as oportunidades de uso da 5w2h e como colocá-la em prática no negócio.
O que é 5w2h?
A 5w2h consiste em uma ferramenta voltada para o planejamento estratégico de projetos, viabilizando estruturar todas as etapas e aspectos associados à realização de uma ação, a fim de favorecer a execução.
Leia mais em: 5W2H – O que é e como criar um plano de ação utilizando-a
O que significa 5W2H?
Uma dúvida comum sobre o tema é: o que significa 5w2h? O termo compreende a cinco perguntas representadas pelo “W” e duas pelo “H”. São elas:
1- what: o que deve ser feito?
2 – why: por que?
3 – who: quem é o responsável pela execução?
4 – where: onde será implementado?
5 – when: quando será feito?
6 – how: como deve ser conduzido?
7 – how much: quanto vai custar?
Assim, o objetivo da ferramenta 5w2h é responder previamente todas as questões relacionadas à execução de um projeto, desde quem colocará cada etapa em andamento até quais são os custos de cada fase de implementação.
Esse tipo de clareza antes mesmo de um projeto ser iniciado permite definir aspectos cruciais para evitar desencontros posteriores que comprometam a execução, seja devido às atividades, ao modo de fazer ou ao orçamento, por exemplo.
A metodologia de 5w2h é voltada à gestão de projetos, visando planejar, monitorar e mensurar cada etapa.
O planejamento estratégico da execução de um projeto garante mais qualidade em cada uma das etapas, maiores chances de cumprimento do cronograma e orçamento e alcance dos objetivos estabelecidos.
Além disso, é comum que em projetos, especialmente os mais complexos e de maior porte, haja problemas de execução devido à falta de responsáveis claros para cada etapa, divergência solucionada pela adoção da metodologia 5w2h.
Assim, a principal função ao utilizar a ferramenta é garantir que todas as etapas de um projeto sejam executadas com excelência.
Uma dúvida comum é como fazer 5w2h na prática, com questionamentos se é melhor usar o excel, word ou qual ferramenta. O segredo da metodologia, entretanto, é sua simplicidade, podendo ser realizada, até mesmo, no papel.
A tabela costuma ser um modelo prático de como tornar o 5w2h mais visual e claro. A primeira coluna deve ser preenchida com o “what” (o que), definindo cada um dos passos do projeto nas linhas subsequentes.
Se um projeto tem três passos, cada um deles deve ser detalhado nas seis colunas seguintes (porque, onde, quando, por quem, como e quanto). Se o projeto tem 25 etapas, deve-se fazer o mesmo para cada uma delas.
Uma opção é iniciar o projeto com um esboço no formato de mapa mental de forma a entender com mais clareza o primeiro passo mais importante.
É muito comum que quando se fala em projetos mais complexos haja dificuldade para estabelecer o passo a passo e, especialmente, o primeiro passo para que ele saia do papel. É justamente nesse sentido que a ferramenta pode contribuir na operacionalização das ideias.
Um projeto como “reformular o site”, por exemplo, provavelmente terá início com um único passo: cotar valores em agências especializadas.
A metodologia 5w2h inclui todas as informações relevantes desde o começo até o fim de um projeto e é essa riqueza de detalhes que garante não apenas a execução das tarefas, como também a qualidade.
Portanto, a adoção da metodologia 5w2h pode ocorrer em diferentes contextos, para projetos grandes ou pequenos e até na vida pessoal, o ideal é reconhecer a importância dos detalhes para estabelecer os pormenores de cada tarefa.
