Produtividade e integração: 3 ferramentas para sua empresa

Saber encontrar a ferramenta de produtividade certa pode fazer com que sua empresa corte caminhos e otimize seus processos de forma simples e rápida.

Ferramentas de produtividade estão crescendo e obtendo cada vez mais popularidade, sendo amplamente utilizadas tanto no âmbito pessoal quanto no profissional. Para se ter uma ideia, dos dez aplicativos com maior crescimento em número de usuários neste ano, cinco são ferramentas de colaboração para ambientes corporativos.

Pela primeira vez, 5 ferramentas de produtividade no âmbito empresarial dentro dos apps com maior crescimento de usuários (Notion, Figma, Miro, Airtable, e monday.com) - Foto: Okta

Esse movimento se deve principalmente às transformações que o modelo de trabalho sofreu com a pandemia. O trabalho remoto impulsionou fortemente o mercado dessas ferramentas, fazendo com que a utilização delas se tornasse absolutamente essencial mesmo após esse período.

Otimização de rotina e tempo, aumento da integração e maior facilidade em gerenciamento de processos, projetos e entregáveis são apenas algumas das funcionalidades que essas ferramentas entregam.

Dessa maneira, para conseguir obter bons resultados e otimizar processos, é essencial que se entenda as que melhor se encaixam na sua empresa. Dentre tantas, algumas se destacam em eficiência e qualidade e, por isso, são usadas aqui no G4 Educação.

Apresentaremos três ferramentas de produtividade que cumprem com seu propósito e que são utilizadas no dia-a-dia dentro da equipe. Destas, cada uma possui um diferente objetivo:

1. Notion: ferramenta de gerenciamento de projetos, para priorizar tarefas e coordenar recursos.
2. ClickUp: ferramenta de rastreamento de tempo para monitorar a atividade de trabalho e suas métricas.
3. Slack: aplicativo de bate-papo em equipe para uma comunicação mais eficiente.

Vale lembrar que não existe uma ferramenta melhor que a outra, mas sim a que a sua equipe se adapta melhor de acordo com a necessidade, bem como a que atende aos requisitos previstos pela empresa. Portanto, faz sentido testar diferentes ferramentas para entender qual a melhor para sua organização.

1. Notion

O Notion é uma ferramenta de produtividade pessoal e profissional, que permite gerenciamento e criação de projetos através da criação de quadros, páginas com notas, calendários, lembretes, to-do lists, etc.

Interface do Notion - Foto: Notion

Visando o compartilhamento de conhecimento entre equipes, o Notion pode ser considerado um caderno compartilhado e colaborativo em que os times (e toda a empresa) registram e disseminam o conhecimento sobre processos, reuniões e atividades diversas.

A aplicação foi desenhada para que empresas possam não apenas coordenar seus projetos, processos, deadlines e entregáveis, mas também entender e gerenciar o andamento dos mesmos.

Os usuários podem combinar vários componentes que o próprio Notion oferece para customizar sua página, permitindo que você crie um sistema personalizado e de acordo com suas próprias necessidades.

Dentro do G4 Educação, o Notion é utilizado de três maneiras: processos, reuniões e compartilhamento de conhecimento através de bancos de informação e bibliotecas.

Uso do Notion para processos:

• Facilita o treinamento de colaboradores e consultas no momento da ação, reduzindo não conformidades e economizando tempo de gestores e colegas para dúvidas simples;
• Dá suporte à cultura de melhoria dos processos, através do registro de processos na ferramenta.

Aqui no G4 Educação, o Notion é usado da seguinte forma para processos:

• Organizar o porquê, o quê, como, quando, quem, etc.;
• Todos os processos são registrados na ferramenta;
• No treinamento de novos colaboradores, há a etapa de leitura de páginas e prática supervisionada com colegas;
• Todos os processos são atualizados por seus responsáveis. Sugestões de melhoria são feitas como comentários diretamente na página do processo correspondente permitindo a colaboração dos envolvidos.

Uso do Notion para reuniões

• Aumento da produtividade e foco antes, durante e depois por meio da preparação da pauta e registro de ata;
• Permite modelos assíncronos de reunião para equipes com dificuldade de alocação de tempo. Cada participante registra sua pauta e comentários nos assuntos definidos.

Aqui no G4, o Notion é usado tanto em reuniões 1:1 como em reuniões de equipe:

• As sugestões de pautas são registradas antes da reunião por cada participante e todos devem ler a pauta e materiais relevantes antes da reunião;
• Se há algum material relevante que deve ser lido para reunião, ele deve ser referenciado na página;
• A ata e os próximos passos são registrados na página da reunião. Os participantes podem colaborar via comentários;
• As ações podem ser migradas para ferramentas de fluxo de tarefas.

Uso do Notion para banco de informações e bibliotecas

• Permite anexar arquivos de texto e imagens, além de organizar a informação em páginas e tabelas, contribuindo para consolidação e consultas simples.

Aqui no G4, o Notion é usado da seguinte forma para bancos de informação e bibliotecas:

• Criamos nosso banco de dados diretamente na ferramenta;
• Combinamos com o arquivamento no Google Drive.

2 - ClickUp

O ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas no âmbito profissional para equipes. Dentre os recursos que a aplicação oferece, podemos colocar atribuições e status de tarefas, alertas e uma barra de ferramentas de tarefas.

Interface do ClickUp - Foto: Reprodução/ClickUp

Os usuários podem atribuir comentários e tarefas a membros específicos da equipe ou grupos de membros da equipe, podendo ser marcados como “resolvidos” ou “em andamento” por exemplo.

A ferramenta fornece uma boa visualização do projeto em execução, otimizando-o e facilitando a verificação de possíveis melhorias a serem feitas e também de gargalos e problemas. 

Dentro do G4 Educação, o ClickUp é utilizado para verificar o andamento das tarefas e analisar tudo o que o time está trabalhando.

Uso do ClickUp

• Permite organização das etapas semelhante a um Kanban.
• Cada atividade tem um cartão (card) específico em que a atividade pode ser descrita.
• Links de consulta podem ser incluídos.
• Datas e responsáveis são atribuídos diretamente no cartão.

Aqui no G4 Educação, o ClickUp é usado da seguinte forma:

• Todos os processos/projetos são criados e gerenciados pelo ClickUp;
• Nas reuniões de time — momentos de revisão de tarefas, discutimos diretamente olhando para os boards;
• Investimos tempo na descrição dos cards e materiais de suporte para maior clareza das atividades;
• Criamos uma categoria de Backlog para as atividades ainda não iniciadas, mas demandadas. Se há muitas atividades nessa categoria, há uma questão de dimensionamento de equipe vs. demanda, o que nos alerta para a capacidade do time;
• Atividades que precisam de consulta ou validação do gestor são vistas com mais facilidade, bem como tarefas próximas de implementação e/ou de alta criticidade;
• O ClickUp também permite que o time insira propostas para execução que não estão priorizadas hoje. Isso pode ser revisado nas reuniões de time para avaliar iniciativas que podem alavancar os resultados.

Leia também: Estratégia empresarial: 4 maneiras simples de otimizar seu planejamento estratégico

3 - Slack

O Slack é um software de comunicação corporativa. Através de canais públicos e privados, bem como chats diretos, ele permite uma comunicação rápida e eficaz, conectando diversas áreas da empresa e otimizando tempo.

A ferramenta, apesar de menos complexa que as anteriores, é extremamente útil e facilita a organização de todo o processo comunicativo através da integração em apenas uma aplicação.

Interface do Slack - Foto: Reprodução/Slack

Aqui no G4, o Slack é usado da seguinte maneira:

• Canal geral: compartilhar informações relevantes para toda a empresa, como metas, novas ações com clientes, legislações e afins;
• Canais específicos: compartilhar informações relevantes para um time, equipe ou projeto;
• Mensagens diretas: solução de dúvidas ou outras conversas realizadas diretamente entre as partes;
• Engajamento: ações que necessitem da participação de grande parte dos colaboradores são comunicadas nos canais. Além disso, pedimos a reação dos integrantes dos canais para nos certificar de que eles leram o conteúdo.

Não apenas é importante saber utilizar como também integrar as ferramentas para que funcionem de forma complementar. Isso é essencial para otimizar os processos diários, deixando-os tão práticos e automáticos quanto possível.

Para simplificar, vamos utilizar como exemplo a construção de uma nova unidade de negócios (BU). Integramos, portanto, as três ferramentas para otimizar esse projeto dentro de uma tarefa qualquer do mesmo, que será a listagem das etapas chave para a construção.

• Projeto: construção de uma nova unidade;
• Tarefa: elencar as etapas chave para a construção.

ClickUp

• Etapas chave viram boards;
• Atividades dentro de cada etapa viram cards (lembre-se das descrições, responsáveis e prazos);
• Prazos e progresso de atividades são acompanhados em reuniões específicas do projeto, mas sempre tendo o ClickUp como guia.

Notion

• Etapas chave viram páginas principais;
• Atividades podem ser inseridas como seções/tópicos dentro das páginas de etapas correspondentes;
• Nas seções de atividades, descrevemos o que deve ser feito, como deve ser feito, quais materiais devem ser consultados e gerados;
• Sempre que possível, damos referências e exemplos.

Slack

• Atualizar o time sobre situações relevantes;
• Fazer lembretes sobre prazos e reforçar combinados de reuniões.

Ter uma ferramenta de produtividade que se encaixe no escopo da sua organização permite que os processos sejam otimizados e gerenciados de forma mais organizada, simples e clara, o que por si só culmina em melhores resultados.

Portanto, ter uma estratégia de decisão da melhor ferramenta para a sua organização e implementar ela de modo operacional dentro dos projetos e cultura da sua empresa pode significar um grande corte de problemas e, ainda, uma possível vantagem competitiva.

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