Se você é o responsável por organizar uma reunião de trabalho ou apenas participa, essas são algumas dicas e estratégias para garantir a condução de um encontro eficaz. Afinal, a responsabilidade por uma reunião ser bem-sucedida é do facilitador e dos participantes envolvidos.
As reuniões são importantes e muito úteis para reunir duas ou mais pessoas e deliberar sobre um assunto em comum, seja o alinhamento de objetivos ou a tomada de decisão sobre alguma determinada pauta (vide One on One, All Hands, Kick-off, dentre outras).
Através delas, a colaboração e a cooperação podem se enraizar na cultura organizacional e um projeto ser realizado da melhor maneira possível – pelo menos no cenário ideal.
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Isso porque, todos os dias, executivos e colaboradores são convidados para dezenas de reuniões sem propósito que atrapalham a sua jornada de trabalho e a produtividade da companhia. Segundo pesquisa da HBR com gerentes sênior:
Além disso, estudo do MeetingKing estima que o número de reuniões nos Estados Unidos seja de cerca de 11 milhões todos os dias úteis, gerando um desperdício expressivo de tempo (37% da carga horária de um funcionário) e de recursos (aproximadamente, $ 37 bilhões).
Afinal, quem nunca participou de uma reunião que poderia ser um e-mail? Pensando nisso, as atitudes a seguir foram selecionadas pensando em otimizar a produtividade dos seus encontros e garantir com que eles sejam, de fato, instrumentos valiosos para a sua organização.
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Uma atitude é uma maneira consistente de ver uma situação, ou seja, é uma mentalidade que está profundamente enraizada e persiste ao longo do tempo. Seja qual for o modelo de gestão empresarial adotado, a atitude de um colaborador no ambiente organizacional afeta todos os aspectos de seu trabalho.
Por isso, é fundamental compreender os fatores capazes de proporcionar melhores produtividade e satisfação (Employee Experience), já que quando se implementam boas práticas de gestão na realização das reuniões corporativas, a repercussão é significativa em toda a companhia.
Um levantamento realizado por Steven G. Rogelberg, professor da Universidade da Carolina do Norte em Charlotte, concluiu que quase 37% de todas as reuniões começam atrasadas, com quase 70% dos participantes relatando chegarem atrasados às reuniões.
As reuniões que começam fora do horário geralmente terminam tarde, fazendo com que a equipe sofra atrasos em outras tarefas. Além disso, reuniões atrasadas interrompem os fluxos de trabalho, sendo um dos principais motivadores da queda de produtividade da equipe:
Portanto, a regra número 1 das reuniões de trabalho bem-sucedidas está relacionada a uma gestão de tempo eficaz: defina um horário para começar e terminar todas as vezes. A pontualidade é uma virtude e uma habilidade que pode e precisa ser treinada.
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Nas reuniões, estabelecer limites/expectativas é de extrema importância. Assim, a criação de uma pauta indica o que será discutido, garante que uma reunião permaneça nos trilhos e que todos saibam o que vai acontecer a seguir. Sem uma agenda definida, dificilmente os colaboradores estarão todos na mesma página.
Ainda que seja necessário parar suas atividades para a criação do planejamento de uma pauta, sem dúvidas, esse recurso permite economizar tempo para todos os participantes da reunião, fornecendo um conjunto claro de tópicos, objetivos e prazos.
Com um esboço claro do que vai ser falado, os funcionários se sentirão mais livres para participar e você se certifica que os principais temas serão abordados pela equipe no decorrer daquele encontro.
“Digo à minha equipe: sem objetivo, sem comparecimento.”
As reuniões são onde as decisões de negócios mais importantes costumam ser tomadas. Dessa forma, é crucial que a pauta seja respeitada para que o processo decisório seja melhor e mais rápido.
Na verdade, o estágio pré-reunião representa 80% do sucesso desse encontro, segundo a obra “Dicas para preparar e conduzir uma reunião com eficácia”, escrita por Isabelle Odermatt da Universidade de Zurique.
A McKinsey ainda sugere que a consistência necessária perpasse pela definição do que se trata cada encontro: se é para tomada de decisão, discussão ou compartilhamento de informações. pois a falta de clareza da agenda pode matar a produtividade e causar frustração em todo o time.
Peça aos participantes que deixem eventuais distratores da reunião do lado de fora e, se possível, distribua canetas e papel para evitar o uso de tablets, notebooks e smartphones. Dessa forma, fica mais difícil perder o foco e se pode concentrar inteiramente nos itens da pauta em questão.
Nesse sentido, certifique-se de indicar com antecedência que a reunião se dará sem o uso desses dispositivos, pois, para muitos, inclusive, será necessário um pouco de tempo para se acostumar com a ideia.
No caso das reuniões virtuais, essas distrações são ainda mais difíceis de se controlar. Segundo dados da Zippia, 67% dos trabalhadores se distraem quando as reuniões não são presenciais. Entre os principais motivos estão: checar emails e enviar mensagens no celular. Portanto, é essencial eliminar todas as ferramentas que não são indispensáveis para aquele encontro.
Quando você está se comunicando, seja por escrito ou verbalmente, você quer ser claro. Isso não significa usar palavras complicadas ou frases longas. Significa escolher suas palavras de maneira intencional e garantir que a sua mensagem seja fácil de entender.
Nesse sentido, seja o mais específico possível na hora de perguntar em uma reunião. Perguntas objetivas são um divisor de águas na produtividade e permite que se mantenha o foco na hora da resposta.
De fato, a comunicação eficaz exige tempo e esforço, mas vale a pena quando você consegue ser claro e conciso em suas questões, aprimorando-se relacionamentos, liderança e resultados.
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Se as reuniões de trabalho não inspiram respeito mútuo, os funcionários estarão sempre aquém das suas capacidades e será um desafio manter a retenção do seu time. Para garantir que os seus colaboradores atinjam todo o seu potencial, é imprescindível cultivar um espaço de discussões respeitoso e solidário.
Valorize posicionamentos diferentes e evite usar linguagem depreciativa ou divisiva. Se você tiver um problema para chegar em um denominador comum, estabeleça um plano para lidar com os conflitos e trabalhe para chegar a uma solução adequada que funcione para todos.
Um local de trabalho colaborativo onde todos compartilham suas ideias e oferecem soluções criativas é aquele que prospera. Nas palavras de Stephen R. Covey, autor do best-seller "Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes":
"Sempre trate seus funcionários exatamente como você quer que eles tratem seus melhores clientes".
Desentendimentos no trabalho podem acontecer e podem ser desafiadores. Por isso, as discordâncias devem ser feitas de maneira respeitosa, educada e construtiva.
Se você tem medo de discordar de seus colegas, por que a companhia precisa de você? Pensar, inovar, planejar e discordar faz parte do processo. Pratique habilidades reflexivas ouvindo seus colegas de trabalho, vendo o ponto de vista de cada uma deles e propondo uma solução melhor quando possível.
"É melhor uma ideia simples e uma execução impecável, do que uma ideia genial e uma execução falha".
Carlos Brito, CEO da AMBEV
Mas se lembre de escolher suas batalhas. Afinal, se você discordar de tudo, sem propor saídas melhores, acabará sendo visto como argumentativo e desagradável.
Uma pesquisa feita pela University of Baltimore, com mais de 100 participantes descobriu que quando um gerente sênior interrompe alguém, as pessoas geralmente veem isso como um sinal de força e assertividade. No entanto, quando a interrupção é feita por um colega júnior, ele é visto como conflituoso, rude ou desrespeitoso.
Muitos de nós somos maus ouvintes e algumas pessoas não entendem o valor e a importância da escuta ativa. Interromper pode dizer ao outro que está falando que você não se importa com o que ele tem a dizer - como se a sua voz fosse mais importante.
Dito isso, espere até uma pausa natural na conversa. Deixe o orador terminar o que estava dizendo e, em seguida, faça sua pergunta ou ofereça o seu pensamento sem criar constrangimentos durante a reunião.
Ser capaz de criar uma lista de tarefas após a reunião ajuda a manter o foco e permite acompanhar que todos os alinhamentos realizados serão efetivamente trabalhados por cada um de seus respectivos responsáveis.
Além disso, na década de 1920, o Dr. Bluma Zeigarnik realizou estudos que mostraram que riscar coisas de uma lista de tarefas permite que nossos cérebros se concentrem em outras tarefas, enquanto, tarefas inacabadas, por outro lado, perturbam a nossa mente.
Logo, essa é uma ótima maneira de evitar negligenciar atividades que são importantes e ajuda a priorizar aquilo que exige a sua atenção.
As reuniões podem ser a arma secreta de muitas equipes de trabalho ou o vilão daqueles que não entendem direito como elas podem ser uma ótima fonte para troca de informações e tomada de decisão. Portanto, é importante torná-las o mais útil e construtivas possível.
Implemente as dicas acima, peça feedbacks aos seus funcionários e esteja aberto a sugestões. Se a sua equipe se sentir engajada e eficaz, com certeza você estará no caminho certo.
Por fim, se você quer se tornar um líder completo e dominar não só as reuniões, mas todas as etapas do crescimento da sua empresa, conheça a Nova Formação G4 e entenda o seu momento atual, para definir onde quer chegar e o que precisa ser feito através de decisões mais assertivas.
