Fazer uma coisa bem é uma tremenda conquista em qualquer negócio. Fazer melhor hoje, um pouco melhor amanhã, melhorando sempre é vantagem competitiva. Essa é a base do Kaizen, metodologia que busca a “melhoria contínua” ou “mudança para melhor”, e que enfatiza que todos os colaboradores devem se envolver para identificar problemas, propor soluções e implementar as mudanças que vão promover essa melhoria.
O Kaizen é uma abordagem poderosa de gestão de negócios que enfatiza a importância da melhoria contínua, do envolvimento dos funcionários e da inovação para obter sucesso e vantagem competitiva no longo prazo. Muitas empresas de vários setores adotaram os princípios do Kaizen e, como resultado, obtiveram melhorias significativas em eficiência, qualidade e lucratividade.
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Como filosofia, o Kaizen pode ser aplicado tanto para negócios quanto para aspectos profissionais. Buscar continuamente aprender mais e melhorar o desempenho – o que podemos traduzir como “busca pela excelência” – está na raiz do sentido de Kaizen. Assim, quando alguém não se contenta em somente “fazer bem” e está sempre procurando maneiras de melhorar processos, aumentar eficiência, ter mais produtividade em um fluxo que se alimenta, essa pessoa está seguindo o Kaizen para sua vida.
"Kaizen significa melhoria. Além disso, significa melhoria contínua na vida pessoal, na vida doméstica, na vida social e na vida profissional. Quando aplicado ao local de trabalho, Kaizen significa melhoria contínua envolvendo todos – gerentes e trabalhadores."
O termo japonês é um composto de duas palavras japonesas que, juntas, podem ser traduzidas como “boa mudança” ou “melhoria”. Kaizen passou a significar “melhoria contínua” por sua associação com os princípios e a metodologia lean (enxuta). Por melhorias entenda-se aquelas pequenas mudanças incrementais que podem parecer detalhes à primeira vista, mas que quando implementadas, fazem com que o fluxo do trabalho seja melhor. Um pouquinho melhor? Está valendo. O importante é essa busca incessante pela melhoria.
A metodologia surgiu no Japão após a Segunda Guerra Mundial. Como o país estava arrasado após o final do conflito, era urgente reunir esforços para reconstruir a economia, levantar a indústria e aumentar a competitividade. Mesmo com recursos escassos, foi essa obsessão pela melhoria contínua que contribuiu para que empresas como Honda, Toyota, Mitsubishi e Canon desenvolvessem produtos que se destacaram por sua eficiência e custo benefício a ponto de crescer e se destacar em escala global.
O conceito do Kaizen tornou-se mais popular a partir da publicação do livro "Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success", em 1986. Seu autor, o engenheiro industrial Masaaki Imai, reuniu todas as práticas associadas ao Kaizen e que depois ele promoveria através do Instituto Kaizen. A popularização dos produtos japoneses a partir dos anos 1970 espalhou também a imagem da “eficiência japonesa”, que foi copiada e reproduzida depois por companhias com culturas completamente diferentes – o que só atesta o valor do Kaizen como instrumento de avanço.
É importante dizer que os princípios do Kaizen devem muito ao engenheiro Taiichi Ohno, pioneiro do Sistema Toyota de Produção (TPS) na Toyota, nos anos 1950. Ele aplicou os princípios do sistema Just in Time da Ford (produzir apenas quando necessário, utilizando apenas os recursos estipulados e no tempo ideal) ao Jidoka (automação com monitoramento humano), criando os pilares do Sistema Toyota de Produção. Esses pilares são apoiados por três bases:
A ideia é que a junção dos dois pilares e das três bases vai aumentar a qualidade, reduzir custos e fechar vendas em menos tempo, já que o cliente conta com melhor atendimento. No Kaizen, satisfação e responsabilidade são valores coletivos.
O Kaizen estabelece que não existe um “fim perfeito”, ou seja, tudo pode ser melhorado. As pessoas devem se esforçar para evoluir e inovar constantemente.
Uma curiosidade: Taiichi Ohno também é considerado o pai do Kanban.
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O Kaizen envolve cinco princípios fundamentais: conhecer o cliente, deixar fluir, ir para o gemba (ou o lugar onde o trabalho é realizado), capacitar as pessoas e ser transparente, de acordo com o Kaizen Institute. Seguindo esses princípios, as empresas terão como resultado a eliminação de desperdícios (também conhecida como eficiência econômica), boa administração e padronização. Na visão do instituto, quanto mais o Kaizen for incorporado à cultura da empresa, mais natural será para os colaboradores se envolverem na busca pela eficiência.
Os princípios da Metodologia Kaizen operam em sinergia para promover uma cultura de melhoria contínua, redução de desperdício, padronização, capacitação dos colaboradores e foco no cliente dentro das empresas. Ao adotar esses princípios, as organizações podem aumentar sua competitividade, adaptabilidade e sucesso de longo prazo em um ambiente de negócios em constante mudança.
Olhando para as características do Kaizen, temos:
O princípio fundamental do Kaizen é a melhoria contínua. Ele enfatiza a noção de que mudanças pequenas e incrementais podem levar a melhorias significativas ao longo do tempo. Em vez de buscar transformações em grande escala, o Kaizen incentiva as empresas a se concentrarem em fazer melhorias contínuas e graduais nos processos, sistemas e práticas.
O Kaizen defende a eliminação do desperdício em todas as suas formas, incluindo tempo, recursos e esforço. O desperdício pode assumir várias formas, como superprodução, tempos de espera, transporte desnecessário, excesso de estoque, defeitos e talentos subutilizados. Ao identificar e eliminar o desperdício, as empresas podem simplificar os processos, reduzir os custos e aumentar a eficiência.
A padronização envolve o estabelecimento de procedimentos de trabalho, processos e práticas recomendadas para garantir a consistência e a confiabilidade das operações. Ao padronizar o trabalho, as empresas podem reduzir a variabilidade, minimizar os erros e criar uma base para a melhoria contínua. A padronização também facilita o treinamento, o treinamento cruzado e o compartilhamento de conhecimento entre os colaboradores.
A produção JIT é um princípio fundamental do Kaizen que visa minimizar os níveis de estoque e maximizar a eficiência por meio da produção de bens ou serviços em resposta à demanda do cliente. Ao sincronizar a produção com a demanda do cliente, as organizações podem reduzir os prazos de entrega, diminuir os custos de manutenção de estoque e melhorar a capacidade de resposta às mudanças do mercado.
O Kaizen enfatiza a importância de respeitar e valorizar as contribuições de todos os funcionários da empresa. Esse princípio reconhece que as pessoas que executam determinadas tarefas e atividades são as que mais sabem sobre elas. Portanto, os colaboradores são os principais impulsionadores da melhoria contínua e incentiva a participação ativa, o envolvimento e a capacitação deles. Ao promover uma cultura de respeito, confiança e colaboração, as companhias podem aproveitar a criatividade, o conhecimento e a experiência de sua força de trabalho para impulsionar a inovação e a melhoria. Capacitar os colaboradores para efetuar mudanças é a melhor estratégia para a melhoria.
Gemba refere-se ao local onde o trabalho é feito, seja no chão de fábrica, no escritório ou no ambiente de serviços. O Kaizen incentiva os líderes a irem ao “gemba” para observar os processos, obter insights e interagir com os funcionários da linha de frente. Ao ir até a fonte, os líderes podem obter uma compreensão mais profunda das operações, identificar oportunidades de melhoria e apoiar os funcionários em seus esforços de melhoria contínua.
Os eventos Kaizen, também conhecidos como blitzes ou eventos de melhoria rápida, são iniciativas focadas, com tempo determinado, que visam abordar problemas específicos ou oportunidades de melhoria. Esses eventos reúnem equipes multifuncionais para colaborar, analisar problemas, desenvolver soluções e implementar mudanças em um curto espaço de tempo. Os eventos Kaizen permitem que as organizações promovam melhorias significativas de forma rápida e eficaz.
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As empresas aplicam os princípios do Kaizen de várias maneiras para promover a melhoria contínua em todos os aspectos de suas operações. Algumas estratégias e técnicas comuns incluem:
Incentivar os funcionários de todos os níveis a participar ativamente da identificação de ineficiências, da sugestão de melhorias e da implementação de mudanças. Quando os colaboradores se sentem ouvidos, eles são capazes não apenas de entregar maior envolvimento com seu trabalho, mas se empenhar em atingir o melhor resultado.
Estabelecer procedimentos e processos de trabalho padronizados para garantir a consistência, reduzir a variabilidade e facilitar o aprimoramento contínuo. Especialmente para as áreas ligadas à administração do negócio, é possível implementar mudanças na mentalidade contra o desperdício e pela redução de custos. Utilizar papel de rascunho para impressão ou compartilhar informações para evitar retrabalho são práticas que podem se tornar padrão na companhia. Se for difícil seguir o padrão, treinamentos podem ajudar a aplicar o padrão de forma mais simples e eficiente.
Uso de recursos visuais, como tabelas, gráficos e quadros kanban, para comunicar informações, acompanhar o progresso e identificar oportunidades de melhoria. Encontrar o equilíbrio entre informações que precisam estar escritas ou que podem ser expressas de forma visual é a chave para que as pessoas sejam capazes de reter mais conhecimento.
Os líderes participam regularmente de caminhadas ou visitas, nas quais eles vão ao local onde o trabalho é feito (Gemba) para observar os processos, reunir percepções e identificar oportunidades de melhoria em primeira mão. Ao conversar com os colaboradores envolvidos diretamente nos processos, é possível estimular as pessoas a mostrar empenho nas tarefas e também oferecer sugestões de como fazer o trabalho melhor. Além de funcional, pode servir como um elemento a mais na avaliação de desempenho.
O processo de melhoria está fortemente ligado ao trabalho em equipe. Portanto, o ideal é formar equipes, com pessoas de diferentes áreas e habilidades diversas. As equipes podem recorrer ao ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA), uma abordagem sistemática para solução de problemas e melhoria contínua que envolve planejamento, execução, avaliação de resultados e ajuste de processos conforme necessário. Outras ferramentas, como diagramas de causa e efeito e o próprio framework 5W2H podem ser usados para chegar à melhor solução.
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A Toyota é amplamente reconhecida por sua implementação bem-sucedida dos princípios do Kaizen por meio do Sistema Toyota de Produção (TPS). A empresa enfatiza a melhoria contínua, a redução de desperdício e a capacitação dos funcionários para alcançar a excelência operacional.
A GE adotou os princípios Kaizen como parte de sua filosofia de gerenciamento "Lean", concentrando-se em simplificar os processos, reduzir o desperdício e melhorar a eficiência em suas diversas unidades de negócios.
A Amazon aplica os princípios Kaizen em seus centros de distribuição para otimizar continuamente os processos, aumentar a produtividade e atender à demanda dos clientes com eficiência. A empresa incentiva os funcionários a contribuírem com ideias de melhoria e a experimentarem novas abordagens.
A Nissan adotou o Kaizen para melhorar a qualidade, a produtividade e a inovação em suas operações de fabricação. A empresa envolve ativamente os colaboradores na solução de problemas e em iniciativas de melhoria de processos para impulsionar o crescimento sustentável.
