Toda empresa que está determinada a crescer precisa incluir a mentalidade de melhoria contínua em seus processos. Fazer o controle de qualidade, otimizar operações é exatamente o core da metodologia Six Sigma.
O Six Sigma é um conjunto de metodologias e ferramentas usadas para melhorar os processos de negócios, reduzindo defeitos e erros, minimizando a variação e aumentando a qualidade e a eficiência. Em outras palavras, busca o padrão mais elevado de qualidade, com o mínimo de erros possível. Para alcançar esse objetivo, os profissionais treinados em Six Sigma procuram identificar e eliminar as causas de variação e melhoram os processos.
Ainda que a metodologia Six Sigma tenha se comprovado como uma ferramenta para otimização e controle de qualidade em grandes empresas como Motorola, Toyota e IBM, entre outras, para que traga os resultados esperados é preciso um mindset de busca por melhoria contínua. A adesão e apoio das lideranças executivas é essencial para uma implementação de sucesso.
Além disso, exige um planejamento cuidadoso, dedicação e consideração das necessidades específicas e da cultura da empresa.
Quando implementado de forma eficaz, o Six Sigma pode levar a melhorias substanciais na eficiência, na qualidade e na satisfação do cliente. De acordo com a Motorola, uma das empresas a implementar a metodologia, a companhia conseguiu economizar US$ 17 bilhões com o uso do Six Sigma até 2006.
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O que é Six Sigma?
O Six Sigma é uma metodologia de gestão de negócios que tem como objetivo melhorar a eficiência e a eficácia dos processos em uma companhia.
Para isso, os profissionais certificados usam estatísticas, análise financeira e gestão de projetos tendo em vista melhorar a funcionalidade e o controle de qualidade, identificando e corrigindo erros ou defeitos nos processos existentes.
O pensamento básico do Six Sigma tem suas raízes em uma teoria matemática do século XIX. O matemático e astrônomo alemão Carl Friedrich Gauss (1777-1855) introduziu o conceito de curva do sino como um padrão de medição.
Ao criar o conceito da aparência de uma distribuição normal, a curva em forma de sino tornou-se uma das primeiras ferramentas para encontrar erros e efeitos em um processo.
Em 1920, o engenheiro e estatístico norte-americano Walter Shewhart ampliou essa ideia e demonstrou que o “sigma indica onde um processo precisa ser aprimorado”. Ele desenvolveu a ideia de que qualquer parte do processo que se desvie três sigmas da média precisa ser melhorada. Em outras palavras, um sigma é um desvio padrão.
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Para que as operações atinjam um nível de “six sigma”, isso significa que tenham apenas 3,4 defeitos para cada um milhão de oportunidades. O objetivo é o aprimoramento contínuo do processo e refinar os processos até que sejam capazes de produzir resultados estáveis e previsíveis.
Na década de 1980, o engenheiro Bill Smith, da Motorola, tornou-se um dos pioneiros do Six Sigma como o conhecemos, criando muitas das metodologias usadas até o início dos anos 1990, com influência do Gerenciamento da Qualidade Total e do Zero Defeitos.
Em 1995, o Six Sigma seria adotado como estratégia central de negócios por Jack Welch na General Electric (GE) e foi sendo aprimorado e refinado até chegar à metodologia aplicada hoje.
Nos últimos anos, o Six Sigma se fundiu com a metodologia Lean (enxuta), desenvolvida na Toyota, dando origem à Lean Six Sigma. O objetivo é apoiar a excelência comercial e operacional, concentrando-se na variação, no design, nos problemas de desperdício e nos fluxos de processo. Grandes empresas como Motorola, Verizon e IBM usam o Lean Six Sigma como estratégia de crescimento para repensar e se transformar por meio da eficiência, partindo da estrutura organizacional até chegar na produção, desenvolvimento de software, vendas, distribuição e incluindo as funções de prestação de serviços.
O Framework Six Sigma é indicado para melhorar processos já existentes (Crédito: G4 Educação)
Quais são as etapas do Six Sigma?
Para melhorar processos comerciais já existentes, o Six Sigma conta com cinco fases, conhecidas como DMAIC:
1. Definição
Definir as metas do projeto. Um especialista em Six Sigma lidera um time de pessoas que vai escolher um processo para otimizar e definir qual problema será resolvido.
2. Medição
Medir os componentes críticos do processo e os recursos do produto. O time mede o desempenho inicial do processo, estabelece uma referência e lista que características podem estar prejudicando o desempenho.
3. Análise
Analisar os dados e desenvolver vários projetos para o processo, eventualmente escolhendo o melhor. O time analisa o processo e isola cada ponto de entrada ou motivo que poderia levar a falhas, testando até encontrar a verdadeira causa do problema.
4. Melhoria
Projetar e testar os detalhes do processo. O time trabalha para implementar mudanças que vão melhorar a performance do sistema.
5. Controle
Verificar o projeto executando simulações e um programa piloto e, em seguida, entregar o processo ao cliente. O time inclui controles ao processo para que não haja um retrocesso e volte a se tornar ineficaz.
Para criar novos processos, produtos ou serviços, o Six Sigma aplica o método DMADV:
- Definir as metas do projeto
- Medir os componentes críticos do processo e os recursos do produto
- Analisar os dados e desenvolver vários projetos para o processo, escolhendo eventualmente o melhor
- Projetar e testar os detalhes do processo
- Verificar o projeto executando simulações e um programa piloto e, em seguida, entregar o processo ao cliente
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Como o Six Sigma melhora a eficiência das empresas
A metodologia Six Sigma foi criada originalmente para otimizar processos, melhorar qualidade e aumentar a eficiência. Dentro desse escopo, veja como o Six Sigma pode buscar a eficiência.
Identificar os principais processos
O Six Sigma é frequentemente aplicado a processos comerciais críticos que afetam diretamente a qualidade do produto, a satisfação do cliente e a eficiência geral.
Tomada de decisão orientada por dados
A metodologia se baseia fortemente em dados e análises estatísticas para identificar áreas de melhoria, garantindo que as decisões sejam baseadas em evidências e não em intuição.
Equipes multifuncionais
O Six Sigma incentiva a colaboração entre equipes multifuncionais, reunindo indivíduos com habilidades e perspectivas diversas para resolver problemas complexos.
Melhoria contínua
O Six Sigma não é uma solução única; é um processo de melhoria contínua. Após a conclusão de um projeto, o foco passa a ser a manutenção das melhorias e a identificação de novas áreas para aprimoramento.
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Como funciona a certificação do Six Sigma
Para uma implementação bem-sucedida da metodologia Six Sigma, é fundamental que as lideranças façam um investimento em treinamento em diferentes níveis da companhia.
O Six Sigma oferece uma certificação para os profissionais que se aprofundam na metodologia e sua aplicação. Os níveis de certificação se baseiam nas classificações usadas nas artes marciais japonesas, ou seja, é possível encontrar profissionais faixa amarela, faixa verde, faixa preta até chegar a Mestre (Master), Campeão e Gerente de Programa.
A ilustração acima apresenta a hierarquia dentro do Six Sigma
O Gerente de Programa, nível mais alto da certificação, é responsável por introduzir e implementar o Six Sigma. O Mestre Faixa Preta é um especialista com bastante experiência que atua mais como coach e instrutor do projeto que está implementando o Six Sigma. Os campeões promovem o programa para outros profissionais e empresas, em um papel semelhante aos evangelizadores do Vale do Silício. São responsáveis por atribuir as funções de Faixa Preta, Faixa Verde e Faixa Amarela.
Ao nível de Faixa Preta pertencem os profissionais experientes em Six Sigma, que gerenciam projetos. Os Faixa Verde são líderes em projetos e os Faixa Amarela dão suporte aos Faixas Verdes e Faixas Pretas. A hierarquia, que é um pilar importante da metodologia, reflete os recursos Six Sigma solicitados.
Os níveis mais baixos recebem uma introdução às teorias de melhoria de processos e à terminologia Six Sigma. Já os Faixa Verde trabalham para os Faixa Preta em projetos, ajudando na coleta e análise de dados. Os Faixa Preta Belts lideram projetos, enquanto os Mestres Faixa Preta procuram encontrar maneiras de aplicar o Six Sigma em todos os níveis da companhia.
Prós da adoção do Six Sigma
A seguir, confira quais são os pontos a favor da implementação do Six Sigma.
- Melhoria da qualidade. O Six Sigma visa a reduzir defeitos e erros, o que leva a uma maior qualidade de produtos e serviços.
- Aumento da eficiência. Ao identificar e eliminar as ineficiências, os processos se tornam mais eficientes e otimizados.
- Satisfação do cliente. A melhoria da qualidade e da eficiência geralmente resulta em maior satisfação do cliente.
- Redução de custos. A eliminação de defeitos e o aumento da eficiência podem levar a uma economia significativa de custos.
- Tomada de decisões orientada por dados. A ênfase nos dados garante que as decisões sejam baseadas em evidências, reduzindo o risco de escolhas subjetivas ou desinformadas.
Contras da adoção do Six Sigma
O Six Sigma não é para todas as empresas, então considere os argumentos abaixo:
- Uso intensivo de recursos. A implementação do Six Sigma requer tempo, esforço e recursos significativos, incluindo o treinamento de funcionários em análise estatística.
- Resistência à mudança. Os funcionários podem resistir a mudanças nos processos estabelecidos, principalmente se acharem que os novos métodos atrapalham suas rotinas.
- Não é adequado para todos os processos. O Six Sigma é mais eficaz em processos com resultados mensuráveis. Ele pode não ser tão adequado para processos criativos ou altamente variáveis.
- Ênfase excessiva em métricas. Em alguns casos, o foco excessivo em métricas e dados pode ofuscar os aspectos qualitativos, potencialmente negligenciando o elemento humano dos processos.
- Complexidade. A metodologia em si pode ser complexa e, se não for implementada corretamente, pode levar à confusão ou à aplicação incorreta de seus princípios.
Empresas que aplicam o Six Sigma
Empresas de vários setores – da indústria automobilística à logística, passando pela saúde – aplicaram com sucesso a metodologia Six Sigma para melhorar o controle de qualidade e otimizar seus processos. O uso da metodologia mostra que os princípios do Six Sigma – definir, medir, analisar, melhorar e controlar – podem ser adaptados para atender aos desafios e objetivos específicos de cada companhia.
A seguir, veja alguns exemplos de empresas e setores para aplicação do Six Sigma:
General Electric (GE)
A General Electric (GE) foi uma das primeiras a adotar o Six Sigma. Sob a liderança de Jack Welch, a GE usou o Six Sigma para aumentar a produtividade e reduzir defeitos.
A companhia concentrou-se em processos críticos, como fabricação e desenvolvimento de produtos, usando o Six Sigma para identificar e eliminar variações que poderiam levar a defeitos. Com isso, a GE registrou melhorias significativas na qualidade dos produtos e na eficiência operacional, o que contribuiu para seu sucesso geral.
Motorola
Como empresa em que o Six Sigma foi criado, a Motorola implementou a metodologia para tratar de problemas de qualidade em seus processos de fabricação, especialmente na produção de semicondutores.
Ao aplicar os princípios do Six Sigma, a Motorola visava reduzir os defeitos e melhorar a confiabilidade dos produtos. O sucesso da implementação do Six Sigma na Motorola tornou-se uma referência para outras empresas que buscavam aprimorar seus processos de controle de qualidade.
Toyota
Embora a Toyota seja frequentemente associada à abordagem de manufatura enxuta (lean), ela também integrou os princípios do Six Sigma em seus processos de produção. A Toyota usou o Six Sigma para identificar e eliminar desperdícios, defeitos e ineficiências na fabricação, contribuindo para sua reputação de produção eficiente e de alta qualidade.
Ford
A Ford Motor Company utilizou o Six Sigma para aprimorar seus processos de fabricação e melhorar a qualidade de seus veículos. Ao aplicar o Six Sigma para identificar e solucionar defeitos em vários estágios da produção, a Ford obteve melhorias significativas na qualidade do produto e na satisfação do cliente.
Amazon
Em seus centros de atendimento, a Amazon implementou o Six Sigma para otimizar o processo de atendimento de pedidos. Os princípios do Six Sigma são aplicados para reduzir erros no processamento de pedidos, melhorar o gerenciamento de estoques e aumentar a eficiência operacional geral em sua vasta rede de distribuição.
Setor de saúde
Hospitais e organizações de saúde aplicaram o Six Sigma para melhorar o atendimento ao paciente e reduzir erros médicos. Por exemplo, um hospital pode usar o Six Sigma para agilizar o processo de admissão de pacientes, reduzir o tempo de espera e aumentar a precisão dos registros médicos.
Serviços financeiros
Bancos e instituições financeiras implementaram o Six Sigma para aprimorar processos como aprovações de empréstimos, integração de clientes e detecção de fraudes. Ao reduzir os erros e as ineficiências nesses processos, as organizações financeiras podem aumentar a satisfação do cliente e a conformidade com as normas.
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