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Plano de ação 5W2H: Entenda cada pergunta em detalhes

Ferramenta 5W2H

Para um bom uso do plano de ação 5W2H, é essencial entender o que cada pergunta quer dizer, bem como exemplos de aplicação da ferramenta.

Uma das ferramentas mais relevantes utilizadas pelas empresas para planejamento estratégico e gerenciamento das atividades das organizações é a 5W2H. Porém, para entender exatamente todo seu potencial, é indispensável compreender cada pergunta do plano de ação 5W2H em detalhes.

Essa metodologia, além de prática, é essencial para resolução de possíveis problemas e mapeamento de oportunidades de melhoria das companhias.

Isso ocorre devido a seu caráter focado na exploração do autoconhecimento das empresas pelos gestores responsáveis e também na exposição dos fatores mais importantes para que decisões sejam tomadas da forma mais assertiva possível.

É uma ferramenta que facilita a interpretação objetiva e transparente do problema e do ambiente em que está inserido.

Este termo é uma sigla derivada de 7 perguntas-chave em inglês:

  1. What (o que)
  2. Who (quem)
  3. When (quando)
  4. Where (onde)
  5. Why (por quê)
  6. How (como)
  7. How much (quanto)

A ferramenta consiste justamente em responder essas perguntas. Entretanto, apesar de ser relativamente simples, nem todos entendem exatamente o que cada pergunta quer dizer, limitando sua eficiência e usabilidade. 

Com isso, este artigo busca explicar a função de cada pergunta dentro da ferramenta com maior nível de aprofundamento e detalhamento, para que a aplicação e implementação do 5W2H seja simples e eficiente dentro das operações.

Plano de ação 5W2H: Qual é o significado de cada pergunta?

Com a compreensão do que significa cada uma das questões do plano de ação 5W2H, o potencial de sua aplicação tende a ser o maior possível.

1. What? (O que?)

Entender em que consiste o projeto é o primeiro passo para traçar o caminho até sua realização.

Essa etapa consiste em descrever o objetivo ou projeto e o que será feito. É importante saber definir, de modo curto e direto, o propósito final do projeto, entendendo o resultado final que se deseja alcançar.

Além disso, é importante ajustar as tarefas de cada integrante do projeto de modo específico, destrinchando as etapas do mesmo.

Alguns exemplos de perguntas são os seguintes

  • O que ocorreu?
  • O que observamos?
  • O que precisamos?
  • O que será feito?
  • O que cada integrante deve fazer para que o escopo do projeto se realize?

Se o escopo do projeto for desenvolver um novo layout para o site da empresa, as obrigações dos membros — o que eles devem fazer — podem ser:

  • Desenho do novo organograma de funcionalidades;
  • Projeção dos custos;
  • Criação do novo padrão de design, etc…

2. Why? (Por que?)

A resposta do porquê de um projeto é a busca por motivos para continuar com a execução da ideia.

Com isso, faz-se importante explicar para a equipe, de modo sucinto e pautado em dados e argumentos, o motivo de se resolver o problema e/ou conquistar o objetivo, valendo também discutir acerca dos aspectos financeiros e qualitativos.

Nesta etapa, entender a relevância da proposta para poder passar aos integrantes é importante para estimular o engajamento da equipe e apresentar novas ideias ao projeto.

Exemplos de perguntas:

  • Por que será feito?
  • Por que isso é um problema?
  • Qual o propósito?

Considerando o mesmo exemplo do desenvolvimento de um novo layout para o site da empresa, os porquês podem ser:

  • Facilitar a leitura;
  • Aumentar a retenção dos usuários;
  • Atrair mais leads.

3. When? (Quando?)

Apesar das incertezas que regem o início de um projeto, definir os prazos e cronogramas para entrega das tarefas e conclusão são importantes para demonstrar o senso de responsabilização.

Desse modo, vale citar sempre datas e deadlines, ainda que as mesmas sejam apenas proposições. 

Como exemplo de perguntas temos as seguintes:

  • Em quanto tempo será feito?
  • Quando será feito?
  • Qual o deadline dessa atividade?
  • Qual a data final para que a versão final esteja concluída?
  • Haverá alguma frequência?

No exemplo do layout para o site, possíveis pontos são as seguintes:

  • Definição de datas para versão inicial;
  • Data para correção de possíveis bugs e erros da versão inicial;
  • Definição de data final.

Leia também: 5W2H: 5 exemplos prontos para entender o conceito

4. Where? (Onde?)

O local onde o projeto será desenvolvido é outro ponto a se levar em consideração.  Esta etapa consiste simplesmente no registro dos locais onde o projeto ocorrerá ou o problema será resolvido, tal qual o local onde as reuniões ocorrerão.

Como exemplos de perguntas podemos ter:

  • Onde o projeto será realizado?
  • Em que local ocorrerão as reuniões?

Ainda no mesmo escopo, pode-se pensar no seguinte:

  • Trabalho remoto ou presencial;
  • Reuniões presenciais ou por videoconferência.

5. Who? (Quem?)

Determinar quem irá executar cada atividade é crucial para mover o projeto, e colocar as pessoas certas nas funções certas pode resultar em significativa eficácia na execução do projeto.

Com isso, faz-se necessário descrever detalhadamente quem são os stakeholders, e se relacionarmos com a primeira pergunta, isso se une com as funcionalidades e tarefas que cada stakeholder deve executar para que o projeto seja bem-sucedido.

Como exemplo de perguntas podemos colocar:

  • Quem está envolvido?
  • Qual a funcionalidade que cada stakeholder deve executar?

Se o escopo do projeto for a alteração do layout do site, a equipe de programadores e a equipe de designers são exemplos de stakeholders.

6. How? (Como?)

O primeiro dos dois “H” dessa metodologia refere-se ao “modus operandi”, os procedimentos a serem seguidos para que o projeto possa ser concluído.

Nesta etapa, é necessário listar os métodos adotados para a execução do projeto e definir critérios de avaliação. É muito importante apresentar e explicar isso de forma objetiva aos stakeholders do projeto, tal como as métricas nas quais eles serão avaliados e como deverão agir para entregar os resultados.

Como exemplo de perguntas podemos considerar o seguinte:

  • Como o projeto será feito?
  • Como as atividades serão avaliadas?
  • Quais as condições para o projeto ocorrer?

Se o escopo do projeto for a alteração do layout do site, alguns exemplos são:

  • Definir o passo a passo da alteração do layout;
  • Determinar qual será seu fluxo de aprovação.

7. How much? (Quanto?)

Não adianta criar um plano ambicioso se ele não for ajustado à realidade financeira da empresa. Estimar os custos do projeto gera maior eficiência e entendimento das operações. 

Lembre-se que se o projeto necessitar da aprovação de terceiros, é importante explicitar o ROI (Return on Investment, ou retorno sobre o investimento).

Alguns exemplos de perguntas são:

  • Quanto o projeto custará?
  • Como minimizar os custos?

Algumas possibilidades, ainda considerando o exemplo da alteração de layout do site, são as seguintes:

  • Custo do tema a ser adquirido;
  • Valor cobrado pela agência para o desenvolvimento do tema (se for este o caso);
  • Perda de receita que a empresa terá com o downtime do site fora do ar para a atualização.



Ter um plano de 5W2H pronto pode te ajudar a tomar as melhores decisões

A metodologia 5W2H permite que se lide com projetos de maneira mais clara, objetiva e organizada, bem como possibilita uma melhor solução de problemas que possam surgir no caminho.

Com isso, ter uma estratégia de implementação deste framework dentro dos projetos e resoluções de problemas da sua empresa pode significar uma maior eficiência de processos e resultados melhores e mais eficazes.

Depois de entender o plano de ação 5W2H com perguntas e exemplos de respostas, se você deseja ter acesso ao currículo da formação de empreendedores que estarão mais preparados para liderar o mercado na nova economia, conheça o Formação G4 e entenda os 6 pilares de conhecimento para atingir o sucesso.

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