Popular no mundo dos negócios, planejamento é uma buzzword difícil de ignorar. Tema de incontáveis artigos e livros, é visto como protagonista em muitas companhias e, às vezes, tende a ser considerado uma característica fundamental daquelas que atingem o topo.
Apesar disso, uma pesquisa da Strategy& feita com mais de 6.000 executivos de diferentes empresas descobriu que para 70% a estratégia não era suficientemente clara a respeito de como a companhia geraria valor para os clientes e para 79% os recursos para implementá-las não eram suficientes.
Além disso, o estudo concluiu que apenas 35% dos executivos acreditavam que suas estratégias levariam suas empresas ao sucesso. Ou seja, entre planejar e executar existe uma grande lacuna.
Dentro dessa brecha estão uma série de fatores que contribuem negativamente para que haja falhas.
Mesmo que lideranças disfuncionais e processos desalinhados estejam entre alguns dos motivos, de acordo com a Forbes, a principal razão para planos estratégicos darem errado é justamente a falta de uma estratégia que seja abrangente e coerente.
Essa harmonia decorre de um aspecto muitas vezes esquecido durante a realização de um planejamento estratégico: suas partes complementares.
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Antes de entendermos as diferenças entre os tipos de planejamento e como se complementam, é fundamental entender o que é estratégia.
De maneira geral, a estratégia é o conjunto de ações e planos executados a partir da combinação de 3 fatores: propósito, capacidade e ambiente.
A combinação e análise desses fatores resulta no que podemos chamar de “triângulo estratégico”
Ao entender o que deseja se tornar, sabe fazer e pode fazer, a companhia consegue compreender quais medidas devem ser tomadas para levar o negócio de um ponto a outro.
É importante ressaltar que a estratégia responde o que será feito, mas não como será feito. Por essa limitação, é preciso consolidar planos táticos e operacionais.
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Para ilustrar melhor as diferenças entre cada planejamento, imagine que cada um deles (estratégico, tático e operacional) tenta responder a diferentes perguntas, que juntas são responsáveis por deixar a empresa mais perto de alcançar seu objetivo principal.
Resumidamente a estratégia compreende ao “o que”, a tática ao “como” e a operação a “ação”. A seguir, vamos entender detalhadamente sobre cada um:
Olhando para o futuro do negócio (3, 5 ou até 10 anos), o planejamento estratégico costuma ser decidido pela diretoria e determina a direção que a companhia deve tomar.
Por influenciar fortemente a tomada de decisão, deve ser baseado em dados. O processo consiste na elaboração de quatro etapas, claras e bem definidas. É importante lembrar que o nível de profundidade dessas etapas é proporcional ao nível de maturidade da companhia e deve ser um processo vivo, capaz de acompanhar as mudanças. São elas:
Resumidamente, o papel desse plano é expandir o conhecimento da empresa sobre sua própria atuação, assim como possíveis oportunidades.
Como mencionado, o planejamento tático é o como você irá realizar o que estabeleceu em sua estratégia, e por essa razão, tem foco em objetivos de curto e médio prazo.
A ideia principal é quebrar um grande objetivo em tarefas menores, tornando-o mais palpável. É nessa fase que as tarefas são delegadas e os prazos estabelecidos pelos gestores. Diferente do anterior, compreende um período mais curto, de 1 a 3 anos.
A metodologia SMART é bastante utilizada para elaborar o planejamento tático. Ideal para manter os objetivos do negócio claros para todos os envolvidos, o método garante que eles sejam cumpridos através de certos parâmetros.
Por manter as metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais, alinha melhor as expectativas, melhorando o engajamento.
O planejamento operacional é supervisionado pelos coordenadores/gestores e segue a mesma linha prática do nível tático, no entanto, abrange as ações que precisam ser realizadas no cotidiano de cada área, ou seja, tem objetivos ainda mais específicos.
Responsável por definir metas de curto e médio prazo, é mais minucioso que o tático, especificando tarefas diárias e semanais.
O plano inclui as ações que o time deve realizar para cumprir as metas. Em geral contém objetivos, o que deve ser entregue, o que é necessário para realizar as ações e padrões de qualidade.
Os planos focam em resolver problemas específicos chamados de single-use ou mais extensos, que acompanham projetos mais longos, chamados por sua vez de ongoing. Em geral, duram de 3 a 6 meses.
Assim, o planejamento operacional acompanha o progresso das ações, fundamental para que os objetivos de longo prazo sejam alcançados. Caso algo não esteja de acordo com o planejado, deve ser rapidamente revisto. Em resumo, o planejamento operacional entrega uma visão mais micro do processo.
É essencial garantir que tanto o nível operacional quanto o tático estejam preparados para realizar as atividades-chave, mas ao mesmo tempo é imprescindível que adquiram também novas habilidades ao longo do caminho. Ao se desenvolver, o profissional se torna mais engajado, aumentando a produtividade e o desempenho no dia a dia.
Agora que a parte teórica foi melhor apresentada e os principais elementos de cada planejamento foram estabelecidos, elaboramos um exemplo prático de como eles podem se relacionar:
Vamos imaginar que um dos grandes objetivos estabelecidos no planejamento estratégico é que a empresa quer se tornar referência em customer experience (CX).
Ao pensar como essa meta pode se tornar realidade entende-se que é preciso melhorar o atendimento ao cliente, especificamente o tempo de resposta.
Assim, o planejamento tático utiliza a metodologia SMART para tangibilizar o grande objetivo do planejamento, adicionando um caminho mais claro para a execução:
O plano operacional por fim, ao se concentrar no cotidiano, pode acompanhar o NPS dos atendimentos, tempo de duração e metas de cada membro da equipe, além do número de atendimentos realizados diariamente.
Tendo em vista que a pesquisa da Strategy& concluiu que 74% dos executivos acreditam que suas estratégias não são traduzidas em ações tangíveis, é notória a necessidade de investir em ferramentas e frameworks capazes de preencher a lacuna entre teoria e prática.
Para ajudá-lo nessa jornada de planejamento, separamos algumas ferramentas, metodologias e abordagens que auxiliam não somente a fazer as perguntas certas, mas também como respondê-las apropriadamente:
Para desenvolver um plano estratégico, é imprescindível refinar a capacidade de olhar para dentro sem desconsiderar o contexto no qual a empresa está inserida. Também é importante desenvolver um olhar aspiracional. É o momento de pensar: o que sua empresa é e o que deseja se tornar?
Framework em forma de matriz, a análise SWOT ajuda a reforçar sua estratégia de negócios por meio da avaliação de todas as forças e fraquezas do negócio, bem como de oportunidades em potencial e obstáculos que podem afetá-la.
Diferente da análise SWOT (que tenta compreender variáveis internas e externas que impactam a empresa), a análise PESTEL foca somente no ambiente externo, olhando para fatores políticos, econômicos, socioculturais, tecnológicos, ambientais e jurídicos.
Essa estrutura é capaz de ajudá-lo a decidir um posicionamento estratégico com mais segurança, levando em consideração análises como atratividade do mercado, tendências, diferentes setores e posicionamento, entre outros.
Depois de entender as aspirações do negócio é preciso torná-las realidade: as ferramentas táticas. Além de acompanhar o processo de implementação de novas iniciativas continuamente, ajudam a alocar recursos e delegar tarefas.
Muitos líderes encontram dificuldades para entender o que é prioridade, afetando diretamente a execução da estratégia. Para evitar qualquer impacto negativo, a matriz de prioridades auxilia na organização de atividades levando em consideração variáveis como urgência e esforço para realizá-las.
Acompanhar as iniciativas, ações e projetos implementados na empresa é tão importante quanto investir tempo em sua concepção. Ao representar um cronograma, o diagrama de Gantt ajuda a entender o progresso das tarefas, mantendo-as dentro das datas estipuladas.
A estrutura analítica de projeto ajuda a organizar visualmente um projeto. Através da sua estrutura é possível dividir o que precisa ser entregue e compreender melhor relações de dependência entre as tarefas, facilitando o progresso.
Especificidade é o que resume o planejamento operacional. Nesse momento, é fundamental identificar o passo a passo necessário para que a operação seja capaz de trabalhar alinhada à estratégia diariamente.
Com uma abordagem baseada em dados, é possível analisar os processos internos do negócio com o objetivo de identificar e eliminar gargalos, incrementando metodologias para que a empresa melhore constantemente, tornando-se mais eficiente.
Criada para aumentar a produtividade, essa metodologia reúne técnicas que visam otimizar recursos. Ao implementar mudanças incrementais e sistemáticas, é capaz de transformar processos, maximizando o valor para o cliente.
O plano de ação 5W2H pode ser bastante útil nessa fase. A partir de sete perguntas-chave, tende a facilitar a interpretação de diversas situações mantendo a leitura do problema e do ambiente objetiva e transparente, o que torna os caminhos para possíveis resoluções mais simples.
Empresas que falham em elaborar um bom planejamento estratégico enfrentam dificuldades para se estabilizar e, como consequência, crescer. A estratégia, no entanto, oferece às empresas condições para que alcancem seus objetivos e metas, mas depende do plano tático e operacional para funcionar.
Portanto, mesmo que a qualidade do planejamento estratégico apresente algumas incertezas, com uma boa execução é possível alcançar bons resultados. O contrário dificilmente acontecerá.
Ou seja, sem uma boa ação, mesmo que a estratégia seja ideal, a companhia dificilmente conseguirá decolar. Portanto, é preciso que o conjunto da obra - estratégia, tática e operação - esteja funcionando de maneira harmônica, sem disfuncionalidades.
Se há alguns anos a estratégia por si só era vista como capaz de conseguir atingir bons resultados, atualmente, é preciso que as empresas mudem a perspectiva: os melhores planejamentos focam na execução.
Em um momento em que caminhamos cada vez mais para a chamada “low touch economy”, onde negócios precisam ser mais digitais, ágeis e asset light do que nunca, a máxima “inove ou morra” passa a ser aplicada a todos os setores e é preciso estar preparado, principalmente na hora de planejar.
