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O que é onboarding? Entenda a integração de novos colaboradores

O que é onboarding

O que é onboarding e qual a importância dentro do processo seletivo? Em linhas gerais, é o processo de integração e imersão corporativa, no qual o mundo da empresa será apresentado ao colaborador de forma estruturada e de um jeito que acelere sua curva de aprendizagem.

Processos seletivos não começam na abordagem pela vaga e terminam logo depois de todos os papéis estarem assinados. Trazer um novo colaborador significa agregar uma peça que fará as engrenagens da sua empresa rodarem melhor. 

Precisa ser assertivo, ainda mais na maneira como você irá retê-lo, porque esse é o grande valor da troca: os dois lados querem acertar — empregado inserido em uma bela cultura de trabalho e empregador com um talento em mãos para desempenhar.

O ciclo de vida de uma contratação precisa ir além do “aperto de mãos”, do combinado e colocado por escrito. Talvez mais importante do que o fit inicial venha o onboarding, o mundo de entrada para as nuances do ambiente corporativo.

O que a empresa faz? Como ela faz? Quais são os principais objetivos e metas que essa empresa tem para alcançá-los? Quais são os valores que compõem sua cultura organizacional? Como ela propaga sua missão para o mundo? Essas são algumas respostas vitais para validar premissas levantadas durante o processo seletivo.

Para criar o elo da confiança. Sim, o encontro entre as partes fez sentido. Desenvolver uma curva de aprendizado sólida, eficiente e produtiva.

Segundo a pesquisa “Perspective on Creating an Exceptional Onboarding Journey for your New Employees”, desenvolvida pela Gallup, apenas 12% dos colaboradores concordam que sua empresa faz um bom trabalho de onboarding.

Esses colaboradores ainda dizem que, ao passarem por uma excepcional experiência de onboarding, possuem quase 3 vezes mais probabilidade de se sentirem extremamente satisfeitos e inseridos dentro da cultura do seu local de trabalho.

No geral, apenas 29% dessa amostragem demonstrou estar preparada e apoiada para se destacarem em sua nova função. Isso deixa muito espaço para melhorias.

O intuito do onboarding é acelerar melhorias, tanto para a empresa, quanto para seus novos colaboradores. Um esforço que dá a dimensão do trabalho e precisa ser surpreendente e estimulante. Quer saber mais como aplicar no seu processo seletivo? 

O que é onboarding de colaboradores? 

Onboarding refere-se aos processos integrativos nos quais novos colaboradores são inseridos em uma empresa.

A ideia é que as premissas de contratação sejam validadas com a apresentação formal da estrutura organizacional da empresa. Suas unidades de negócio, cultura, visão, missão, valores, objetivos e metas. 

Onboarding pode ter o recorte de tempo de um ou alguns dias, ou até mesmo levar meses. É como você consegue inserir seu novo colaborador, de maneira que sua curva de aprendizado seja a mais eficiente e prática possível. Dessa forma, ele pode ser aplicável de diversas maneiras.

Partimos do pressuposto de que de alguma forma todos os novos funcionários serão inseridos dentro rotina da empresa, mas a qualidade dessa integração é que faz a diferença. 

Outra pesquisa, “The True Cost of a Bad Hire”, desenvolvida pela Glassdoor, vincula ao onboarding uma forte ligação a um aumento de 70% na produtividade e 82% na retenção de talentos.

Quando o onboarding é bem feito, estabelece uma base de sucesso a longo prazo na relação empresa/colaborador. A pesquisa mostra dados sobre produtividade e como conseguir manter um talento dentro de casa está diretamente relacionado a lealdade e engajamento. 

Logo, não é apenas no processo seletivo que se cria essa confiança. É em como você conduz o pacto que foi firmado. 

David Vélez, CEO do Nubank, possui algumas lições sobre cultura empresarial. Dentre elas, há 8 anos, todos os meses, Vélez está presente no onboarding de sua empresa.

O CEO enxerga a sua presença nesse processo como uma oportunidade para todos que entram ouvir diretamente do fundador quais os valores e o que se espera deles por lá.

No Nubank, o onboarding costuma durar 4 semanas. Eles entregam uma visão geral do que é o “roxinho”. Vélez está lá, todas as lideranças estão lá. Depois fazem uma imersão mais específica na área de cada colaborador, com kick-off meetings para explicar processos internos, ferramentas e atribuições.

Já é um caminho de trabalho prático, mas parte do tempo dos novos colaboradores é dedicado para que aprendam com calma sobre fluxos e desenvolvimento.

Não se confunda: onboarding de clientes é diferente de onboarding de colaboradores

Da mesma forma que é essencial fazer o onboarding de novos colaboradores, é fundamental aplicar as mesmas premissas para novos clientes. Muda um pouco o objetivo, mas a ideia é começar o relacionamento sempre da forma mais saudável possível.

Vamos dar um exemplo: você possui uma empresa B2B que implementa sistemas de gestão empresarial (ERPs). Mesmo que seu cliente já esteja familiarizado com a interface de um desses softwares, é muito provável que ele não conheça alguma funcionalidade específica ou uma solução sua.

Garantir todo o suporte para que, além da aquisição do seu produto ou serviço, seu cliente se sinta amparado caso surja alguma dúvida ou eventualidade é certamente uma prática para reter essa pessoa dentro da casa. É uma estratégia de fidelização.

Não é exatamente sobre suporte. É sobre a introdução fluida de todas as capacidades contratadas pelo seu cliente. Você irá destrinchar um manual de instruções sobre como solucionar todas as dores da sua base, antes mesmo que elas surjam.

Aqui é vital que você conheça sobre a jornada de compra do cliente, para que esse acompanhamento seja eficaz desde o primeiro contato com a empresa, durante o processo de venda e, principalmente, no pós-venda, o momento do onboarding.

Não é apenas sobre vender. É como solucionar dores, como trabalhar próximo ao usuário. Em nosso exemplo, não é apenas vender o ERP. É como tornar sua interface de OKRs mais enxuta e aplicável. O onboarding te dá controle de um software que facilita decisões e processos.

Qual é a importância do onboarding de colaboradores? 

Não é de se surpreender que exista uma correlação positiva entre funcionários engajados e taxa de rotatividade, absenteísmo, qualidade do produto e força de marca. 

Um plano de onboarding eficaz oferece uma oportunidade ideal para aumentar os indicadores mais saudáveis de gestão estratégica de pessoas e de negócios. Reforça o compromisso da empresa em ajudar no crescimento profissional de seus contratados e também de seus resultados. 

Dentre os principais benefícios que o onboarding traz, podemos citar:

Aceleração da curva de aprendizado e engajamento

Entrar em um novo emprego é um momento de incertezas. Receber um novo colaborador também é um contexto que traz questionamentos. Faz parte da responsabilidade do programa de onboarding tornar esse momento o mais natural e flexível possível.

Ao criar uma experiência com a qual você insere o colaborador dentro de seus valores, sua cultura e no organismo do seu negócio, ele passa a fazer parte de tudo isso. Quando você insere, quando você integra, você tem um aumento de velocidade na curva de aprendizado e engajamento.

Isso porque o colaborador entende como a empresa funciona, entende seu papel dentro dela, entende seus objetivos e o que é preciso ser feito para chegar lá. Mais: existem as relações interpessoais, que engajam e motivam pelas horas que vão passando ao longo do dia.

Todos esses elementos trazem segurança. E em um momento de incerteza, talvez o que ambas as partes mais precisam é se sentirem seguras uma com a outra. 

Integração com a cultura da empresa

O casamento só dará certo se a cultura organizacional e os valores de quem integra o time estiverem alinhados. Empresas e colaboradores precisam acreditar nas mesmas premissas. Missão e propósito não são discursos panfletários. Todo mundo precisa remar na mesma direção.

Se existem divergências nesse aspecto em específico, é difícil que a relação perdure a longo prazo. Isso porque as crenças vão além da troca monetária, contrapartida básica para a formalização de qualquer trabalho.

Para crescer e se desenvolver dentro de um ambiente corporativo, é necessário um alinhamento de objetivos. Um colaborador descobre seu caminho ao trilhar os traçados por quem representa — e é aí que ambas as diretrizes precisam falar a mesma língua.

Estar inserido na cultura organizacional dá ao colaborador uma visão 360º da empresa e sua participação dentro dela. Insere, dimensiona atribuições e o valor de sua entrega.

Retenção de talentos

Um bom salário e benefícios corporativos são instrumentos importantes para a retenção de talentos, mas a relação pode – e deve – ir além disso. O onboarding, ao acelerar o movimento da curva de aprendizado e engajamento e inserir o colaborador dentro da cultura organizacional, entrega um valor agregado que pode ser fator chave na hora de reter talentos.

Você tem que se destacar perante o páreo competitivo. Os grandes talentos possuem ofertas em mãos que darão uma boa remuneração, além de todo o pacote de auxílios. Um negócio, sob o viés de gestão estratégica de pessoas, precisa se destacar pela experiência.

O que enche os olhos de quem trabalha na sua empresa? Como trazer a energia do time para quem está entrando agora e se adaptando a uma nova realidade? Como acelerar esse processo e entrosar a equipe?

A meta é sempre ter os melhores do seu lado – e para isso, você precisa criar as condições devidas. Começa na seleção, passa pelo onboarding, e tem perenidade em como você cultiva a cultura da sua empresa.

Redução de rotatividade (turnover)

Se a meta é manter o maior número de talentos, o máximo de tempo possível, o onboarding ajuda também a diminuir a taxa de rotatividade, ou turnover, de dentro da empresa. Reter talentos significa não mexer em time que está ganhando.

Logo, você não tem substancialmente um contingente entrando e saindo, sempre em processo de adaptação e aprendizagem. Você tem uma equipe entrosada, que sabe da cultura e suas premissas.

É ruim para os negócios ter uma taxa de rotatividade alta. Significa que colaboradores não possuem vida longa dentro da sua empresa e você está em constante estado de transição. Quaisquer iniciativas que façam com que o processo seletivo — pré, durante e pós — seja mais assertivo precisam ser aplicáveis e propositivas.

Falar sobre rotatividade ainda tem um impacto em custos, considerando toda logística envolvida em treinamentos e capacitações. 

Você também pode se interessar: All Hands: o que é e como conduzir essa reunião na sua organização

Como fazer um bom onboarding? 

Embora existam diferentes maneiras de executar um programa de onboarding, algumas etapas e componentes são essenciais para o processo. Lembre-se: esse é um processo de continuidade e aceleração do processo de aprendizagem.

1 – Crie um evento de onboarding

O primeiro dia de trabalho é um abre-alas. Torne-o especial. Promova um evento de boas-vindas a todos os novos colaboradores. Faça uma ementa curricular com toda a programação do dia.

Perante todas as diretrizes que passamos até aqui, é no evento de onboarding que você dá o pontapé inicial. É onde você irá reunir os esforços das lideranças e promover uma experiência de recepção diferenciada.

É a hora de contar tudo que o colaborador precisa saber sobre a companhia. Mesmo que ele já chegue ao processo seletivo com alguma noção da empresa, aqui é no detalhe: história, fundadores, valores, objetivos, o que almeja para o futuro.

É hora de destrinchar o que antes era flerte. Hora de jogar abertamente e mostrar o potencial do projeto. 

Apresentar organogramas de equipes e a estrutura geral da empresa. Essa visão geral fará com que o colaborador compreenda exatamente para quais setores ou funcionários ele poderá se direcionar quando precisar resolver alguma questão.

Traga um kit de boas vindas, incentive, recompense, insira. E o processo de onboarding não dura apenas no recorte de seus dias.

2 – Organize a rotina de trabalho

Após o evento de boas-vindas, é imprescindível que lideranças aterrissem colaboradores dentro de suas novas rotinas. Como foi dito, esse é um momento de incertezas — e sentir-se seguro é começar a jornada com o pé direito.

Para o colaborador, saber o ritmo de sua rotina, quais serão suas atribuições e com quem ele irá trabalhar, é um dos caminhos mais seguros para alinhar expectativas. Para a empresa, quanto mais rápido o funcionário se adaptar, menos recursos são gastos.

Entregue todas as informações de acesso para contas e ferramentas de trabalho. Disponibilize tempo para que o colaborador se habitue com todo o fluxo. O ritmo pode ser mais lento no início, mas é preciso passar por esse momento para entender o equilíbrio saudável de cada um. 

É muito importante que novos colaboradores sejam conduzidos em suas primeiras semanas e não sejam jogados aos leões. Que com a curva devida de aprendizagem, possam desempenhar aquilo para que foram contratados.

3 – Adote um sistema de buddy

Buddy, ou em tradução livre “parceiro”, é aquele que esclarecerá quaisquer dúvidas que um novo colaborador possa ter ao entrar em uma empresa. É quem tem mais tempo de casa e já está habituado em relação a como as coisas funcionam.

Conhece os contatos certos, nos canais certos. Consegue direcionar informações e esclarecer caminhos para quem está chegando. É como um “padrinho”, que durante o recorte de onboarding está lá como uma mão amiga.

O sistema de buddy dá ainda mais perenidade para a integração de novos funcionários. De dúvidas com ferramentas e processos até pontos mais subjetivos, como recomendações de restaurantes e afins, seu buddy estará lá para continuar a conversa e te ajudar com o que for preciso.

Um ponto de contato para te ajudar a desvendar as primeiras perguntas que surgirem ao longo do caminho. Seu parceiro de trincheira. A pessoa que ajuda a desenhar seu processo de entrada. O buddy é a extensão da entrada.

Como o G4 Educação faz seu onboarding? 

O onboarding do G4 Educação acontece fora do ambiente de trabalho e dura todo um dia. É um verdadeiro boas-vindas.

Trata-se de uma programação especial, montada pelo time de Gente & Cultura, para tornar essa experiência de integração em algo prático e dinâmico. Ao passar pelo onboarding do G4 Educação, o novo colaborador sai com um conhecimento estrutural completo sobre:

  • Gente & Cultura;
  • Finanças;
  • Tecnologia;
  • Comercial;
  • Produtos;
  • Parcerias;
  • Comunidades;
  • Comunicação e branding;
  • Marketing;
  • Ops.

Você tem acesso ao macro da empresa, até chegar no detalhe de cada função. Como os valores estão completamente enraizados em cada unidade de negócio e funcionam como drive para cada ação.

O onboarding traz uma segurança estrutural. Mostra robustez. Quem são os nomes por detrás do G4? A partir de qual dor surgiu essa solução? Qual o BHAG (Big Hairy Audacious Goal) da empresa? Quais as projeções qualitativas e quantitativas para mensurar o trabalho? 

Você aprende que, invariavelmente, todos os holofotes se voltam para uma única missão, de tropa de elite:

“Ajudar nossos alunos a gerarem mais de 1 milhão de empregos até 2030.”

BHAG do G4 Educação, estabelecido em 2019

Esse é o drive. Buscar esse tipo de impacto. E o trabalho que nós do G4 fazemos para que novos colaboradores entendam que são peças fundamentais para alcançarem esse objetivo é através do onboarding

Você entende logo de cara onde a empresa quer chegar e, em seguida, que todos remam para a mesma direção. As lideranças responsáveis por cada área, que se desdobram em diferentes frentes, que se conversam em diferentes etapas de comunicação e vendas.

Da mesma forma, você recebe um manual com todos os seus acessos iniciais e instruções básicas sobre todas as burocracias envolvidas no acordo empregatício. Questões envolvendo MEI, ME, notas fiscais, plano de saúde, benefícios corporativos e afins.

Enquanto o novo colaborador é inserido no mundo G4 Educação, o G4 também entra na vida do colaborador, garantindo suas proteções. Cada integrante tem seu próprio buddy, cujas atribuições são facilitar ainda mais a vida de quem está entrando.

Reuniões one on one com lideranças são frequentes como termômetro para adaptação e ritmo de entrega. É todo um time que joga junto, sem braço curto. O onboarding é um programa para estimular e fazer com que a curva de aprendizado encurte.

Um lugar que, acima de tudo, valoriza a troca e abre avenidas de diálogo desde o dia um.

Onboarding faz mesmo a diferença?

Onboarding é uma extensão do processo seletivo. É difícil imaginar que em um recorte tão limitado de contato o colaborador saberá tudo sobre a empresa e a empresa saberá tudo sobre o colaborador.

Pelo contrário: são necessários mais encontros para firmar esse relacionamento. O onboarding é o caminho para isso — criar experiências e circunstâncias para que a integração do novo colaborador seja natural e estimulante.

Tudo o que você pode fazer para cuidar melhor de quem integra sua equipe é uma premissa de gestão estratégica de pessoas. Pessoas são os maiores ativos de uma empresa. Investir na integração delas pode ser um fator decisivo para ter os melhores “parceiros” do seu lado ao longo da caminhada. 

Onboarding é uma das práticas que precisam de atenção máxima das lideranças. Venha conhecer a Imersão de Liderança do G4 Educação e aprenda com os maiores players do mercado quais são as melhores práticas e formas de gestão para alavancar o seu negócio.

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