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Gestão de tempo: otimizar a vida profissional e o pessoal

A gestão de tempo é indispensável para otimizar sua produtividade, mesmo trabalhando por menos tempo.

Nós vivemos em um tempo em que a multidisciplinaridade é fundamental para praticamente todo profissional, com uma forte ascensão das soft skills (habilidades comportamentais). Entre elas, uma merece destaque, embora nem sempre o receba: a gestão de tempo.

De fato, essa é uma habilidade que sempre foi importante. Porém, hoje em dia, com o home office tendo grande perspectiva de continuidade para muitas empresas, sua importância é ainda maior, pois as pessoas estão tendo mais dificuldades de gerir o seu tempo, neste novo formato de trabalho.

Isso já ficou estatisticamente comprovado. De acordo com uma pesquisa da Robert Half[1] , que entrevistou mais de 800 profissionais no Brasil sobre trabalho remoto e o futuro do trabalho em maio de 2020, 52% acreditavam estar trabalhando mais em casa do que antes.

Outro estudo, realizado pela Oracle e pela Workplace Intelligence[2] , feito com mais de 12 mil participantes em 11 países, mostrou que 42% dos brasileiros e 35% dos entrevistados globais estão trabalhando mais de 40 horas extras por mês.

Ao considerar 21 dias úteis por mês, em outras palavras, isso significa que esses profissionais estão trabalhando pelo menos 114 minutos a mais por dia, em casa, do que antes, o que equivale a quase 2 horas extras diárias.

Como se não bastasse, 21% dos trabalhadores brasileiros estão passando pela experiência da Síndrome de Burnout, o que representa mais de 1 a cada 5 entrevistados.

Muitos motivos podem estar envolvidos nesse trabalho excessivo, e um deles, sem sombra de dúvidas, é um gerenciamento de tempo deficitário, o que fica ainda mais difícil quando se trabalha em casa, já que não existe aquela separação entre casa e escritório.

Por isso, saber definir horários para trabalho e não-trabalho irá contribuir para você obter maior produtividade e, além disso, manter sua saúde mental e emocional em dia.

Para lhe ajudar, nós separamos algumas dicas interessantes, baseadas em um artigo de Elizabeth Grace Saunders, especialista em gerenciamento de tempo, para a Harvard Business Review (link[3] , em inglês), mas também com outras fontes, pesquisas e informações complementares.

Nos acompanhe e aprenda como otimizar sua gestão de tempo e produtividade.

O que fazer para melhorar a gestão de tempo no trabalho?

Saunders inicia com uma frase breve, mas certeira: “Presença física nem sempre equivale à presença mental.” Portanto, seja no escritório ou em casa, é importante saber como virar a chave entre tempo profissional e tempo pessoal para se dedicar ao que é necessário naquele momento.

As seguintes dicas são de grande valia para que você tenha uma melhor gestão de tempo no Home Office, mas também para além dele, como quando as atividades puderem voltar para o presencial, ou até mesmo em outras áreas da sua vida. Confira:

Tenha uma rotina para começar a trabalhar

Você pode ter algumas atividades que faz todas as manhãs antes de começar a trabalhar, mesmo que esteja em casa. Pode ser colocar as roupas na lavadora, preparar uma xícara de café, ler as notícias do dia ou tomar um banho depois de levantar da cama, por exemplo.

Não existe uma rotina pré-definida: é necessário ver o que funciona para você. Seja o que for, tente fazer essas atividades da mesma forma todos os dias. O ponto está em fazer o cérebro entender que, depois daquele conjunto de atividades, ele deve entrar no “modo de trabalho”.

Charles Duhigg, autor do livro “O Poder do Hábito”, concedeu uma entrevista à NPR[4]  que cita estudos de neurocientistas, que traçaram nossos comportamentos de criação de hábitos a uma parte do cérebro chamada de gânglio basal, também importante na construção de emoções, memórias e reconhecimento de padrões.

As decisões, por sua vez, são feitas em outra parte do cérebro, chamada de córtex pré-frontal. Porém, assim que um comportamento se torna automático, a parte responsável pela tomada de decisões em nosso cérebro entra em “modo de espera”, ou seja, quando construímos hábitos não exigimos energia para a tomada de decisão.

Duhigg diz que quando construímos um hábito, de fato, nosso cérebro começa a trabalhar menos, ficando quase desligado, o que é uma vantagem, já que significa que podemos usar toda a atividade mental para outra coisa. É por isso que dirigir se torna algo automático depois de algum tempo, por exemplo.

Traçando um paralelo com a gestão de tempo e produtividade, podemos fazer essas primeiras atividades do dia – que também são importantes – sem gastar energia, garantindo energia mental para as atribuições do trabalho que virão em seguida.

Faça planos para o seu dia

Para aumentar a produtividade e a clareza, seja no trabalho ou fora dele, é importante planejar o que será feito naquele dia. Isso inclui saber a que horas serão suas reuniões, em quais projetos você trabalhará e quando você reservará algum tempo para tarefas como responder aos e-mails, por exemplo.

Esse mesmo planejamento também pode ser feito para suas noites, pensando no que você fará em seu tempo de lazer ou se simplesmente o utilizará para seu descanso.

Ao saber que tudo tem o seu “lugar”, como a hora certa em que você trabalhará em uma apresentação ou aquele momento da noite em que você procurará algumas atividades divertidas para fazer com seus filhos, ajuda a não sentir que somos “obrigados” a trabalhar no horário de lazer e vice-versa. Trazendo maior foco para cada etapa do dia.

Geralmente, esses planos são feitos pela manhã ou na noite do dia anterior. Estude o que funciona melhor para você e veja como isso pode ajudar na sua produtividade.

Isso está totalmente de acordo com o artigo “Free Time Management Contributes to Better Quality of Life: A Study of Undergraduate Students in Taiwan[5] ” publicado no periódico Journal of Happiness Studies.

Os resultados do estudo podem indicar que pessoas que gerenciam bem seu tempo livre terão uma melhor qualidade de vida. Certamente, isso também contribui positivamente para a gestão de tempo e produtividade.

Priorize sua comunicação

É compreensível a necessidade de ter alguma comunicação pessoal durante o horário de trabalho, e o oposto também se aplica. Porém, é importante priorizar a comunicação de acordo com o contexto em que estamos inseridos.

Em outras palavras, durante as horas em que queremos focar no trabalho, o ideal é reduzir a comunicação pessoal, desligando-se de grupos de whatsapp, por exemplo. Depois do horário de trabalho, é só inverter a situação: só responder mensagens de trabalho que sejam realmente importantes.

Ao fazer isso, não apenas investiremos o tempo no lugar certo como também estaremos mentalmente presentes na vida profissional e também na vida pessoal.

Confira também: Fadiga do Zoom: como minimizar seus efeitos

Crie uma rotina para terminar o dia

Essa dica de gestão de tempo é bem parecida com a primeira, mas se baseia no oposto, ou seja, em uma rotina para o final do período de trabalho.

Quando faltarem por volta de 30 minutos para encerrar sua jornada de trabalho naquele dia, você pode fazer uma checagem final para confirmar se respondeu todas as mensagens importantes e olhar seu checklist para saber se completou as principais atividades do dia, por exemplo.

Caso você perceba que terá que trabalhar até mais tarde, é importante decidir exatamente o que será feito e até que horas, como “terminar a apresentação sobre o novo produto da empresa até as 21:00h”, por exemplo.

Ao ser tão específico, você evita ter um monte de pensamentos em sua mente durante a noite dizendo que deveria estar trabalhando, mas sem saber exatamente em que e até que horas.

Inclusive, falando sobre o horário de parar de trabalhar, podemos olhar novamente para a ciência, como mostra o estudo “The Productivity of Working Hours[6] ”, de John Pencavel.

Ele tentou quantificar a relação entre as horas trabalhadas e a produtividade, e a conclusão foi que ela começa a cair levemente depois de 50 horas trabalhadas durante a semana, caindo abruptamente depois das 55 horas semanais.

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Gestão de tempo e produtividade: uma relação que deve ser observada com atenção

Link da imagem

Controlar o tempo sempre foi fundamental, para destinar o nosso foco. Em Home Office a disciplina precisa ser redobrada para o cumprimento dos planos que fazemos com nós mesmos, mas em detrimento da produtividade e de sua saúde, é mandatório compartimentar a sua agenda em um planejamento diário e rotinas.

Assim, será possível trabalhar com eficiência e que te permita recarregar as baterias.

E você, como vem praticando a gestão de tempo no trabalho, especialmente nessa época de pandemia? Também concorda que a gestão de tempo no Home Office é mais difícil? Se tiver alguma dúvida ou sugestão, é só deixar aqui nos comentários.

Muito obrigado por sua companhia e até a próxima!