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Gestão de tempo no trabalho: como o gestor deve ajudar seus liderados


Mesa com um óculos, um notebook e um relógio, ilustrando a importância da gestão de tempo no trabalho.

Além de orientar e auxiliar seus liderados, a gestão de tempo no trabalho também figura entre as principais atribuições de um gestor.

É comum no mundo corporativo muitos profissionais se queixarem de não conseguirem dar conta de suas tarefas do dia a dia, o que já foi comprovado estatisticamente. De acordo com uma pesquisa da Zapier¹, feita com 1.000 trabalhadores de conhecimento, 18% deles gastam menos de 1 hora por dia em suas funções principais do trabalho.

A pesquisa também trouxe outros números interessantes, como o fato de 81% desses colaboradores gastarem menos de 3 horas por dia com trabalho criativo e de 90% deles gastarem até 5 horas checando apps de mensagens todos os dias.

Um gestor pode ser responsável por uma equipe que está tentando gerenciar melhor o tempo e consequentemente suas atividades para ter uma produtividade maior. Felizmente, existem maneiras que direcionam como um gestor deve ajudar seus liderados. 

Assim como as metodologias e dinâmicas de trabalho estão sendo mudadas, o formato de liderança também tem sido impactado com mudanças nos últimos tempos. Hoje, a maioria dos profissionais estão mais exigentes e desejam ter um emprego que ofereça um ambiente acolhedor e melhor estruturado.

Com a mudança de perfil dos profissionais, os líderes precisam encontrar o melhor formato para ser um bom gestor nesse novo cenário. Afinal, a liderança tem uma grande responsabilidade no sucesso ou fracasso do time, já que a função é muito mais complexa do que apenas delegar funções e acompanhar resultados.

Para melhorar a gestão de tempo no trabalho, o gestor que quer ajudar o seu time a organizar melhor suas demandas deve primeiramente considerar a si mesmo como exemplo antes de se frustrar com seus liderados ou até mesmo antes de dar feedbacks severos, que não vão trazer a solução do problema.

Como identificar a necessidade de incentivar uma melhor gestão de tempo no trabalho?

Alguns fatores que indicam que é preciso melhorar a gestão do tempo são os seguintes: 

  • Tarefas feitas no último minuto, concluídas com atraso ou até esquecidas;
  • Atraso nas reuniões ou reuniões que prolongam mais do que deveriam;
  • Nenhuma resposta a e-mails ou respostas em horários fora do horário comercial;
  • Explicações sobre por que as tarefas não foram finalizadas dentro do prazo.

O primeiro passo para um gestor que está disposto a solucionar a falta de gestão de tempo no trabalho é identificar suas próprias emoções e entender o porquê está sentindo cada uma delas, avaliando também em quais momentos ele mesmo pode ter contribuído para o surgimento do problema do seu liderado.

Em seguida, deve-se comunicar o subordinado direto de maneira respeitosa, tentando sempre ajudá-lo a definir o quê priorizar no trabalho, definindo marcos, solicitando atualizações diárias e assim por diante.

Como ser um bom líder sempre será um desafio. Algumas vezes você pode se encontrar gerenciando uma equipe que está negligenciando a gestão de tempo, mas como líder, faz parte de suas tarefas ajudar cada colaborador a priorizar as suas demandas. Afinal, você precisa que seus liderados as executem e entreguem com eficiência.

Como ajudar os colaboradores com a gestão de tempo e produtividade?

Se você é um gestor que está buscando ajudar sua equipe com a gestão de tempo, os seguintes passos práticos podem ajudar a reverter esta situação:

Reconheça suas próprias emoções

Se a pessoa está sob a sua gestão há muito tempo, provavelmente vocês já passaram por altos e baixos de emoções. Um gestor sabe que seus sentimentos variam de acordo com a gravidade da situação, expectativas e personalidade. 

É importante que você reconheça seus próprios sentimentos antes de dar feedback ao seu funcionário. Escreva em um papel os sentimentos que você esteja sentindo de uma maneira fluida. Não compartilhe seus pensamentos ou sentimentos ruins com seus subordinados por nenhuma via, seja por email ou de qualquer outra forma.

Este exercício é para que você possa tomar consciência de seu próprio estado interno. Processe o que você está sentindo, em uma análise que pode ser feita sozinha ou com uma pessoa de confiança. 

Avalie honestamente o que pode estar causando seu chateamento. É falta de controle? Medo? Ansiedade? Estresse?

Esse processo ajuda você a liberar emoções negativas reprimidas antes do feedback para que você não seja excessivamente severo com seu subordinado direto e acabe fazendo mais mal do que bem.

Avalie suas atitudes

A liderança vai muito além de delegar tarefas, ela vai envolver o autoconhecimento. O seu liderado pode ter dificuldades para gerenciar o tempo, mas é preciso fazer uma avaliação de você mesmo para ter a certeza de que está ou não contribuindo com o problema de alguma forma antes mesmo do feedback. 

O que não pode acontecer por sua parte:

  • Enviar tarefas no último minuto;
  • Não dar uma direção clara do que deve ser feito;
  • Não definir prioridades;
  • Não ter um sistema de acompanhamento;
  • Não dar feedbacks assertivos;
  • Não estar disponível para seus liderados.

Lembre-se que suas ações podem estar desempenhando um papel nesta situação, seja de maneira positiva ou negativa, sendo parcialmente culpado pelas dificuldades que eles enfrentam.

Ao identificar esses problemas antes do feedback, você pode continuar reconhecendo onde também poderia ter feito melhor e chegar com uma solução assertiva para o eventual problema.

Comunique o que você precisa

Depois de saber exatamente o que está incomodando, comunique com calma exatamente o que você precisa, quando precisa e porque precisa. Você também pode perguntar a eles o que precisam de você para ajudá-los com uma boa entrega.

Embora seja difícil conter a frustração por uma demanda não entregue no prazo ou com a qualidade esperada, é necessário que a abordagem não seja feita de forma rude para não deixar a equipe desmotivada ou na defensiva.

É para que tais momentos sejam mais tranquilos que é importante cultivar uma cultura organizacional que preza por uma comunicação aberta e direta. Assim, a situação tende a ser contornada de maneira mais natural.

Esteja disposto a ajudar

Em algumas situações, simplesmente dar orientações sobre o que você precisa ou deseja pode ser suficiente. Porém, em outras, você precisará fazer mais para que tudo progrida a contento, o que mostra a clara diferença entre um chefe e um líder.

Para começar, considere tomar as seguintes medidas:

  • Mostre qual demanda deve ser priorizada;
  • Faça um brainstorm sobre a direção a seguir;
  • Faça uma reunião para terminarem certas tarefas estratégicas juntos;
  • Integre a equipe.

É importante haver um gerenciamento mais de perto sobre atualizações diárias. Separe um horário na sua agenda para uma reunião de 10 minutos com a equipe, onde será abordado o desenvolvimento do que foi solicitado.

Reconheça o progresso

Quando você começar a perceber o movimento na direção certa, reconheça o desempenho do seu liderado.

Muitos gestores pensam que um feedback positivo antes da conclusão pode fazer com que o funcionário entre na zona de conforto, mas o oposto também pode acontecer. O reconhecimento do trabalho pode ser um empurrão para aumentar a confiança, positividade e motivação, impulsionando para resultados cada vez melhores.  

Geralmente, as pessoas sabem exatamente onde precisam dar uma atenção maior, seja no seu comportamento ou na qualidade do trabalho.

O seu subordinado direto provavelmente tem conhecimento de que ele precisa melhorar a sua gestão de tempo, e quando você, como gestor, se coloca à disposição para ajudá-lo, pode motivá-lo a buscar ferramentas e métodos para resolver o problema, resultando assim na diminuição de emoções negativas sobre o seu trabalho.

Lembre-se de que vocês estão no mesmo time. Em vez de somente apontar o problema, busque estar junto para a construção de uma jornada mais sólida e duradoura.

Aprenda a priorizar tarefas

Para ajudar o seu liderado a entender como ele deve organizar suas prioridades de entrega e ter melhores resultados na gestão de tempo no trabalho, é importante que você compreenda primeiramente a individualidade desse profissional, invista em uma comunicação clara e busque entender quais as dificuldades e necessidades desse colaborador.

Além disso, você deve deixar claro para a equipe quais são as tarefas circunstanciais, importantes e urgentes. Isso vai ajudar o profissional a entender como ele deve organizar suas demandas e o que deve ter a entrega priorizada. 

Tarefas circunstanciais, importantes e urgentes: como priorizar?

Cada tipo de tarefa tem um diferente nível de prioridade, e é importante entender como diferenciar tais atividades de modo a saber como alocar os recursos necessários para sua realização. Basicamente, elas podem se dividir entre circunstancial, importante e urgente.

O que é uma tarefa com entrega circunstancial?

A tarefa circunstancial é aquela não vai agregar valor, um trabalho que o colaborador vai gastar tempo de forma inútil. Esse tipo de demanda vai fazer com que a equipe gaste muito tempo, mas o resultado será quase que nulo. Por isso, você deve repensar de forma estratégica, qual tarefa circunstancial realmente vale a pena que o colaborador use seu tempo para investir.

Quais tarefas são consideradas importantes?

Esse tipo de demanda é aquela que você deve incentivar a equipe a ter o máximo de foco e dedicação. São as demandas importantes que devem ter maior atenção dos colaboradores, já que são elas que impactam positivamente e geram resultados expressivos e visíveis para a empresa.

As tarefas urgentes devem ser a prioridade?

Você, como líder, deve ter em mente que as tarefas urgentes necessitam de atenção imediata da equipe, já que a principal a barreira para ela ser executada com urgência é o tempo.

O prazo curto pode resultar em um alto nível de estresse e ansiedade na equipe. Portanto, nesses casos, é importante que você demonstre empatia e tranquilidade para que os colaboradores consigam realizar o desafio com o mínimo de estresse possível.

Além disso, é importante demonstrar domínio no assunto para que o liderado entenda que, caso haja necessidade de suporte, ele pode contar com o gestor.

Agora, que você entendeu o que o circunstancial, urgente e importante, saiba como ajudar seu liderado a priorizar o que deve ser feito primeiro. 

  • Aconselhe o colaborador a organizar um planejamento estratégico. Pode ser por meio de uma planilha ou mesmo um documento onde é possível fazer uma lista contendo as prioridades e todas as tarefas que devem ser executadas.
  • É importante deixar claro que a sua equipe não precisa saber tudo. Sempre incentive a equipe a ter aliados e, se precisar, pedir ajuda de outras equipes para que a tarefa seja realizada com sucesso e no prazo estipulado.
  • Saiba dizer não. Você, como líder, ao entender que a tarefa não poderá ser executada no tempo solicitado, deve explicar e apresentar argumentos para quem solicitou. Para que a empresa funcione e gere bons resultados, deve haver planejamento e entendimento de que todos os colaboradores possuem outras tarefas importantes para realizar.

Como usar a matriz GUT para ajudar na priorização de atividades?

Outra ferramenta interessante para a priorização de atividades é a matriz GUT. Também conhecida como matriz de prioridades, ela pode ajudar muito no momento em que há necessidade de orientação para a tomada de decisões, na gestão de tempo, prioridades e na resolução de problemas.

Matriz GUT, que analisa a Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T) das atividades.
Matriz GUT, que analisa a Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T) das atividades, o que é bem importante para sua priorização

Ela vai auxiliar você e sua equipe a entender o que é prioridade na entrega, organizando as demandas de acordo com a gravidade (G), urgência (U) e tendência (T). Por exemplo, para saber qual tarefa priorizar é possível criar uma tabela e listar o seguinte:

  • Problemas;
  • Riscos;
  • Não conformidades.

Com isso, basta avaliar qual é a gravidade, urgência e tendência de cada item listado. Após finalizar essa etapa, você deve dar uma nota de 1 a 5 para cada aspecto mencionado e multiplicar essas notas com a fórmula de (G x U x T). Após obter o resultado, o item com valor mais alto deve ser sua prioridade.

Como entender o que é gravidade, urgência e tendência? 

A gravidade significa o impacto que vai ser causado nos envolvidos, dada a importância de analisar qual será a gravidade do problema ou ação para a empresa, equipe e processos internos. Por exemplo:

  1. Sem gravidade: sem danos e nada expressivos;
  2. Pouco grave: poucos danos;
  3. Grave: danos regulares;
  4. Muito grave: danos que irão impactar, porém reversíveis;
  5. Extremamente grave: casos em que o resultado pode se tornar irreversível.

A urgência refere-se ao prazo ou tempo para que a tarefa seja realizada ou o problema seja resolvido. Portanto, na hora de analisar o resultado, caso o nível de urgência seja alto, a equipe terá menos tempo para trabalhar na ação ou problema.

  1. Pode esperar: não há urgência para resolver o problema;
  2. Pouco urgente: apesar da urgência, há tempo para resolver;
  3. Urgente: precisam ser solucionados com maior rapidez;
  4. Muito urgente: é urgente, quanto antes resolvido, melhor;
  5. Imediatamente: não há tempo para espera, precisa ser resolvido imediatamente.

Por fim, ao analisar a tendência, será possível entender qual o potencial de agravamento da questão caso ela não seja resolvida no tempo apropriado. A tendência de diminuição ou mesmo o desaparecimento do problema também é analisada. 

Além do crescimento, a tendência de redução ou desaparecimento do problema também podem ser consideradas na análise da tendência. Saiba como dar uma nota:

  1. Não haverá mudança: nada irá acontecer;
  2. Pode piorar a longo prazo: a situação se tornar-a grave lentamente;
  3. Piora a médio prazo: a situação vai se agravar com mais rapidez
  4. Vai piorar a curto prazo: pode haver piora em um curto período de tempo;
  5. A piora será rápida: é fundamental agir agora.

Uma vez que tiver definido as pontuações para cada atividade, basta fazer a multiplicação dos três fatores conforme mencionado anteriormente para saber quais tarefas são mais prioritárias e quais são menos.

Com isso em mãos, é fundamental deixar toda a equipe ciente. Assim, ela terá facilidade para encontrar as tarefas que devem ser priorizadas e as que podem esperar, o que otimiza a gestão de tempo e produtividade.

Gestão de tempo no trabalho: use seus recursos com sabedoria

Ter uma equipe de alta performance, composta por profissionais de alto calibre, é fundamental para conseguir otimizar seus resultados. Porém, para tal, é preciso que seu tempo, um recurso finito e altamente valioso, seja empregado da melhor maneira possível.

Nem sempre é simples fazer tais priorizações, mas todos esses pontos devem ser claros para que toda a equipe tenha seus vetores alinhados na mesma direção e, melhor ainda, consiga percorrer este recurso na velocidade necessária.

Depois de aprender mais sobre gestão de tempo no trabalho, se você deseja dar tração para a sua empresa, saindo apenas do operacional para alcançar a escala, conheça a Imersão G4 Traction e aprenda o que você precisa saber para conseguir focar no estratégico.

Fontes:

¹ https://zapier.com/blog/report-how-office-workers-spend-time/

Glossário do Empreendedor

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