Com a crescente demanda por projetos ágeis e a necessidade de colaboração entre equipes e departamentos, muitas companhias estão optando pela estrutura matricial, por sua abordagem inovadora, para lidar com as complexidades do atual ambiente de negócios.
Toda organização precisa construir uma estrutura para definir como as atividades, funções e responsabilidades serão direcionadas. Nela, é esclarecida a cadeia de comando e quem se reporta a quem.
Assim, em sua essência, uma estrutura organizacional nada mais é do que a forma como a hierarquia é definida em uma determinada instituição.
No modelo organizacional tradicional, esse framework tende a ser fixo e funcionar melhor quando as pessoas trabalham em seus próprios silos (isoladamente). No entanto, projetos de grande escala, que exigem equipes multidisciplinares e multifuncionais, necessitam de uma abordagem diferente – e é justamente aqui que a estrutura matricial entra.
De acordo com dados divulgados pela Trissa Strategy Consulting, apenas 1 em cada 10 organizações são bem-sucedidas em alinhar sua estratégia com o seu design estrutural corporativo.
Assim, inicialmente, é fundamental entender o que é e como funciona esse tipo híbrido de disposição interna.
Embora não existam informação exatas sobre a origem do termo, acredita-se que a estrutura matricial tenha surgido na década de 1960 em empresas de engenharia e tecnologia dos Estados Unidos.
Em sua essência, esse é um formato organizacional mais flexível em relação a outras estruturas. Isso porque ele combina elementos tanto de uma estrutura funcional (com a existência de departamentos, como TI, Marketing, Gestão de pessoas etc.), quanto de uma estrutura de divisão (em que o capital humano é alocado para projetos específicos).
Dessa maneira, portanto, a estrutura matricial consegue tirar proveito de ambos os modelos de uma forma aprimorada e mais confiável. Uma exemplos de representação visual seria:
Para ilustrar o conceito, imagine a seguinte situação hipotética: João trabalha na companhia X, é responsável pelo design de todas as peças publicitárias da organização e o seu líder direto é o coordenador da área.
Entretanto, sempre que a empresa X lança uma nova campanha, os gestores da companhia selecionam os melhores talentos de cada área para atuarem nesse projeto e garantirem que ele seja um sucesso. Durante esses tempos, João se reporta a duas pessoas: o coordenador de marketing e o gerente da nova iniciativa.
Assim, na estrutura matricial, cada departamento está subordinado à sua gestão, mas também subordinado ao líder do projeto, tornando os colaboradores duplamente subordinados.
A estrutura organizacional matricial é um modelo híbrido que combina elementos de estruturas organizacionais funcionais e baseadas em projetos. Em uma organização matricial, os funcionários se reportam tanto a um gerente funcional (com base em sua área de conhecimento ou especialização) quanto a um gerente de projeto (para projetos ou iniciativas específicas). Isso cria uma estrutura de reporte duplo em que os funcionários têm várias linhas de autoridade e responsabilidade.
Estas são algumas das principais características da estrutura organizacional matricial:
Em uma organização matricial, os departamentos funcionais, como marketing, finanças, operações e recursos humanos, permanecem intactos. Os funcionários desses departamentos se reportam a gerentes funcionais que supervisionam suas atividades diárias e fornecem orientação sobre tarefas especializadas.
Além das linhas de reporte funcional, os funcionários também pertencem a equipes de projeto ou forças-tarefa dedicadas a projetos ou iniciativas específicas. Essas equipes de projeto são formadas para atender a necessidades temporárias, como o lançamento de um novo produto, a implementação de uma atualização de sistema ou a execução de uma campanha de marketing.
Os funcionários de uma organização matricial se reportam tanto a um gerente funcional quanto a um gerente de projeto. Essa estrutura de reporte duplo permite um equilíbrio entre a experiência funcional e os requisitos específicos do projeto. Os funcionários contribuem com suas habilidades especializadas para os projetos e, ao mesmo tempo, recebem orientação e suporte de seus gerentes funcionais.
As organizações matriciais promovem a colaboração e a comunicação multifuncional. As equipes de projeto são compostas por membros de diferentes áreas funcionais que trazem perspectivas e conhecimentos diversos para a mesa. Isso facilita a inovação, a solução de problemas e o compartilhamento de conhecimento em toda a organização.
A estrutura matricial é altamente flexível e adaptável às necessidades comerciais em constante mudança. Ela permite que as organizações montem rapidamente equipes de projeto com a combinação certa de habilidades e recursos para enfrentar desafios ou oportunidades específicas. Essa agilidade é particularmente benéfica em setores dinâmicos e de ritmo acelerado, nos quais a capacidade de resposta é fundamental.
A Estrutura Matricial difere das estruturas organizacionais tradicionais, como funcional ou hierárquica, pois permite uma abordagem mais flexível e adaptável às demandas de projetos e funções.
Nesse sentido, uma diferença fundamental entre elas é a forma como lidam com essas demandas. Como dito anteriormente, enquanto as estruturas funcionais se concentram em separar a empresa em departamentos baseados em funções e as estruturas hierárquicas se concentram em uma clara linha de autoridade e responsabilidade, a estrutura matricial combina o melhor dos dois mundos, permitindo equilibrar as necessidades de cada um, permitindo que a empresa responda de maneira mais ágil às demandas do mercado.
Além disso, na estrutura matricial, os funcionários podem ter duas responsabilidades: uma no seu departamento de origem e outra no projeto em que está envolvido, o que gera uma alocação mais eficiente de recursos e flexibilidade na atribuição de tarefas. Segundo Chris Fussell, presidente do McChrystal Group:
“A era da informação deu início a um mundo em rede e interdependente, no qual desafios e oportunidades aparecem e desaparecem mais rapidamente do que os modelos organizacionais tradicionais podem gerenciar”.
Vamos explorar as principais diferenças entre a estrutura organizacional matricial e a estrutura hierárquica comumente encontrada nas organizações tradicionais:
1. Relações de subordinação
Em uma estrutura hierárquica, os funcionários geralmente se reportam a um único gerente que tem autoridade sobre eles. Isso cria uma cadeia de comando clara e uma hierarquia de tomada de decisões. Por outro lado, a estrutura matricial introduz relações de reporte duplas, em que os funcionários se reportam simultaneamente aos gerentes funcionais e de projeto.
2. Foco em projetos vs. funções
As estruturas hierárquicas priorizam as divisões funcionais, com os funcionários organizados de acordo com suas especializações ou afiliações departamentais. Por outro lado, as organizações matriciais enfatizam a colaboração baseada em projetos, com os funcionários agrupados em equipes multifuncionais com base nos requisitos do projeto e não nas funções funcionais.
3. Autoridade para tomar decisões
Em uma estrutura hierárquica, a autoridade de tomada de decisões é centralizada no topo da organização, com executivos e gerentes seniores tomando decisões estratégicas que se estendem aos níveis inferiores. Em uma estrutura matricial, a autoridade decisória pode ser distribuída entre gerentes funcionais e de projeto, dependendo da natureza da decisão e de seu impacto na organização.
4. Canais de comunicação
As estruturas hierárquicas tendem a ter canais de comunicação formais que seguem a cadeia de comando, com as informações fluindo verticalmente de cima para baixo. Por outro lado, as organizações matriciais promovem a comunicação aberta e a colaboração além dos limites funcionais e de projeto, fomentando uma troca mais fluida de ideias e informações.
Sem dúvidas, o modelo de estrutura matricial é adequado para empresas com diferentes atividades, como produtos e projetos.
Logo, a partir da adoção desse modelo, a companhia passa a ter uma visão mais gerencial dos seus setores e uma visão mais diferenciada dos projetos em andamento. Entre algumas das suas principais vantagens estão:
Dito isso, é importante analisar cada um desses tópicos para entender se essa é uma estratégia que faz sentido para a realidade da sua organização.
Como viabiliza a alocação de recursos de acordo com as necessidades de cada projeto, ao mesmo tempo em que mantêm a especialização e o conhecimento técnico necessários para o sucesso da empresa, possibilita que a companhia se torne mais competitiva e alcance seus objetivos de maneira mais eficiente.
Um outro benefício da estrutura matricial é que ela permite a colaboração cruzada entre funcionários e departamentos que nem sempre têm oportunidades de trabalhar juntos.
Desta feita, aproveitando a expertise, as ideias e sugestões de várias equipes e áreas, pode-se gerar respostas e soluções mais inovadoras para os desafios do dia a dia da companhia.
A estrutura matricial cria uma dinâmica de trabalho colaborativa que incentiva a comunicação eficaz dentro do negócio, tornando-o um ambiente mais inclusivo.
Em razão disso, o employee experience se torna mais positivo e a cultura organizacional ganha em comprometimento, atração e retenção de seus talentos.
A estrutura matricial é uma abordagem avançada para a gestão de projetos que oferece uma resposta gerencial rápida- através dos seus requisitos técnicos, adaptabilidade e flexibilidade -para enfrentar mudanças.
Além disso, ajuda líderes e gestores a tomarem decisões de trade-off por uma perspectiva mais ampla, reduzindo eventuais resistências e dificuldades no ciclo de vida de seus negócios.
Se por um lado, é importante garantir que os objetivos do projeto sejam alcançados dentro do prazo e orçamento estabelecidos. Por outro, é crucial que os projetos estejam alinhados aos objetivos estratégicos da empresa.
Nesse sentido, como aqui as equipes trabalham em vários projetos ao mesmo tempo, fica mais fácil para as lideranças garantirem que todos os projetos estão avançando e alcançando seus objetivos, ao mesmo tempo em que as prioridades corporativas são atendidas.
Esta pode ser uma escolha muito interessante para empresas que se concentram na execução de projetos, mas, antes de tudo, organizar uma estrutura matricial requer planejamento, definição de responsabilidades, alocação de recursos e gerenciamento eficiente. Alguns passos importantes envolvem:
Lembre-se que avaliar todos esses pontos é crucial para entender se essa estrutura é adequada para a sua realidade ou não.
Vale ressaltar, ainda, que para garantir que esse modelo seja bem-sucedido e sustentável, é imprescindível revisar e avaliar regularmente a estrutura para garantir que ela atenda às necessidades da organização e de seus colaboradores.
Afinal, as estruturas matriciais não são uma solução universal e podem levar a prioridades conflitantes, aumento de complexidade e redução de responsabilidade. Por exemplo, se um gestor de projeto e um gestor da função têm prioridades conflitantes, o funcionário pode ser puxado em diferentes direções, sem saber a quem se reportar, com demandas excessivas sobre o seu tempo.
Starbucks ,Microsoft e Philips são algumas das empresas que utilizam essa abordagem. Esta última, inclusive, começou a adotar esse modelo, pela primeira vez, em 1970.
Na matriz de Philips, os gerentes da empresa se reportavam tanto ao chefe de produção, quanto aos gerentes geográficos. Deu tão certo que outras multinacionais passaram replicar esse modelo, como General Motors, Hughes Aircraft e Caterpillar Tractors.
