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Ciclo de OKR: o que é e como deve funcionar um ciclo de metas


Ciclo de OKR o que é e como deve funcionar um ciclo de metas

Focar no que realmente importa pode ser um desafio para muitas empresas. Ao aplicar o ciclo de OKR corretamente, é possível acompanhar o andamento de objetivos e metas e trilhar um caminho mais assertivo para onde se quer chegar.  

Uma boa gestão é essencial para o sucesso de uma empresa, e definir sua estratégia é fundamental para o bom desempenho de uma organização. Contudo, mais do que definir uma estratégia, é preciso trazê-la para o dia a dia, e isso só é possível através dos OKRs.

Desse modo, é possível definir uma direção: onde sua empresa quer chegar e como chegar lá.

Um dos cases de maior sucesso é o do Google, que utiliza a metodologia até hoje. A empresa foi de cerca de 40 pessoas em 1999 para mais de 85 mil atualmente – demonstrando que pode ser aplicado tanto em pequenas empresas como grandes corporações.

A importância dos OKRs para a gestão das empresas

Créditos: Unsplash

Tradicionalmente, a gestão por Objectives and Key Results, serve exatamente para isso: alinhar os times na direção que a empresa precisa ir, aumentando a motivação, o foco e o esforço dos colaboradores em prol dos objetivos.

Implementado em grandes empresas como Google e Amazon, esse tipo de gestão vem ganhando cada vez mais espaço e reconhecimento entre organizações.

Além de ser voltada para o growth e funcionar em diferentes níveis da empresa, é um processo extremamente colaborativo, que de maneira organizada, permite que todos acompanhem de perto os indicadores que ajudam o principal objetivo a ser alcançado. 

Uma vez que todos estão cientes das prioridades, fica muito mais fácil otimizar o desempenho. Contudo, é necessário equilíbrio, definindo um nível ideal de dificuldade: desafiador porém, alcançável. Caso contrário, pode não otimizar o desempenho, mas, pelo contrário, desmotivar a equipe.

Entenda os conceitos de esforço X resultado

De acordo com Gary Lethan, estudioso das metas, ao revisitar a teoria e o uso da mesma nas organizações, o estabelecimento de metas possui três grandes efeitos: foco, intensidade do esforço e tempo de sustentação do esforço.

Ou seja, quando estabelecemos Objectives and Key Results que coincidem com estratégias de curto, médio e longo prazo, as metas ajudam a empresa a concentrar os esforços, focando com intensidade e sustentando-os. 

Uma grande vantagem dessa gestão é que conseguimos enxergar com clareza o que são esforços e o que são resultados. Isso porque é comum que muitas empresas digam que são voltadas para resultados, contudo, acabam focando nos esforços de maneira equivocada. 

Isso se dá, graças à confusão sobre o real significado de um e outro. 

É importante entender que articulam resultados e não esforços, os esforços devem ser registrados em planos de ações e projetos.

Por exemplo, se temos como objetivo “aumentar a rentabilidade da empresa”, podemos estabelecer como key results “aumentar o lucro líquido da empresa de 50 milhões para 100 milhões” e passar a “margem de lucro líquido de 5% para 7%”.

No entanto, nesse caso, podemos ver o que queremos atingir, mas não exatamente o que temos que fazer. 

É essencial parear os esforços que nos farão chegar lá, um plano de ação, como por exemplo, treinar a equipe de vendas com outras abordagens e manter reuniões regulares  entre o time de operações e vendas.

Em suma, OKRs são o meio pelo qual você compreende como chegar ao resultado, contudo não são o passo a passo. Para isso, é necessário articular os esforços para atingi-lo.

Essa metodologia ajuda a empresa a acompanhar os esforços, o que está sendo feito pelos colaboradores. Entender isso é essencial para seu sucesso.

Depois de aprender alguns pontos relevantes, a seguir, você entenderá o que é e como desenvolver esse ciclo passo a passo para acompanhar os benefícios imediatos na sua empresa. 

O que é ciclo de OKR?

Esse ciclo nada mais é do que a organização de como a gestão é estabelecida na empresa. Ele é composto por três fases, sendo elas planejamento, monitoramento e fechamento. 

Entender seu funcionamento garante que a empresa esteja no caminho certo.

Cada fase é responsável por uma parte essencial da implementação, como estabelecimento de objetivos importantes, monitoramento constante do progresso e aprendizagem contínua do processo:

  • Planejamento: nessa fase é definido os objetivos e indicadores com base na estratégia e no momento em que a empresa está.
  • Monitoramento: acompanhar o progresso do que foi estabelecido previamente é fundamental para uma boa gestão. Nessa fase, são realizadas reuniões para alinhamento constante.
  • Fechamento: término de um ciclo e início de uma nova fase de planejamento.

Para aumentar a agilidade das organizações, os objetivos são geridos em ciclos com duração média de 3 três meses. Esse ciclo trimestral faz com que as empresas tenham um poder de resposta muito mais ágil, recalculando a rota com menos delay do que se fossem revistas após 1 ano, por exemplo.

(Créditos: Unsplash)

Jedd Immet CEO da GE, destaca a importância desse tempo mais enxuto:

“Nos dias de hoje, fazer qualquer coisa num ciclo anual é insanidade” 

Jedd Immett – CEO da GE

Passo a passo para fazer um ciclo de OKR

Essa abordagem vem ganhando cada vez mais espaço e reconhecimento dentro das organizações, afinal, seu conceito principal é direcionar os colaboradores para o que realmente interessa.

Segundo o investidor americano e capitalista de risco John Doerr em seu livro “Avalie o que importa”, tal método expõem esforços redundantes, economizando tempo e dinheiro.

1ª Fase – Planejamento

O planejamento é essencial para guiar a organização por um caminho consistente

Nessa fase, a liderança sênior, que geralmente inclui diretores executivos, presidência e acionistas, se reúne e inicia um processo para revisar a missão, visão e estratégia da empresa, e a partir desses insights, é definido o que é mais importante, normalmente de responsabilidades do CEO. 

Depois, cada diretor(a) se reúne com seu time para alinhar os objetivos e indicadores que foram definidos previamente e que são considerados os mais relevantes para a organização. 

Reconheça seu cenário

Vale destacar também a importância de reconhecer o cenário da sua empresa, seus desafios e suas prioridades atuais; esses são fatores essenciais para a construção dos OKRs e definição dos projetos.

A seguir, vamos mostrar dois exemplos de diferentes estágios empresariais e como isso implica em escolhas de OKRs e Projetos diferentes:

  1. Uma empresa já consolidada, com histórico de resultados;
  2. Uma Startup – empresa em nascimento – que está buscando sua viabilidade econômica financeira.

As organizações já consolidadas possuem um histórico de resultados. No ciclo curto essas organizações podem definir, por exemplo, alguns dos seguintes Objetivos e Projetos:

  • Objetivo: Aumentar a receita da empresa com novos produtos;
  • Objetivo: Reduzir os custos fixos da empresa;
  • Objetivo: Aumentar a retenção de clientes;
  • Projeto: Introduzir novos produtos no segmento B2B.

As Startups, por sua vez, são organizações que estão buscando sua viabilidade no mercado. E, por serem empresas nascentes, não têm histórico de resultados seja do ponto de vista de clientes, de produtos, de rentabilidade, de produtividade, etc.

As ideias e o modelo de negócio, que motivaram a criação da organização pelos seus fundadores, precisam ser testados.

Veja a seguir alguns exemplos de Projetos e Objetivos  para as startups:

  • Objetivo:  Duplicar a receita mensal recorrente
  • Projeto: Validar a proposta de valor junto aos clientes-alvo;
  • Projeto: Desenvolver o protótipo até o produto mínimo viável;
  • Projeto: Criar modelo de negócio para a evolução da Startup para uma empresa com crescimento sustentável das suas receitas;
  • Projeto: Captar a primeira série de investimentos.

2ª Fase – Monitoramento 

A fase de monitoramento é o momento para acompanhar o andamento dos objetivos através da medição dos indicadores e é realizado em duas etapas: check-in e sessões de monitoramento.

O ideal é que, durante cada ciclo, sejam feitas duas reuniões de check-in e duas de monitoramento, e apesar de abordarem aspectos distintos sobre o andamento de um ciclo, ambos devem ser espaços propícios à sugestões e comentários dos envolvidos. 

Check-in do OKR ou projeto

O check-in consiste em um processo de atualização realizado por cada a partir de três eixos: execução, resultado e perspectiva. 

A dimensão de atualização desses eixos é feita por meio da atribuição de uma cor de semáforo, na qual podemos acompanhar de forma didática o andamento do plano de ação através das cores verde, amarela e vermelha.

As cores indicam se as ações estão caminhando como o planejado (verde), se é necessário atenção (amarelo), e ainda se precisa ser totalmente revisto (vermelho).

  • Execução: no começo de cada ciclo, são criadas hipóteses de mudança a serem implementadas e que ajudarão a atingir o objetivo, e elas podem ser atualizadas a cada check-in. A execução é o momento em que o responsável pelo projeto compartilha o que foi executado até o momento e quais dessas hipóteses se provaram verdadeiras. É importante destacar que ao medir a execução, o foco não deve estar nos resultados e sim no cumprimento daquilo que foi planejado.
  • Resultado: Nesse ponto, podemos identificar o que está progredindo e o que não está de acordo com o plano de ação e reajustar o plano de ação.
  • Perspectiva: O último passo do check-in é quando o responsável indica o seu grau de confiança de que o que foi estabelecido será atingido no prazo esperado.

O monitoramento pode ser um desafio no começo, afinal, alinhar as expectativas com os resultados obtidos é rodeado de acertos e erros.

Contudo, o mais importante é lembrar que não é o momento para encontrar culpados, e sim, aprender e corrigir rotas através do conhecimento adquirido ao longo do processo. 

Sessões coletivas de monitoramento 

As reuniões de resultado acabam se transformando em um importante ritual para a cultura organizacional e da própria gestão do método, uma vez que nesses encontros são discutidos o que saiu como planejado e o que precisa de reajustes. 

3ª fase – Fechamento de ciclo

Ao finalizar um ciclo, é fundamental que haja a atualização final dos resultados, em um ambiente propício à troca de ideias. 

Essa parte final é uma grande oportunidade para compartilhar conhecimentos, além de fazer uma gestão inteligente do que foi aprendido – entendendo os erros e acertos, o que pode ser melhorado ou reformulado no próximo início de ciclo, no caso, começo de planejamento. 

Uma sugestão para otimizar e aumentar a efetividade dessa ação é que haja uma reunião entre CEO e diretoria para um primeiro alinhamento e, depois, um encontro da diretoria com os liderados. Desse modo, as informações mantêm-se alinhadas entre todos. 

O fechamento de ciclo é uma combinação de check-in e reunião de monitoramento, além de determinar o que deve ser focado no próximo planejamento. 

Ao mostrar como acompanhar objetivos, o ciclo de OKRs potencializa resultados e orienta times para uma única direção 

O ciclo de OKR orienta uma estratégia focada em resultados, possibilitando uma melhor sinergia entre liderança, diretoria e times. 

Além de ajudar a definir objetivos desafiadores e ambiciosos, permite que os resultados sejam mensuráveis, encorajando o engajamento dos colaboradores e levando a empresa por um caminho com menos pontos cegos, afinal, a principal vantagem de implementar essa metodologia é que todos sabem para onde estão indo. 

Se você quer aprender a criar objetivos utilizando o mesmo método de empresas como Twitter e Spotify, conheça o curso online Fundamentos de OKR’s do G4 Educação. Além de entender a importância teórica desse conceito, você aprenderá na prática a como implementá-lo em sua organização, diminuindo as chances de erros e focando no que realmente importa. 

APRENDA A IMPLEMENTAR OKR

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