Gestão

5W2H: 5 exemplos prontos para entender o conceito

5W2H

A resolução de problemas sempre foi uma habilidade essencial para todo profissional. Por isso, é importante escolher um método capaz de ajudar a identificar e resolver problemas para otimizar ainda mais os seus processos. 5W2H exemplos prontos traz na prática essa ferramenta muito simples para ajudá-lo a pensar (sob diferentes ângulos) em oportunidades de melhoria ainda mais substanciais e completas para o seu negócio.

O primeiro passo para resolver um problema é defini-lo e compreendê-lo. Nesse sentido, o método de gestão 5W2H auxilia na compreensão das dificuldades enfrentadas em uma organização e na criação de um plano de ação prático para solucioná-los. 

Apesar dessa sigla (5W2H) ser bastante conhecida no mundo corporativo, poucos sabem, de fato, o que ela significa e os impactos da sua adoção no ambiente de trabalho. Essa é uma metodologia altamente eficaz para entender as causas e raízes dos problemas nas organizações.

Mais que isso, a ferramenta leva em consideração todos os aspectos de uma situação, processo ou problema e requer pouco ou nenhum treinamento. Além de ser excelente quando se está travado e é necessário avançar em um projeto de melhoria.

Dito isso, utilizar os recursos corretos permite se tornar mais eficaz para tomar as melhores decisões, algo especialmente importante nesse momento em que, segundo uma nova pesquisa global da McKinsey, apenas 2 em cada 10 companhias se consideram assertivas no processo de tomada de decisão.

Assim, utilizar o 5W2H, juntamente com outras estratégias da sua empresa, é uma ótima forma de promover uma cultura de melhoria contínua e tomar decisões com base em fatos e dados que indiquem com precisão o melhor caminho a ser seguido.

5W2H exemplos prontos: entenda o conceito na prática

Saber o que é 5W2H pode ser um divisor de águas para empresas que desejam aprimorar o seu planejamento estratégico e atingir metas. Por meio de seus 7 fatores explicativos, o problema pode ser visualizado de forma clara e objetiva, favorecendo as chances de se tomar a decisão mais eficaz.

A partir dos exemplos abaixo, você entenderá a importância da interpretação correta de um impasse e do contexto em que se está inserido, além de aprender, na prática, as perspectivas existentes nessa ferramenta.

Exemplo 1: setores de RH

Não importa a indústria em que se está inserido, todas as empresas têm algo em comum: precisam de pessoas para fazer seu capital trabalhar eficazmente.

Justamente por isso, o setor de Recursos Humanos é tão importante. Ele é o responsável por empregar, treinar, compensar, desenvolver políticas e estratégias para retenção de talentos

Como campo, a gestão de recursos humanos passou por muitas mudanças nos últimos anos, assumindo agora um papel ainda mais importante nas organizações.

Neste contexto, uma de suas principais missões é o recrutamento e a seleção adequada de profissionais. Os desafios do mercado de trabalho hoje exigem soluções flexíveis e sintonizadas para ser possível escolher o perfil perfeito, resultando em risco mínimo de não integração à companhia.

Dessa maneira, o método 5W2H pode ajudar a dar a clareza necessária como o mapeamento de atividades, ordem de execução, prazos, responsáveis e áreas envolvidas.


Por exemplo, imagine a seguinte situação hipotética ao planejar a contratação de um novo funcionário e como é possível criar um plano de ação respondendo às 7 perguntas que o método propõe:

What
(o que)?
Why
(por quê)?
Who
(quem)?
Where
(onde)?
When
(quando)?
How
(como)?
How much
(quanto custa)?
Contratar um novo funcionário para o setor administrativo.Porque a demanda está crescendo e se tornou maior do que a capacidade da equipe atual.Roberta, profissional de RH.  No escritório da empresa.Até o final do mês. Primeiramente, a vaga será anunciada. Em seguida, os interessados ​​serão chamados para entrevistas individuais na sede da empresa e serão entrevistados por Roberta. Seguindo critérios próprios da organização, um dos candidatos será selecionado. Luiza, que é auxiliar administrativa, será responsável pelos trâmites legais do processo de contratação.O orçamento liberado para o processo de contratação é de R$ 50 para divulgação da vaga, 10 horas de trabalho para o profissional de RH e 3 horas para o auxiliar administrativo.

Após montar a sua matriz, com todas as informações em mãos fica mais fácil entender em detalhes o que significa cada W e H desta metodologia e produzir um checklist de aplicação que atenda à realidade do seu negócio.

Exemplo 2: empresas de tecnologia

O mundo da tecnologia está mudando e evoluindo a todo instante – o que significa que empresas desse segmento precisam atualizar seus hardwares e softwares com frequência. Para ajudar nessa demanda, a análise 5W2H pode dar maior assertividade na tomada de decisão.

Ainda que saber quando fazer a atualização de parque tecnológico seja um desafio enorme para gestores, ter os recursos necessários para transformar dados em informação se trata de algo crucial para a saúde de qualquer empreendimento. 

Em outras palavras, com um simples esboço desse método, torna-se viável a construção de uma estrutura eficaz para gerente e equipes de análise começarem a pesquisar as melhores opções do mercado.

What
(o que)?
Why
(por quê)?
Who (quem)?Where
(onde)?
When (quando)?How
(como)?
How much (quanto custa)?
Atualizar o sistema de software da empresa.Porque um software desatualizado não atende mais às necessidades de seus usuários.Equipe de TI.No departamento de TI.Até o final do trimestre. Analisar cinco alternativas e determinar a melhor substituição. O orçamento máximo para essa atualização é de US$ 120.000.

Através desse plano de ação, o responsável sabe exatamente o que fazer. Mais que isso, o estágio “como” pode ajudar a equipe a criar um projeto específico para o processo de teste e análise dessa nova atualização de software.

Então, como explicitado acima ao fazer seu planejamento, o ideal é utilizar uma tabela ou formulário, para que as responsabilidades e as respostas às perguntas de cada membro da equipe sejam bem claras para todos os envolvidos.

Nesse caso, se um funcionário depender de outro para concluir uma tarefa e iniciar a sua, corre-se o risco de drenar toda a eficiência da equipe. Por outro lado, se alguém perceber que pode ajudar os demais a realizarem suas tarefas, pode-se manifestar uma sinergia ainda maior no todo.

Exemplo 3: mercado educacional

Espera-se que o tamanho do mercado global de serviços educacionais cresça de US$ 2.882,52 bilhões em 2021 para US$ 3.191,79 bilhões em 2022 a uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 10,7%. 

À medida que o setor avança, as melhores práticas de gestão também têm um lugar fixo dentro do sistema educacional, lidando com o planejamento, coordenação e melhoria de procedimentos. 

Uma importante tarefa dos profissionais dessa área é criar um sistema de capacitação contínuo que se adeque ao orçamento da instituição. Desta feita, o método 5W2H pode ajudar a desenvolver maneiras de enriquecer, esclarecer e aprimorar essa necessidade.

What
(o que)?
Why
(por quê)?
Who
(quem)?
Where (onde)?When (quando)?How
(como)?
How much
(quanto custa)?
Especializar e investir na capacitação de professores.Para criar mais autoridade e reter os melhores talentos.Coordenação. Escolas parceiras.No final do ano letivo.Cada docente poderá escolher um curso da sua área (desde que o mesmo seja disponibilizado pelos parceiros da instituição).Até R$1.000,00 por profissional.

O plano de ação 5W2H garante que o fundamental estará disponível com uma lista de verificação objetiva e palpável. Caberá ao gestor, então, avaliar a relevância da demanda e confiar cada fase à pessoa certa, da forma adequada, e acompanhá-la para minimizar qualquer risco de falta de compromisso ou competência insuficiente. 

Exemplo 4: indústria de telecomunicações

O setor de telecomunicações está sendo moldado por mudanças significativas na regulamentação, tecnologia e demanda dos clientes. A complexidade e extensão dessas mudanças, bem como a capacidade humana limitada de exame das questões, implicam em algo que precisa ser otimizado.

No passado, empresas como Sprint e AT&T criaram uma enorme rede de infraestrutura, a fim de criar uma opção de crescimento no futuro, fornecendo uma opção segura e extensa e criando uma alta barreira à entrada de novos players no mercado.

Ter que justificar a necessidade de gastar recursos valiosos que, muitas vezes, não serão utilizados nos próximos anos não é fácil. Nesse sentido, o uso do 5W2H pode facilitar a visualização do panorama geral a ser implementado (e justificado).

What
(o que)?
Why
(por quê)?
Who
(quem)?
Where
(onde)?
When
(quando)?
How
(como)?
How much
(quanto custa)?
Vencer novos contratos para o fornecimento de serviços de internetPara ganhar nome no mercado e obter mais lucros.Departamento jurídico em parceria com vendas.No escritório da empresa.Até 12 de dezembro de 2023. Participar de licitações e mantendo a qualidade nos serviços atuais. Os custos da licitação são responsabilidade do Poder Público. No entanto, serão necessárias 10 horas de trabalho semanais em dedicação exclusiva para cada envolvido no certame.

Exemplo 5: negócios de varejo

Um negócio de varejo é aquele que distribui seus produtos finais diretamente aos seus clientes. A maioria das empresas de varejo vende um pequeno número de serviços ou mercadorias, especialmente em comparação com empresas atacadistas.

Essas organizações monitoram todos os aspectos da jornada de um produto, desde a seleção de propriedades perfeitamente posicionadas até a experiência do cliente. Para isso, no entanto, é fundamental efetuar parcerias com outras empresas-chave. 

Além de investir tempo e esforço para encontrar, avaliar e atrair fornecedores em potencial, você também precisa elaborar cuidadosamente os termos do seu contrato para garantir que os custos e as responsabilidades estejam claros para ambas as partes.

Pensando nisso, a análise 5W2H fornece uma estrutura completa para implementar a melhor tomada de decisão:

What
(o que)?
Why
(por quê)?
Who
(quem)?
Where
(onde)?
When
(quando)?
How
(como)?
How much
(quanto custa)?
Parcerias com fábricas de matéria-prima e novos fornecedores.Comprar matérias-primas e outros produtos necessários com preço de fábrica.Diretor de compras.Contato remoto: telefone e aplicativos de mensagem.3 semanas para concluir as novas parcerias.Legalizando a documentação e fechando contrato com o fornecedor.R$100,00 em ligações telefônicas, pacotes de dados móveis e confecção da documentação necessária.

Sua abordagem dependerá de quem você está procurando e do tipo de acordo que deseja obter, por isso é importante resolver esses detalhes para que se obtenham os melhores resultados e se entre em contato com outras empresas da maneira mais eficaz e assertiva possível.

Considerações finais: transformando problemas em oportunidades

Como você deve ter notado, cada etapa da matriz 5W2H se refere a uma pergunta diferente e a resposta para cada uma é o gatilho para a próxima questão.

Para otimizar ainda mais a sua matriz 5W2H, use técnicas de brainstorming. A simplicidade desse processo garante que nenhum conhecimento ou ferramenta sejam necessários para conduzi-lo. Um colaborador pode usar habilidades de geração de ideias e resolução de problemas para guiar à melhor solução. Considere sempre várias opções antes de determinar a ideal para o seu contexto.

Além disso, a ordem em que você responde às perguntas 5W2H pode ser flexível. Se uma equipe não puder gerar uma resposta clara para uma pergunta, ela poderá ignorá-la e abordar a próxima. À medida que o grupo progride no processo, as outras respostas geralmente ficam mais claras. Inclusive, a própria ordem das perguntas também pode mudar de acordo com o tipo de problema que se está enfrentando.

Se você está sempre em busca de formas práticas e intuitivas de organizar as coisas, a equipe do G4 Educação criou uma planilha 5W2H para download gratuito e implementação imediata no seu negócio. Para ter acesso, basta preencher o formulário abaixo.

Por fim, se você deseja ir além e atingir o próximo nível na sua educação empreendedora, conheça o Formação G4 e domine todas as ferramentas necessárias para alavancar o seu negócio.



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