Gestores e empreendedores já devem ter ouvido o termo budget no contexto financeiro da empresa, mas nem sempre há clareza sobre como empregar esse conceito eficazmente no dia a dia do negócio.
A seguir entenda o que é budget, mas também a importância dessa ferramenta e como ela deve ser planejada e calculada.
O termo budget pode ser traduzido como “orçamento”, mas representa não apenas o valor em si, mas o planejamento financeiro estratégico para determinado período, geralmente anual.
Na definição do budget deve ser realizado o planejamento de metas, despesas, custos e gastos do período fiscal estabelecido.
Também é importante que na estruturação do budget seja considerado não apenas o orçamento estático da companhia como um todo, mas os recursos que serão alocados em cada área e projeto.
O planejamento do budget tem função estratégica na operação das empresas, sejam multinacionais ou pequenos e médios negócios.
Por meio do planejamento orçamentário é possível alcançar diferentes objetivos, como:
- direcionamento estratégico dos recursos financeiros;
- monitoramento da performance;
- controle financeiro;
- apoio à tomada de decisão;
- definição da estratégia de precificação.
Portanto, quando bem planejado, o budget contribui nas metas empresariais estabelecidas, seja para planos de expansão, aumento do portfólio, contratação de profissionais, terceirização de processos etc.
Sem uma definição orçamentária realista e acurada será inviável fazer investimentos estratégicos e, inclusive, ter segurança operacional.
Como fazer um budget?
Pensando na importância do budget, muitos gestores e empreendedores questionam como fazer esse tipo de planejamento de forma mais acertada e estratégica.
Nesse aspecto, uma pesquisa da KPMG identificou que 95% das companhias utilizam o método tradicional para a gestão do budget, recorrendo à definição orçamentária em documentos financeiros.
Mas para que o budget seja condizente com a realidade, alguns fatores devem ser considerados, como:
- histórico: considera o histórico orçamentário dos anos anteriores para estipular metas realistas, mas otimistas para o período, visando, sempre que possível, planos de crescimento, ainda que pequeno;
- mercado: deve-se avaliar as projeções de especialistas em mercado financeiro e do segmento específico para o próximo período, como PIB previsto, se a economia está em recessão ou indicativos semelhantes, sejam eles positivos ou negativos;
- especificidades: no planejamento do budget deve-se considerar se há alguma ameaça ou oportunidade para o negócio no período, como lançamento de um concorrente ou um projeto de expansão;
- previsibilidade: a definição do budget é, basicamente, sobre o futuro próximo da companhia, razão pela qual deve-se ser capaz de prever o cenário que a companhia estará inserida para adequar o orçamento ao esperado.
Além de todos esses quesitos, os gestores também devem considerar particularidades do negócio, como a expectativa de investir em maquinário para determinada área, fazer uma aquisição, desenvolver um novo produto etc. que são demandas que exigem disponibilidade orçamentária.
Claro que muito raramente um plano sai exatamente como foi previsto inicialmente e é justamente por isso que o forecast anda de mãos dadas com o budget.
Como o forecast entra no planejamento?
Se o budget é o orçamento estático de um período mais longo, como o ano, o forecast consiste no ajuste em tempos menores desse orçamento.
Imagine que a empresa definiu um orçamento anual de R$ 60 mil reais para o marketing, o que representaria R$ 5 mil ao mês à área.
Se há um custo fixo nesse departamento de R$ 2 mil ao mês e no quinto mês observa-se que a área já gastou R$ R$ 35 mil, sobram apenas R$ 25 mil para os 7 meses restantes do ano.
Considerando o gasto fixo do departamento, será necessário um ajuste do orçamento para apenas R$ 1,2 mil ao mês.
Portanto, o objetivo do forecast não é alterar o budget final, mas ajustar as despesas mês a mês para que o orçamento estipulado seja cumprido no final do período.
É importante, entretanto, que os gestores vejam o budget e o forescat como ferramentas estratégicas e não limitadores de oportunidades.
